何鹏

摘 要：传统的纸质归档已逐渐离我们越来越远，电子归档技术已日渐成熟，在这期间问题也逐渐有所浮现，正值年底年初，归档工作正如火如荼般展开，本人在档案室工作已有余年，想在此文中分享一点个人的体会，请同僚们可以作为参考。

关键词：归档；过渡期；沟通

身处设计院大环境，我们档案室接触最多的是设计人员归来的各种底图，此外还有各种计算文件、地勘报告、审查合格书等。在归档时，我们以一个工程项目为单位，分几类来收集整理：一是底图的归档，主要是设计图纸的归档文件，设计图、插图、二版图（替换第一次归档的设计图）等；再有是文件类或称文字类归档文件，是以地勘报告、一个项目中各个专业的计算文件、项目总说明等；还有就是由审查机构出具的相关文件，重点收集对该工作项目的审查合格书，消防合格书，建设工程规划许可证等文件。

一个项目的档案收集，以年为单位进行考核，对于上述文件没有及时进行归档工作的，我们要向各个院所进行通报，及时将各类文件收编整理。首当其冲的就是设计图纸，这是设计人员手中最宝贵的材料，我院要求各院所每年都要将手中的全部设计图纸至少入库一次，保证档案室的资料永远是做到最完整，最更新，最全面的。其中对于一手材料，不可复制的文件还要重点保存，交给我们整理，并排序编号，订成册集。

在我刚来档案室的时候还处于纸媒盛行的年代，满屋子如山高如海深的图纸让我印象深刻，底图、蓝图、审查图，一打打一摞摞，层峦叠嶂，好不惊人！院所归图工作都是交给身高力大的小伙子，都是拉着一个小推车，将他们视如生命的设计图拉到档案室，那身影总让我想起小时候学过的一篇课文《搬山工》。单位的科技信息部开发并加入归图系统和公司运营平台后，归档的质量和效率又有了新的飞跃。随之而来的是漫长的过渡期，即便技术已日趋成熟，档案室仍处于纸质与电子数据并存，线上和线下不能齐头并进的境况，实施无纸化管理，全面进入信息化媒介储存，应该还需要一两年的时间。

在整个的归档流程环节中，各个院所的办公室管理人员是关键点，他们就像排球队伍中的“二传手”一样重要，从发布归档通知，组织设计人员交图、到收集文件、整理打包、修改补漏、后续追档，他们的工作量也是不亚于我们的。然而专业领域知识的欠缺，和这个岗位本身的机动性和人员流动性，对归档工作的完成充满了挑战性。沟通不畅，传达误导是其中最大的问题，这就需要我们档案室多多开展平时的业务培训，经常与院所部门领导沟通，由我们将归档相关关键难点重点总结，有效保真的传达给办公室负责人，设计人员，做好档案室的“一带一路”工作。在最近，科技信息部又开发了多款线上线下平台，服务归档，我们认真学习了相关应用，第一时间与办公室人员进行接洽，熟练业务操作，与设计人员亲密互动，耐心解决疑问。鼓励并大力推进使用归档平台，做到线上操作，线下帮助，有事咨询，上门服务。最大化，最高速，最前端解决设计人员归档没有方向感，无力感，繁琐感的困扰，变被动归档为主动归档甚至积极归档，有不少院所派出办公室主干来进行业务学习，系统了解平台操作，已成为归档小能手，为年底繁忙不堪的收集工作减负不少，更积极带动其他院所向他们学习，一带一路完成工作，良性循环，工作思路越来越清晰，流程越走越流畅，文件越整越规范，这和我们之间的密切互动是分不开的。

传统的纸媒虽说在没落，但并不能全面否定，企业领导正是看到了这一点，才迟迟没有放开信息化的脚步。无论如何大势所趋，时代在进步，档案也在进化，适应新要求新形势，归档工作也不再是简单的“抄家式”管理，而应该是变催债为信贷，赏罚分明，建立信用机制，有信嘉奖，无信拉黑，黑白分明，归档得宜。现在纸质文件归档方面，项目上我们也是有纸质文件收集的，有关部门出具的正式带印批复文件，有资质认证所认定对该项目的审查报告，施工单位对该项目的详细勘察书等，档案室仍然还是以收集纸质材料为主，对于第一手材料进行收集整理，排序入库，做到不流失，不外泄，不轻易传递，有档可循，有据可查，有图可览，有文可阅。已过保存期限的底档在备份电子文件后，经领导同意后，应或损毁，或密封，或交各归档院所档案部门妥善保管，应保证公司大档案室一直是最完整、最更新、最完美的状态。

改革的春风正向我们吹来，从根本改变思路，从新出发，档案工作也要迎来第二春！公司应用了新的档案系统平台后，将工作更加细化，责任到岗，每一个环节不再如原来版掺杂不清。回想在旧平台操作的年代，档案室与图纸文印室时有误会，因为工作内容有交叉，办事人员经常搞错，导致流程上递交不清，工作内容重复，甚至会发生返工，两个部门工作都不畅，设计人员归档积极性也不高。新的平台上线后，知识中心体系生成了，大型的综合管理平台罗列万象，满足设计人员归档、调图、下载、打印等需求，各司其職又互不干扰，避免了窝工返工。虽然在开始运行时，使用起来相对陌生不熟练，但在我们的沟通、培训和指导学习后，使用逐渐顺畅，提高了工作效率，也提升了归档的积极性，设计人员不仅主动配合，而且能做到主动按时归档，平台的上线对我们的工作如虎添翼。

虽然平台方便快捷，但是在使用中也带来了一些弊端，主要体现在办事人上传的不严谨性和随意性，偶有应付差事之徒，但毕竟是少数。举个例子来说，我们在上传文件时，要求图纸电子归档文件格式统一为PDF，但是我们在验收时，经常发现格式五花八门Word、Excel、JPG等各式各样的文件。这种情况无论是前期验收整理、或是后期调晒、下载等都会造成不便。一个标准的作用就在于统一规范，而规范的统一是为了应用的顺畅，办事人一时马虎，不严谨，只会为将来的工作埋下隐患，给自己给他人都造成不便。对于系统给我们带来快捷方便的同时，更重要的是我们使用者的谨慎，遵守归档流程，按部就班，不敷衍塞责，不推诿行事，营造良性的工作环境才能跟上新时代，新技术的应用才能更顺畅便捷。

时值改革开放四十周年，档案工作也正在经历自己的蜕变，归档工作亦如是，我们应抓住时机，借着这股春风，稳步转型，华丽转身，在电子化归档，减少或无纸质的道路上奋步向前。

（作者单位：中国中元国际工程有限公司）