胡峰力

摘 要：信息工作是秘书日常工作的重要环节，从本质上讲，秘书 工作的基本职能就在于接收信息、处理信息、利用信息和沟通信息。秘书做好信息工作能更积极地辅助领导决策，也能为解决日常实务构筑基础平台。正因如此，作为职业秘书，理应探索寻求做好信息工作的有效途径，真正做到积极主动、讲求实效。

关键词：秘书;信息; 实效

在现实中，秘书做好信息工作，对辅助领导决策、处理日常事务、应对紧急情况等诸多方面都有着极为重要的支撑作用，所以寻求信息工作的有效途径，也是秘书的一项业务修炼。

日常工作中，信息的存在形式是多面的。例如，秘书收到的文件及邮件，接听的电话，阅读的报刊，浏览的网页及形成的会议记录等。面对每天接触的各种纷繁复杂的信息，作为秘书，如何有效地处理这些信息，保障信息工作得以顺利开展，使之为领导的决策发挥积极作用，应着力从以下几方面入手：

一、 着眼领导工作，做到有效辅助

秘书是近身服务于领导的工作人员，其工作定位必然是以领导为服务对象，以领导及其工作为核心。可以说，秘书辅助领导日常工作是一个常态，因而，那些上传下达、左右疏通、撰写文稿、会议淮备、文书处理、电话处理等信息工作都是围绕其间的必要环节。面对这样种情势，秘书信息工作的基本途径理应是着眼领导工作，做到有效辅助。

毋庸置疑，领导日常工作的每个环节无不和秘书的信息处理紧密相关。譬如，当领导表示出某种意图时，秘书应当注意领会和把握其主要精神，并以此为信息处理的切入点，最终形成决策所需的文本，为解决今后的实际问题搭桥铺路。又如，当领导有外出考察任务时，秘书应当及时传递辅助信息，这其中除了制订明确的计划外，还应竭尽所能提供考察地的相关背景资料，以保障领导出行的实效性，提高其工作效率。

二、放眼日常事务，做到未雨绸缪

作为秘书，除了接听电话、收发文件、迎来送往、参加会议等冗杂的日常事务外，还要经常面对工作中随时可能出现的各种特殊状况。可以说，信息大量涌入、高度密集。一个职业秘书对此应有足够的心理准备，以科学的预见和充分的实战经验，使自己立于不败之地。 所以，秘书信息工作的第二个途径应该是放眼日常事务，做到未雨绸缪。

现代管理日趋复杂，无形之中给秘书的信息工作带来了各种挑战。就以开会为例，召开一次会议，其间的策划、组织、协调、写作、主持等过程最能考量秘书的信息处理能力。这主要表现在：一是根据领导意图和工作方向确定会议主题;二是根据会议内容制定会议议程;三是准备会议文件;四是做好会议通知;五是根据会议要求合理调配各种资源;六是应对会议其间的各种信息疏漏情况;七是会议期间作好记录、编写简报;八是会后撰写会议纪要。如此林林总总，秘书对各种会议信息的处理非但任务重，责任也大。

因此，信息工作要求秘书能通过日常工作做个有心人，练就体察世事，预测准备的内功，正所谓“于无声处听惊雷”。

三、主动承担任务，做到有效沟通

主动处理信息、谨慎传递信息，力求信息工作的畅通，这是对秘书的又一项考验。秘书信息工作的第三个途径应该是主动承担任务，做到有效沟通。

某酒店的总裁秘书王琳在这方面也为我们树立了榜样。王琳是一个综合素质高、业务能力强的金领秘书。她的信息处理亮点表现在：一是对阅读的各种信息都会有针对性地进行摘录;二是在重大节庆日，会亲自致电、或撰写贺信及贺卡发给重要客户;三是随时就各类问题与部门负责人沟通。王琳对信息处理的主动与细致，不但为她开展日常工作打开了通道，更为酒店赢得了极高的声誉，酒店入住率能始终保持较高的水准，军功章上也有她的一角。

从王琳的做法可以看到，虽然秘书并没有义务牺牲自己的私人时间去额外地投身于工作，但如果秘书主动承担任务，那样既是对自身的打造，也是一种积极的境界，更是实现有效沟通的基本前提。可以说，信息处理的良性循环便是打通管理的各种关节，理顺工作思路，使组织内的成员朝着共同的愿景努力。

当领导工作遇到疑难杂症，秘书应积极主动地思考“我能为领导做些什么”，提供解决问题的建议信息，为领导分忧;当决策执行受阻时，秘书更有责任通过调研和协调，积极沟通上下左右，直到决策得以顺利贯彻执行。

四、重视信息反馈，做到适时跟进？

秘书日常对信息的深刻理解、综合处理及合理利用是秘书活动的基本职能，也是秘书活动中的必然内容。由于秘书信息工作受历史与自身认识能力的局限，对社会及单位的新精神、新动向、新政策、新经验等“新鲜信息”的掌握总会有不到位的情况，这在一定层面上影响了解决问题的力度。为此，秘书信息工作的第四个途径应该是重视信息反馈，做到适时跟进。

例如，秘书接到了盛怒之下的客户的电话，既要及时处理问题，还要维护企业的形象;在上情下达的过程中，既要向相关人员讲明领导的意图，又要向领导反馈基层人员的各种思路。

作为一个职业秘书对所有工作的细节问题绝不可小觑，因为秘书对信息的处理是于细微处见精神。所以，积极主动，化繁为简，讲求实效理应是我们职业秘书信息工作努力的方向。

（作者单位：廣东科技学院，广东，东莞 523083）