黎明镜 李倍安

公路工程建设项目档案是公路工程建设中重要的组成部分，档案的编制与管理不仅是项目管理的重要工作，也是对工程进行检查、验收、管理、使用、改建和扩建的依据。文章结合龙靖高速公路工程实际，介绍了高速公路竣工档案管理相关经验。

竣工档案;内业先行;管理办法;计量同步;奖罚分明

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0 引言

根据《关于广西靖西至龙邦高速公路建设工程档案验收申请的报告》，按照国家档案局、国家发展和改革委员会《重大建设项目档案验收办法》的有关规定，自治区档案局组织有关专家组成档案验收组，于2019年3月28～29日对靖西至龙邦高速公路工程档案进行了验收。

广西龙靖高速公路实现了项目初期所制定的“内业先行”管理目标，从交工之日起算，通过了广西壮族自治区档案局的档案专项验收确认，仅用了72个工作日，实现了广西区内佳绩，进一步印证了根据本项目特征所制定出的一系列管理措施的可行性。

1 工程概况

1.1 基本情况

广西龙靖高速公路（通往靖西市龙邦口岸）主线K5+000～K33+351.327，长约28.227 km。全线设置地州、龙邦互通式立交2处，隧道5处，大桥6处，龙邦服务区1处、靖西养护工区1处（与靖西高速管理所合建）。主线按双向四车道高速公路标准建设，设计时速为100 km/h，路基宽度为24.5 m，采用沥青混凝土路面。桥梁与路基同宽，设计荷载等级为公路-Ⅰ级。

1.2 档案室建设及立卷情况

百色高速公路运营有限公司靖西分公司的档案室103馆收藏广西靖西至龙邦高速公路项目档案。档案室共设库房、阅览室和办公室。库房面积50 m2，内设有轨密实档案架、空调、除湿机、防磁柜、温（湿）度计等设施。档案室装修过程中安装了防鼠网、防鼠板、防盗网及地砖铺设，做到了防盗、防潮、防高温、防虫鼠、防光及防尘等工作。阅

览室内设计算机、打印机及办公桌等办公设备，并开通了互联网。

103馆主要收藏靖西至龙邦高速公路项目从立项至竣工阶段的纸质载体档案、电子介质档案。整个项目共收集归档纸质载体案卷3 238卷，工程照片相册18册，光盘3张。其中，项目业主254卷，相册4集240张，光盘1张;监理845卷，影集相册5册300张;承包人2 139卷，相册9册540张，光盘2张。平均每公里约112卷。

1.3 公路项目档案现状

高速公路建设管理中，具有从业人员流动性大，工期进度与天气相关性高等特性，计量结算虽然需要内外兼备，但产值对多方而言占据极为重要的地位。因此高速公路工程项目从业人员往往重外业轻内业，导致内业资料严重滞后，后期为应付检查或各类验收而临时编制造假及人为代签，并伴随着原件丢失及错漏百出等一系列问题的产生。而更为严重的是，监理签字权常被部分人用于谋取不当利益，产生了廉政从业问题并形成了管理层面上的恶性循环。竣工档案不具备真实性将对工程质量管理有重大影响，增加了对质量责任人的问责难度，增加了劳务及涉农问题的纠纷。

为系统地、有效地、充分地解决以上问题，广西龙靖高速公路项目指挥部基于以往建设经验，组织相关专家及建设各方深入探讨，制定了一系列措施，以实现竣工档案的高效管理。

2 主要管理控制措施

2.1 定岗定责，奖惩分明

在2015年项目开工前的筹备阶段，项目领导班子基于以往项目档案管理经验，在龙靖项目第一届董事会上，首次提出将内业资料列入“五个先行”的项目指导思想之中，将竣工档案验收列为本项目核心管控目标，提出项目交工3个月内，竣工档案需达到自治区档案局验收条件水平，并在监理单位及施工单位进场后，充分宣贯该管控目标。

项目公司、监理单位及施工单位充分认可这一管控目标。为确保该目标的实现，项目公司组织相关技术人员，通过充分考察论证项目内管理环境、人力资源配置以及层级管理制度，制订了《靖西至龙邦高速公路工程建设项目内业资料管理实施细则（试行）》实施性文件。在该文件中，成立了竣工档案管理领导小组（12人）及内业小组（50人），并就各层级相关负责人进行了实名制登记。

