陈敏耀

摘 要：在开创和发展的新时期，各行各业都跟随祖国步伐，走向发展的道路。对于企事业单位来说，想要发展创新，就必须掌握好第一手资料：人事档案，只有对优秀人才有所了解，企事业单位才能更好更快地可持续性发展，因此新时期下优化档案管理工作刻不容缓。但当今的人事档案管理工作还存在着许多不足，许多单位并不重视人事档案的管理工作，或是人事档案更新过慢，人事部门难以第一时间掌握职员信息等。本文旨在分析人事档案管理工作存在的不足提出合理建议，为未来的管理工作提供一定方向。

关键词：新时期背景 人事档案 管理工作

一、新时期背景下，优化人事档案管理的重要作用

（一）促进人事工作的发展

人事档案是人事工作的一项重要部分，它记录了一个人在生活上的主要经历、各项品德素养以及资历等内容，为各个单位的人事部了解员工提供了重要依据。完整的人事档案，体现了我国几十年来人事工作的改革历程，不仅聚集着人事组织工作的心血，同时也是他们智慧以及经验的结晶。人事档案是我国人事管理制度的一个重要特征，它的存在，有利于促进我国人事工作的发展[1]。

（二）提高对优秀人才的了解，增强队伍建设

人事档案是结合每个员工的实际情况来记录的，每一项内容都不可造假，完美地将个人的德智体美劳综合体现在人事档案中。而在单位的人才队伍建设过程中，真实性高、综合性较强的人事档案可以将个人的身份、学历、资质等体现出来，使人事部门对优秀人才信息掌握的程度大大增强，人才队伍建设工作才能高效开展。

（三）为组织工作能够有效实施奠定基础

在人事工作的过程中，组织工作是极其重要的一部分。中央明确规定，在选拔任用党政领导干部时，必须遵循德才兼备、以德为先，五湖四海、任人唯贤;事业为上、人岗相适、人事相宜;公道正派、注重实绩、群众公认等原则。可见，组织工作的展开要求颇多，在这种要求下，人事部门可根据人事档案进行首次筛选，人事档案则为组织工作的有效展开奠定了基础。

二、目前人事档案管理工作存在的不足

（一）人事档案管理人员专业性不强

目前，在企事业单位的人事管理工作中，大部分人事档案管理人员对于人事档案管理意识不强，专业程度不足以满足对人事档案合理的管理。很多人事档案管理人员并没有将人事档案系统化，在收取人事档案过程中没有引起足够的重视，导致人事档案不齐全或是不规范，使后续档案的调动较为困难，人事档案的管理成果大打折扣。

（二）人事档案管理工作经验较少，缺乏指导性

由于对人事档案管理工作经验减少，很多单位虽然紧跟时代步伐加强整改，但是缺乏指导性的经验，导致人事档案管理过程不够专业，在档案调动的过程中有些部分随意的整改[2]，使得人事档案管理工作缺乏规范性。例如很多单位没有将各个部门的人事档案进行分类管理，导致后续工作繁杂且效率低下。

（三）人事档案管理信息更新过慢，建设不足

随着信息技术的高速发展，各行各业都逐渐信息化，通过信息技术与传统人事档案管理相结合，加强了人事档案管理适应新时期的步伐，使人事档案的更新、变动等操作变得方便快捷。但通过对当下各个单位进行实地考察，发现很多单位都没有建立好健全的人事档案管理系统，除了录入简单的信息供人事部查询之外，无法进行更改，人事档案管理系统建设不全，导致人事档案管理信息更新過慢。

三、新时期背景下增强人事档案管理工作的合理建议

（一）增强档案的真实性，提高人事档案优化意识

从人事档案被建立的那一刻起，就将个人的生活背景、知识学历、个人经验以及资质等记录在其中。人事档案是衡量职员的第一印象，因此在公司进行人才队伍建设时，对人事档案的真实度要求十分高。人事档案管理人员必须树立起人事档案优化意识，增强档案的真实性，在录入人事档案信息时，对于职称、奖项等必须有相应的文件证明，对于作为附件的证明材料要进行仔细审核，避免弄虚作假的情况发生。同时，公司必须第一时间增强管理人员自身的素质，通过培训或者进修等方式，使人事档案管理人员树立起敏锐的勘察意识，将人事档案管理系统化同时，管理人员自身的水平也进一步提升。

（二）增强人事档案管理能力，加大人员审核力度

人事档案管理工作想要发展创新，最重要的是管理的根源要做好，意味着在收集新的档案时，务必要层层把关，通过逐一审核，最初就把档案真实性落实到位。而在人事档案有变化更新时，必须加大人员审核的力度，档案管理人员需要对自己审核的内容负责，层层接洽，确保档案的真实。其次，对于人事档案的内容必须做到全面完整，分门别类，对于个人的政治面貌、品德作风、主要经历等重要内容，必须完整地体现在人事档案中，对于有缺口的证明资料，审核人员必须督促补全。最后，需要将人事档案管理系统信息化，构建出能够符合新时期的信息系统，便于后续档案的调动与更新。

（三）增加对人事档案的使用方式

现如今，大部分人事单位对档案的使用仅停留在获取一定职员信息层面，并没有将人事档案的作用发挥到极致。实际上，人事档案包含的内容十分丰富，内有职员的三龄两历、业绩绩效等十分重要的信息，用人单位可合理的运用这些信息，根据员工的绩效制定合理的奖惩制度，不仅有利于促进职工认真工作的态度，还使单位人才队伍建设工作顺利开展。与此同时，将人事档案管理信息化，可根据计算机技术将每份人事档案各个方面，如品德作风、工作经验等制作一份对比文件，将各个职员的优劣完整体现出来，有利于用人单位选拔人才，不仅提高了办事效率，还使优秀人才队伍建设更为直观。

结论：由此可见，新时期背景下，优化事业单位的人事档案工作并非一蹴而就。需要各个单位具体问题具体分析，发现的问题要采取合理的办法，将存在的漏洞一一弥补，才能达到优化人事档案管理工作的效果。只有提高优化人事档案的意识，增强对人事档案的审核力度，由内到外，才能促进人事档案管理工作的发展。

参考文献：

[1]高金娥.新时期人事工作中档案管理的重要性和对策[J].兰台内外，2019，No.260，57-58.

[2]陈斯.浅谈新时期人事档案的管理与利用[J].人才资源开发，2019，No.404，25-26.