李鹏宇

关键词：高职院校;档案管理工作;提升方法

档案管理是高职院校中一项重要的基础工作，其关系到学校的很多方面内容，如，学生服务、党政管理和教学组织等，这对高职院校的发展具有重要的影响。不同于普通高校，高职院校在教学模式以及办学思想上都存在差异，所以，这也让高职院校的档案管理也具有一定的特殊性，所以，这就需要院校的档案管理人员能够结合其特殊性，有效的开展档案管理工作，提升管理的效率和效果，满足高职院校的教学目标以及发展要求。

1、高职院校档案管理工作中存在的问题

1.1有关管理部门缺乏较强的档案管理意识

当前还有很多高职院校对于档案管理工作都缺乏重视程度，这就影响了在具体档案管理工作上的落实，院校并没有全面认识到档案管理对于自身生存发展的影响，觉得档案管理和自身的发展并没有联系，导致当前很多高职院校的档案管理工作中还有很多的不足以及问题。

1.2没有健全的档案管理机制

我国的经济发展速度不断提升，对于技术人才的需求也越来越大，很多高职院校都开始扩招，这就让档案管理工作量以及难度增加u-。另外，高职院校中设置了很多的专业，每个专业都有自己单独的档案管理办公室，学校以及学院二级管理就会使得档案存在较大的差异性，加上后期很多学生会在企业中进行实习，这就会增加新的档案。

1.3档案管理的信息化水平不高

当前科技在高速发展，社会中的各个行业都开始进行信息化网络化建设。信息化的工作方式能够有效的提升工作的效率和效果，当前很多高职院校在档案管理中也应用了信息化，但是在信息化和网络化程度上并不高，在档案的有关方面操作中都有很多的人为因素参与，使得档案管理工作的效果和效果受到了限制。

1.4人员素质较低

高职院校的档案管理工作人员普遍缺乏档案管理知识，在实际工作中不能有效的运用现代化档案管理系统收集、整理以及编排文献资料，加上高职院校的一些领导对于档案管理工作人员缺乏重视，没有对他们进行有效的培训以及引导，限制了这些工作人员业务能力的发展。

2、高职院校档案管理工作水平提升方法

2.1提升档案管理信息化建设

当前现代信息技术发展快速，并且在各个领域中得到了运用，在高职院校的档案管理中进行运用能够提升管理的效率和效果。然而当前高职院校的档案管理信息化水平并不高，这就需要促进信息化建设，满足院校档案管理的需要。高职院校需要配备档案管理工作需要的现代信息化技术设备以及系统，为管理工作的效率提升奠定良好的基础，实现电子档案管理，这样能够显减少档案原件的损坏。档案管理还要运用有关的处理软件进行统一的管理，可见，在档案管理中进行信息化建设，可以让档案实现共享性，更好的发挥出档案的作用。

2.2提升高职院校档案管理工作人员的素质

档案管理工作人员是管理工作的直接實践者，因此，他们的素质水平就很重要，会对档案管理的效果造成很大的影响。在信息时代下，高职院校档案管理人员需要熟练地使用各种先进的档案管理技术，学会档案的利用以及开发技术，这样才能有效的对档案进行利用，充分发挥出档案的作用。高职院校需要提升对档案管理的重视程度，积极的引进人才，给档案管理人员提供更多的进修机会，并且制定有关的工作奖惩制度，激励档案管理工作人员能够不断的提升自己，促进高职院校档案管理工作者的综合素质提升。

2.3设置有关的机构并配备工作

要想提升高职院校的档案管理工作效果，就需要先对部门间的权属进行划分。就现阶段的情况而言，需要把档案管理部门划分到教务处，由其进行管理，还可以把部门划分到校办公室管理，在档案管理工作中要接受有关教育部门的指导以及监督。还需要设置单独的档案室，主要负责管理高职院校的档案工作，收集和整理好档案之后，做好分类、统计和存档等工作，为有关部门提供档案支持。

另外，选择档案管理人员也十分重要，这就需要选择专业对口的人员，且其还需要具备较强的业务能力以及较高的素质”。。要是有人员调动，就需要先调动档案，做好有关的交接工作。档案管理人员在工作中需要把有关政策当做工作原则，认真负责好自己的工作内容，高职院校也需要加强对人才的培养，定期组织他们开展培训。针对专业技术性的职务，就要选择聘任制度，提升工作人员的业务能力以及素质。

2.4更新观念，强化管理，提高档案工作的服务意识

过去高职院校在开展档案工作中一般注重机要性以及保密性，档案资料注重保存，但是在应用上则不足。当前科技不断发展，以往的档案管理模式以及理念已经无法满足当前教学改革发展的要求，所以，这就需要改变以往的档案管理理念，进而更好的发挥出院校档案服务功能。对这项工作进行改革，改变管理理念是前提，需要将搞好服务放到档案管理工作中的第一位，以学校中心工作为核心，主动给院校中的教师、学生以及员工提供更好的档案服务。

2.5注重高职档案的柔性化管理

柔性化管理是一种现代管理模式和体制，其是基于柔性管理理论的，属于现代组织模式。就中心而言，这一管理模式体现出的是以人为本的科学化管理，重视的不是强制措施，而是注重对人的行为以及心理进行分析，在此基础上，对院校的档案管理模式以及理念进行创新，通过非强制性的管理方法，打破以往的硬性管理，让管理人员能够主动的进行管理，这一管理方式要更加稳定，对高职院校的档案管理工作效果提升具有积极影响。

综上所述，以往的档案管理模式和方法显然已经无法满足当前院校发展的需要，这就需要对以往的档案管理理念以及模式进行转变，通过采取有效的措施，提升高职院校的档案管理效率和效果，让档案能够更好的发挥出自身的价值。