曹俊

摘 要：在企业的经营过程中，企业档案信息化建设是必然的发展趋势，只有实现档案信息化，才能有效提高档案管理水平，实现对企业档案信息的规范化管理。但是，在目前的企业档案信息化建设中，虽然取得了一定的成效，但仍然存在一系列问题，只有妥善解决这些问题，才能保证企业档案信息化建设的顺利进行。本文将对企业档案信息化建设中存在的问题进行分析，探讨企业档案信息化建设问题的解决对策。

关键词：企业档案;信息化建设;解决对策

引言

随着信息时代的到来，大部分企业意识到了信息的重要性，在企业的经营过程中，信息对于企业的发展具有重要意义，不但能够为企业的经营决策提供重要依据，而且可以有效的提高企业日常管理工作水平。档案是企业经营活动的真实记录，通过文本、照片能够形式展示企业的发展历程，是企业的重要资源，能够为企业的发展提供重要的参考依据。因此，企业必须重视档案信息化建设工作，有效的提高档案管理水平，满足信息时代对企业档案管理的要求，充分发挥企业档案的作用。

一、企业档案信息化建设概述

1.企业档案信息化建设的概念

企业档案信息化建设是指按照国家颁布的与档案信息化相关的法律法规，通过计算机技术与网络通信技术的应用，实现对企业档案的收集、整理、保存以及应用，充分发挥档案对于企业发展的作用。一般情况下，企业档案信息化建设主要包括以下几个方面：第一，通过办公自动化软件的应用，实现对企业电子档案的管理。第二，通过电子存储设备的应用，实现对企业档案信息的数字化存储。第三，通过网络通信技术的应用，为企业内部及外部人员提供档案网络服务，并与传统的档案服务相结合，建立数字档案馆。

2.企业档案信息化建设的作用

随着信息时代的到来，企业的经营需要满足时代发展的要求，提高企业管理水平，提高日常管理工作的信息化程度。在企业日常管理工作中，企业档案管理是重要的组成部分，企业档案信息化建设是对档案管理工作的重要创新。在企业档案信息化建设中，能够对企业档案信息进行全面、安全的开发与利用，促进企业管理信息化水平的提升。在以往的实体档案管理中，需要消耗大量的纸张，并且保存难度大，不但对存储空间有较高的要求，而且不符合可持续发展的战略要求。而企业档案信息化建设能够有效的解决这些问题，通过先进的技术手段提高企业档案管理效率，促进企业的健康发展。

二、企业档案信息化建设中存在的问题

在目前的企业档案信息化建设中，存在的问题主要包括以下几个方面：

1.档案信息化建设规范滞后

在我国目前的企业档案信息化建设中，相关工作仍然处于探索阶段，企业采用的档案信息化建设规范存在滞后的现象，例如，对于文本档案与照片的档案，没有形成相应的信息化建设和档案资源数字化标准。由于正处于档案信息化建设的探索阶段，在遇到这些问题时，虽然可以通过档案规范体系解决一部分问题，但是，随着企业档案信息化建设的不断深入，目前的档案规范体系可能无法妥善的解决这问题，影响企业档案信息化建设的顺利进行，只有及时对档案规范体系进行更新，才能满足企业档案信息化建设的需求。

2.档案信息化建设基础设施不足

企业档案信息化建设需要同时获得软件因素与硬件因素两方面的支持，一般情况下，软件因素包括企业的重视程度、员工的意识以及相关的规章制度等，这些因素能够保证企业档案信息化建设的顺利进行。而硬件因素则是进行档案信息化建设的基础条件，主要包括硬件设施、软件系统以及网络设施等，例如，需要应用的计算机、档案管理系统以及存储设备等，需要投入大量的资金。对于目前的企业档案信息化建设而言，大多数企业没有对档案信息化建设形成正确的认识，这是由于档案信息化建设无法在短时间内为企业带来可观的经济效益，因此无法获得企业的重视，不愿意为其投入大量的资金，导致相关的基础设施不足。

3.没有形成完善的管理制度与模式

在大部分的企业经营过程中，没有形成完善的档案管理制度与模式，造成这种现象的原因主要包括以下几个方面：第一，企业管理人员不重视档案管理工作，导致大部分的管理制度无法真正的实行，失去了应用的执行力与约束力，无法解决管理工作中遇到的问题，管理规定存在不明确的现象，导致档案管理无法获得良好的效果。第二，档案管理工作中没有实行监督措施以及奖惩制度，对于员工的表现没有激励以及控制措施，导致工作执行力较差，不利于档案信息化建设的顺利进行。第三，在传统的档案管理模式中，没有独立的档案管理部门，也没有专职的工作人员，导致管理模式落后，不利于企业的发展。即使一些企业开始进行档案信息化建设，也只是应用计算机技术对档案进行编辑与归档，没有建立信息化平台，无法切实提高档案管理工作效率，不利于企业的发展。