为确保竣工档案归檔攻坚阶段工作有序开展，项目公司组织编制发布了《靖西至龙邦高速公路项目竣工档案收集整理归档检查考核管理办法》奖惩性文件，对各专业档案的归档进行了时间节点的排列，并就目标达标与否设立了奖惩措施。

2.2 内外兼顾，保持同步

本项目自开工以来，对内外业同步率严格要求。为确保该目标的实施，项目对监理单位及施工单位人员编制的稳定性提出了要求，除确保技术及资料人员配置数量达标之外，也对主要负责人档案归档相关经验提出要求，如总监办业务分管副总监和总包部总工及其下属团队均应具备竣工档案归档工作经验。

在竣工资料编制、搜集、整理和归档过程中，针对存在的疑问，项目公司及时组织公司各部门和各从业单位相关内业资料管理人员多次召开阶段性推进会和交流会，针对存在问题进行分析总结交流，提出解决办法和措施，使疑问和问题得到及时解决，不断提高业务水平。

项目共完成52期工程计量结算，每期定期组织开展内业资料审核工作，采用首创的内业资料检查确认单，对各期计量前所上报的内业资料进行详细排查，仅对具备内业正确无缺的工程实体进行计量确认。该管理措施即使在旱季施工高峰期资金流高度紧张的情况下仍能保持实施，实现了外业计量与内业归档100%同步，施工过程资料100%原件归档收集。

2.3 加强培训，提高水平

为了提高龙靖高速公路项目档案管理人员业务技术水平，结合当前工程进展的实际需要，项目公司多次举办了竣工档案收集整理培训班，聘请自治区档案局专家组多名专家在不同阶段进行授课，并组织邀请其他项目优秀档案管理人员前来交流管理工作心得。不仅对项目公司、总监办及施工单位的档案管理及施工技术人员进行了业务技术培训，宣传了工程项目档案的作用和工程项目档案工作的意义;而且也对档案编制、收集及归档的技巧及经验进行交流，有效缓解了工作人员因内外业同步工作量骤增所产生的心理排斥，降低了档案错误率。

项目贯彻执行《档案法》和有关工程项目档案工作的方针政策与规章制度，竣工文件编制内容、办法和质量要求等，通过对《档案法》《公路工程竣工验收办法》《建设项目（工程）档案验收办法》等法律、法规的学习培训，提高了档案管理人员对做好工程项目竣工资料收集、整理工作的思想认识，提高了业务水平。

2.4 扁平管理，确保效率

为使本项目竣工资料能又好又快地完成编制、搜集、整理和归档工作，专门设立了用于技术交流及工作布置的QQ群、微信群，鼓励施工技术及资料人员自由交流。项目管理体系尽可能扁平化，缩短层级与层级之间的沟通流程，如指挥部高中层管理人员，能直接对接施工单位一线资料人员，解决了因“传话筒”过长导致的信息误差及效率低下的问题，也为指挥部管理人员所做的决策提供了及时有效的基础信息。

2.5 始終保持廉洁从业

在本项目中，档案内外业同步率要求极高，对内外业协同工作的各相关流程均有明确规定。项目公司密切关注人员动向，不仅严厉打击管理人员利用内业资料签字权力谋取个人利益，同时严格管控为确保顺利获得签认而主动向管理人员进行利益输送等行为，确保内外业协同工作的各类渠道保持廉洁畅通，杜绝一切因竣工档案管理而引起的腐败现象。

3 结语

（1）竣工档案管理的及时性、有效性及真实性的有效推行，对项目而言影响广泛。竣工档案涉及项目公司、监理单位及施工单位的各个部门的日常工作，且涉及安全、质量、进度及成本等多个管理目标的协调。项目全体人员对于档案管理意识的培养尤为重要，管理理念的充分宣贯，有利于各部门的有效衔接，降低各部门的绩效或管控目标冲突。

（2）项目管理应当依据项目自身特点进行深入分析，管理方案、时间节点目标及奖惩措施也应当根据项目实际情况制定。而指标一旦制定，便需要全项目各部门高度重视，才能最终实现。

[1]交通运输部.公路工程竣（交）工验收办法实施细则（交公路发[2010]65号）[Z].2010.

[2]交通运输部.公路建设项目文件材料立卷归档管理办法（交办发[2010]382号）[Z].2010.

[3]交通运输部.交通档案管理办法（交办发[2005]431号）[Z].2005.

[4]GB/T-11822-2008，科学技术档案案卷构成的一般要求[S].

[5]广西高速公路投资有限公司.广西高速公路投资有限公司公路建设项目文件材料立卷归档管理办法（试行）[Z].2015.