邱玉霞

【摘 要】2015年12月9日，日照市首批不动产权证书发放，标志着不动产统一登记工作在该市全面启动。随着工作的不断深入，不动产登记过程中产生了大量的相关档案资料，如何管理利用好这些档案资料呢？日照市结合不动产登记工作实际，多措并举，加快构建不动产登记档案管理体系，确保不动产登记档案的完整性、系统性、安全性，取得了良好的成效。

【Abstract】On December 9， 2015， the first batch of real estate certificates were issued in Rizhao City， which marked the full launch of the unified registration of real estate in the city. With the deepening of the work， a large amount of relevant archives have been produced in the real estate registration process. How to manage and use these archives？ In combination with the real estate registration practice， Rizhao has taken many measures to speed up the construction of the real estate registration archives management system， so as to ensure the integrity， systematization， and security of the real estate registration archives， it has achieved good results.

【关键词】不动产;档案管理;系统

【Keywords】 real estate; archives management; system

【中图分类号】G71                                           【文献标志码】A                                【文章编号】1673-1069（2019）06-0055-02

1 引言

不动产登记档案是针对不动产物权进行登记、管理、申请以及查询等一系列的活动而形成的信息记录，其中包括的内容有不动产物权的原始信息资源和机关登记信息，这些信息就形成了不动产登记薄和相应的材料集合。利用不动产登记档案，可以使得不动产管理机关对不动产产权进行有效的管理，是不动产所有者所有权的重要凭证。不动产一旦没有进行不动产登记，不存在不动产登记档案，那么就会导致物权受不到保护，容易发生混乱的问题。

可以说，国家进行不动产登记档案的管理，是当前行政机关需要履行的岗位职责，更是行政机关体现为民服务的重要原则，满足了广大人民的诉求。

2 不动产登记档案现状及存在问题

第一，不动产登记档案数量多，更新速度快。由于不动产登记档案是动态档案，随时更新，经统计，2016年市本级及市辖区共产生不动产档案2.98万卷，2017年产生不动产档案3.18万卷，2018年产生不动产档案5.72万卷。经测算，2019年预计产生不动产档案8万卷。由此可知，全市不动产档案数量一直呈暴增趋势，其递增的速度给档案整理归档工作带来了很大压力。

第二，不动产登记档案管理尚未形成完整的服务链条。不动产登记档案管理工作作为一项新生事物，与以往的土地登记档案管理有着很大区别，不但分类不同，而且市场服务链条尚不成熟，缺乏必要的软硬件支持，也没有可参照的成熟管理经验、方法。

第三，档案管理人员对不动产登记档案管理缺乏经验，不够专业。不动产档案包含的内容比较广泛，包括土地登记、房产登记、矿产资源登记、海洋登记、农林资源登记等，且登记流程不一样，具有动态性、法律性、专业性较强的特点，加之是新生事物，这就对档案管理人员的专业素质提出了较高要求，需要时间磨合，经验探索。

第四，档案管理缺乏开发利用意识。當前，我国在不动产登记档案管理方面已经取得了明显的成效，档案利用率也得到了进一步提高。但是，如今国家对不动产档案的开发和利用的要求更高，我们在档案利用方面仍然存在一些问题需要改进。一是不动产登记档案没有完全实行对外开放，大部分档案也是只能让内容进行使用和查阅;二是不动产档案的利用范围过于狭窄，相应工作人员也没有很好地对不动产档案进行有效开发和应用，缺乏主动性，这就从一定程度上减少了档案的利用率。

3 不动产登记档案管理应对措施

第一，加大投入，不断强化不动产登记档案管理工作。争取财政资金支持，改建一处不动产登记资料专用档案室，安排专人管理，对不动产档案采取“应收尽收，应归尽归”的原则。为更好地向社会提供不动产查询服务，根据档案管理规范及档案查询利用业务需求，把现有重要实体纸质档案资源转变成数字化信息资源，建成全方位、多层次的档案管理及服务体系，按照上级档案部门要求及实际工作需求，实施档案即时整理归档、扫描及录入项目，对新增的业务档案进行数字化整理扫描。