4.缺少专业的信息化建设人才

企业档案信息化建设具有较强的综合性与专业性特点，对于档案管理人员的综合素质提出了更高的要求，无论是基础设施的建设还是档案管理制度的制定，都需要专业的信息化建设人才。但是，在大部分企業中，缺少专业的信息化建设人才，档案管理人员的综合素质无法满足信息化建设的要求，存在知识老化、信息技术薄弱、工作保守等问题，严重影响档案信息化建设的水平。

三、企业档案信息化建设问题的解决对策

为了做好企业档案信息化建设，需要根据工作中存在的问题采取以下解决对策：

1.制定企业档案信息化规范

在企业档案中，纸质档案的优势在于其能够作为原始凭证，因此，档案信息化建设必须保证档案管理的规范性。为了实现这一目标，企业需要重视档案的规范性，采取必要的措施提高信息化档案的规范化程度，明确档案在经过信息化处理后的格式、字体以及文档大小等。而对于照片、音频以及视频等档案，需要保证信息化后的兼容性，制定这些档案文件的数据格式与存储格式标准。目前相关部门已经制定了与档案信息化有关的法律法规，形成了档案信息化标准、档案数据库标准以及档案数字化标准等，能够为企业档案信息化建设提供相应的规范。企业在制定档案信息化规范的过程中，需要借鉴这些标准，根据企业的经营情况与管理特点，进行相应的调整，保证档案信息化建设符合相应的规范。

2.重视档案信息化基础设施建设

在企业进行档案信息化建设过程中，基础设施建设是提高档案信息化程度的前提条件。如果无法做好基础设施建设，就会严重影响档案信息化建设的正常进行，阻碍档案信息化管理的实现。档案信息化基础设施建设的内容包括硬件设施建设、软件设施建设以及网络设施建设。为了实现实物档案的信息化管理，需要做好硬件设施建设以及软件设施建设。在硬件设施的建设中，需要加大信息化设备方面的投入，包括数码相机、扫描仪等，提高档案信息化的质量。在软件设施的建设中，需要建立完善的檔案信息化管理系统，对相关需求进行分析与调研，提高档案信息化管理系统的功能性与灵活性。此外，档案信息化管理系统的建设还要根据企业实际情况设计框架，保证系统功能适合企业发展现状，满足档案信息化建设的各项要求，提高系统运行效率。

3.建立完善的管理制度与模式

为了保证企业档案信息化建设的顺利开展，必须有完善的管理制度支持，只有这样，才能明确企业中所有员工的职责，如果在档案信息化建设中出现问题，能够在问题发生后第一时间确定责任人，保证所有员工都能够对自己岗位的工作认真负责，有效提高档案管理效率。与此同时，还要对档案信息化管理模式进行更新，改变传统的企业档案管理模式，建立统一的信息化管理平台，实现企业内部资源的流通与共享，有效提高不同部门之间的沟通效率，促进企业档案信息化建设的顺利进行。

4.培养专业的信息化建设人才

为了保证企业进行档案信息化建设的顺利进行，档案管理人员必须具备良好的专业知识与职业素养，满足档案信息化建设对人员综合素质的需求。为了有效的提高档案管理人员的综合素质，需要对其进行计算机知识、网络通信知识以及档案管理相关知识的培养，形成完善的知识体系，并对知识进行及时的更新与补充。在引进人才的过程中，不但要面向高校招聘专业人才，而且需要面向社会招聘有工作经验的人员。在人员培训方面，需要重视对档案管理人员综合素质的培养，通过多元化的培养模式提升他们的综合素质，以便他们能够适应企业档案信息化建设工作。此外，员工自身需要加强自我学习与提升，培养他们的终身学习意识，主动学习相关知识，丰富自己的知识体系，在企业档案信息化建设中充分发挥自身作用。

四、结束语

在企业的经营过程中，档案管理工作发挥着十分重要的作用，不但能够真实的记录企业经营活动，而且可以为企业发展策略的制定提供关键的参考依据。为了提高档案管理工作效率，企业需要重视档案信息化建设，改变传统的档案管理模式，通过信息化技术的应用提高档案管理的规范化程度，充分发挥档案管理的作用，促进企业的进一步发展。

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