李冬和

摘要：档案管理信息化就是在档案管理过程中采用信息化的方式对传统的档案管理进行创新，在数字化的条件下进行档案的管理工作，使得档案管理效率得到提高，这也是今后档案管理的必然趋势。档案管理的信息化建设，可以提高档案的管理水平和办事效率，满足档案发展的需要，也是档案信息化建设的首要任务。本文以档案信息化建设的必要性为切入点，对档案管理信息化建设的特征进行论述，同时对档案信息化建设提出意见，为今后档案管理信息化的建设奠定一定的基础。

关键词：档案管理;信息化;意义;特点;策略

一、档案信息化的必要性

目前我国的档案的档案管理仍然采用传统的工作方式，但是传统的方法已经不能满足需求。同时因为档案的保存就有长久性，同时档案一般是以文件或图纸的形式存在，这就对档案的存储地方提出了很高的要求，包括储存空间的温度和湿度等环境因素，这样才能使得档案在长时间保存之后，档案仍然保持完整，不会受到破坏。这就为档案的存储带来了很大的不便。除此之外，如果档案的存储不能达到目的，就会造成存储方面的不浪费，造成资源分配的不平衡。现在互联网技术得到了快速发展，互联网技术已经发展到我们生活中的很多方面，为我们的生活提供了便利。在档案管理方面同样如此，先进的互联网技术也已经应用到了互联网的管理中。档案等相关信息存储在相关硬盘等计算机设备中。相比于传统的档案管理方法，档案信息化管理可以快速准确的对档案进行存储，存储量大，所占空间小，保持的周期很长。不仅在档案的存储方面，在档案的调阅方面也存在很多的优点。因为档案以信息化的方式存储，当需要对对档案进行调阅时，只需要设定相关的条件，就可以快速准确的找到所需的内容，方便快捷，较少了人工操作较慢，存在较大误差的缺点。虽然档案信息化管理具有很多的优点，但是档案信息化会造成档案中的很多信息的真实性很难确定。

二、档案信息化的意义

国家信息化战略在档案中的体现就是档案的信息化管理，这是对档案管理的一种改革和创新，也是一项巨大的工程。档案信息化具体是指将档案管理的目标和现代化的信息技术相结合，从本质上来说，就是信息与存储两者有机结合，通过两者的结合，达到对档案的收集、存储和归档等一系列的操作。档案信息化极大的丰富了对于档案管理的手段，可以满足现代对于档案管理的需求，实现档案保存的完整性，可以打破传统的封闭的形式，实现档案的共享，同时可以快速的查找档案，使得档案管理更加简单方便，对于档案管理的进步具有重要的意义。但是我们也应该清楚的认识到，档案信息化的建设是一个漫长的过程，需要档案管理人员和信息技术人员共同努力，坚定目标，为档案的信息化建设共同努力。

三、档案电子信息化管理的对策

在档案的信息化建设过程中存在一定的不确定性，甚至会出现安全隐患，如果网络被切断，所有的信息就无法显示，为档案的管理造成一定的困难。针对档案信息化管理中存在的不利因素提出以下建议：

1.建立并健全档案信息化管理机制

第一，在档案信息化建设的中需要做好统筹规划，将档案的信息化建设当成系统性的工程，和国家对于信息化建设战略相结合，只有将档案信息化建设提升到国家战略层面，才能得到足够的重视，加快档案信息化建设的步伐。第二，档案信息化的建设中不能随意发展，需要设置专门的部门对其进行监督和管理。除此之外，由于档案信息化建设对档案管理人员提出了更高的要求，所以需要加强对档案管理人员的培训，提高档案管理人员的业务能力，加强对档案信息化的认识。最后，在档案信息化建设过程中，应该设置相应的制度和规定，使得档案及时更新，也可以保证档案资料的真实性，只有这样才能保证档案的价值，为用户提供服务。

2.加强管理团队的建设

对于档案管理人员团队的建设，是档案信息化建设过程的重要内容。对档案人员团队建设的首要任务就是从思想上让他们对于档案信息化建设有更深的理解，档案管理人员应该具有坚定的职业操守，具有一定的责任感。同时需要对档案管理人员进行定期的培训，提升档案管理人员的业务能力，只有这样他们才能更好的服务于档案的信息化建设，提高工作效率。档案信息化建设当中应用最普遍的机械设备就是电脑和網络，因此在建设过程中要加强多业务人员的技能培训，助其适应网络化的应用。

结语

档案信息化系统工程作为国家战略中的一部分，整个周期是持久的，而非短暂性，季节性的;所在对档案信息进行管理的时候必须把它作为一种使命去传承下去，并且在整个系统工程里不断引入最新科技成果以丰富储存手段，只有储存方式丰富了，档案管理人员的服务水平才会提高，达到更好地为人们服务的目的，从而实现该行业、该领域健康的发展。