第二，进一步规范完善不动产登记档案管理。首先是明确不动产登记档案整理归档的分类，把不动产登记档案分五部分八类。五部分是指：土地登记、房产登记、矿产资源登记、海洋登记、农林资源登记。八大类是指：首次登记;变更登记;抵押登记;封解封登记;预告登记;大宗转移登记;二手房转移登记;注销登记。按照年度，每年从档案案卷000001起，例如，2018年度000001案卷起，编写档案案卷。其次，进一步规范了不动产登记档案整理的工作流程：档案信息核对、档案排序、编写页码、信息著录、打印目录、扫描、修改扫描件，挂接，批量挂接，检索目录、检测系统、打印封皮、档案装订成册、档案装盒、编写盒子信息，最后档案上架入库。

第三，切实加强对不动产登记档案管理人员的培训。多次组织对不动产登记档案管理人员的培训，系统学习《不动产登记暂行条例》《不动产暂行条例实施细则》《不动产登记操作规范》（试行）等有关法律法规及相关规定制度，帮助工作人员及时更新、增长专业知识。积极创造条件，拓宽培训渠道，采取“请进来”与“走出去”相结合、集中培训与分类指导相结合、专家授课与个人自学相结合等培训方式，不断提高不动产登记档案管理工作人员的综合素质和业务水平。

4 不动产登记档案管理工作展望

随着全市不动产登记档案管理制度的不断完善、工作流程的优化规范及档案库房的升级改造，不动产登记档案管理工作已逐步纳入科学化管理的轨道。今后，应根据上级要求并结合本市不动产登记发展需要，切实加强不动产登记信息化建设工作，选好适合自己业务需求的技术合作单位，按照统一的不动产登记信息管理基础平台建设要求和技术标准，做好数据整合、系统建设和信息服务等工作。同时，广泛借鉴不动产登记档案管理工作建设先进地区的成功经验，进一步加强不动产登记信息产品开发和技术创新，提高不动产登记的社会综合效益，让不动产登记档案管理体系发挥出更大的作用。

第一，不动产档案管理日趋科学化、信息化和规范化。深入学习档案管理的有关法律法规以及不动产档案的有关规定，及时总结不动产档案管理的经验，进一步加强档案管理工作人员的业务培训，努力提高档案管理工作人员的业务水平，强化档案工作人员的科学化、规范化档案管理意识，利用数字化平台，科学化、规范化地管理档案的数字运行。

第二，创新工作思路，提升档案的管理水平。在不动产档案管理上加大力度，利用智慧和力量不断创新档案管理的理念、方式和方法，更好地科学管理不动产档案。各级领导高度重视档案工作，注重培养档案管理工作人员，在档案工作中优先支持、保障档案工作需要。第一时间解决档案管理工作中存在的问题。把档案工作放在更加突出的位置，最大程度激发档案工作人员的工作积极性。使其开拓创新，努力工作，勤勤恳恳，促使档案工作迈上一个新的台阶。

第三，积极发挥不动产档案查询和利用作用。为发挥登记档案的作用，在做好提供利用的同时，充分接受社会监督，做好保密工作，公示查询程序和查询范围，使产权档案查询更加规范、公开，切实维护产权人合法权益。充分利用档案信息资源，使档案资源合理配置与有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。加強对档案信息资源的发掘，增强信息转化意识和档案使用的效率意识，最大限度发挥档案利用效率，从中提取有价值的信息并通过现代化信息手段和渠道，摒弃以往“重藏轻用”的落后观念，使其更好地为经济建设服务。

5 结语

总而言之，新时期不动产登记档案管理工作是十分重要的。相关工作人员在具体的工作过程中要认真分析不足和问题，才能更好地运用现代化的管理方式和手段，推动我国不动产登记档案管理工作朝着更为高效、科学、规范的方向发展。

【参考文献】

【1】燕杨.构建完整的不动产登记档案管理体系[J].中国不动产，2017（6）：11-13.