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试论电子文档的管理问题与对策

2019-08-26 06:52:28 《职工法律天地·下半月》 2019年6期

蔡珂

摘 要:电子文档成为新型的档案管理模式,存在着诸多弊端,我们必须对其加以改善,才能使档案管理步入一个规范化、制度化、科学化和现代化的新阶段。

关键词:档案管理;电子文档;创新;技术改革

随着人民法院诉讼和行政卷宗的日益增多,利用信息化手段,采用电子文档方式对档案实行规范化管理的需求越来越迫切和必要,集真实性、完整性和原始性三种特性于一体的电子文件与电子档案俨然成为当前档案管理工作的新形式。

一、电子文件的特点

电子档案具有优于纸质档案的很多特征,但也同时伴有自身的缺陷。在看到电子文件与电子档案给档案中带来方便的同时,我们应该居安思危,适应新形势新任务对档案管理工作提出的新要求新挑战,紧紧抓住发展机遇,认真总结并超前考虑到电子文件与电子档案管理工作中存在的缺陷以及改善方法,不断改革创新档案管理模式和手段,以使电子档案得到更广泛、更有效地应用,更好地为审判工作、为诉讼当事人提供更优化的服务。

由于电子文件所使用的机器进行编码,人们无法直接识读、理解经过复杂的编码的机器语文,通过计算机开展解码进行还原。在这一还原的过程中,电子计算机硬件、软件操作系统,运用的系统会直接影响其还原的结果,这使电子文件有超强的系统依赖性、非人工的识读性。

电子文件中,其信息可在不同载体上同时存在的,可根据需要随时改变、拓展,缩小其生存的空间。也可改变存储的位置,由硬盘中拷入其他的存储的介质,这可让电子文件具有与载体间的可分离性。

电子文件的物理、逻辑结构是不一样的,同份电子文件数据存储于不同物理位置中,但是通过元数据,可将其他组成有序总体呈现在输出的设备中,这类特点让电子文件的修改和不仅非常方便,且不会留有痕迹,这让其更具有信息的易变性。

在网络信息的环境下,数据可以通过网络、通信设备,让千万里外双方,在一瞬间可收到两者的信息。借用信息网络,也可以同时把信息发给若干网络的终端、数据存储在云端中,网络上任何终端设备也可以读取,这也是电子文件可以实现其共享以及实时性。

二、当前制约影响电子文件归档管理的问题与弊端

(一)影响电子文件的真实性、完整性、原始性的因素过多

影响电子文件的真实性、完整性、原始性的因素很多,而能有效解决问题的方法却很少。其中最广泛的问题包括:电子档案管理存储载体的特质与缺陷较明显;多数电子文件与其相对应的纸质文件之间未建立统一的管理方法;保证电子文件真实性的技术过于复杂,难以采用等。

(二)电子文件与电子档案管理的法律效力尚不明确

通常文件的法律效力都是与其载体相关来确定的,例如纸质文件、文件的缩微品等。电子文件由于没有固定的载体。制定相应的法律认定条文就遇到很大困难。这也就是电脑存储及其他多种新型材料为载体的电子文件未能及时制定法律认定条文的原因。

(三)电子档案管理的长期可读性问题

由于电子档案对载体的依赖性,导致人们使用技术和设备将信息内容记录在电脑硬盘或其他同类载体上后,电子档案就永远离不开这种技术和设备。随着电子技术日新月异,计算机更新换代很快,常常只能隔代兼容,不同软件、硬件环境形成的电子档案载体互不兼容,难以互换,若干年以后,很可能出现保管完好的电子档案载体无法找到读取设备。

(四)电子档案的查询存在信息不全面等问题

首先,由于档案管理者在整个法院属于特殊人员,他们掌管着自法院成立以来大量的卷宗文档,法院电子文件的特殊性要求其必须有保密性,因此在电子文件录入的时候,只会录入大体信息,如年份,归属庭,终审结果等重要信息,而纸质卷宗的审理内容及过程,并未在电脑中存档;其次,档案的查询仅针对于录入电脑,通俗一点讲明,即是在哪台电脑录入,在哪台电脑查询,由于保密性的要求,卷宗的联网受到制约,也导致了电子档案的查询信息不全面。

三、创新电子档案管理的目标与方向

(一)立足长远,建立健全长效机制

档案工作是法院工作的重要组成部分。本院从成立之日起高度重视新形势下的档案管理工作,近年來,本院档案管理工作更是在上级法院和市档案局的指导下,认真贯彻执行《档案法》《档案法实施办法》《档案条例》《人民法院档案管理办法》《关于全国地方各级人民法院档案管理工作中若干规定的通知》和《山东省档案管理条例》,坚持以实现档案管理的规范化、制度化、科学化和现代化建设为目标,狠抓档案管理质量,开拓进取,扎实工作,开创了法院档案管理的新局面,多次被评为省、市级档案管理先进单位。本院全面落实档案管理的长效机制,为更好地提升司法政务水平奠定了扎实基础。

(二)创新管理模式,着眼发展

勇于创新,引进新的档案管理软件,完善现在的工作,不能一劳永逸,不断创新才能不断发展。我们的档案管理工作,要有高层次的起点,才能促使管理模式的改革与创新。冰冻三尺非一日之寒,如何立足高起点,是工作的重中之重,从管理观念的提高,到管理制度的改革,都需要提高一个层次,而提高层次的捷径,就是科技创新,其中包括软件升级、体制改革、以及加强与其他单位的交流学习。同时,管理制度运用多种措施一起使用,开展综合式的治理。构建备份的制度,如果信息失真或丢失,需要启动备份即可把信息恢复。对有关应急机制进行完善,提升预警方击、灾难恢复能力,以此来确保网络系统的持续安全的稳定运行。

(三)高素质人才撑起档案管理部门新框架

高学历人才无论从个人素质、工作能力、文化修养以及人际关系方面,都有着得天独厚的条件。提高现阶段工作人员的综合素质,提供机会进修,提高个人内涵修养,达到一个高学历高素质的全新层次,让“综合素质”的力量推动档案管理工作的现代化,这种高素质新鲜血液的输入,必定会让档案管理部门迎来一次史无前例的脉动,跳出朝气蓬勃、生机盎然的心电图。

(四)网络系统的安全对策

安全网络的系统防护一定需要在技术上运用多元化的手段来处理。一是隔离,是内部网络和互联网开展物理式的隔绝。涉及保密的网络以及非涉秘密的网络开展物理的隔离,不能让内部网络以及互联网进行直接、间接的物理连接。二是需要认证,每一个终端一定要设置好密码,通过密码来明确用户是不是有权力来使用此终端。入终端之后还需要对身体认证开展识别工作,以此来明确用户是否有权通过网络的系统处理的文件。身体认证可以解决用户、数字身体对应的问题,为用户登录至系统提供有关的管理根据,身体认证以身体安全作为基础,对用户账号、口令还要妥善分布、保存。三是防御,采用病毒的防护能力,将所有的终端、服务器安装正版的杀毒软件,对系统开展实时的检测、扫描;同时,需要预警监测的能力,实时寻找有网络攻击特点以及违反的网络安全策略行为,可实时进行报警功能,阻断一些非法的网络连接。防火墙是一种访问的控制技术,可通过网络通信临近系统,监测所有通过至防火墙的数据流,只要是符合之前所拟定的网络安全规定信息是可以被通过的,而不符合的则要拒绝访问,这让被保护网络信息以及结构不会受到侵犯。

四、解决对策与途径

综上所述,电子文件与电子档案为人们日常工作带来方便的同時,还存在着许许多多的问题,只有解决了这些已经悄然产生的问题,我们的电子文件与电子档案管理工作才能更上一层楼,针对法院工作的特殊性,笔者认为可以从以下几方面,着手规范和创新档案管理工作。

(一)坚持基本原则

始终在遵循“真实性、完整性、原始性”原则的基础上创新。所有的录入工作必须建立一个统一的工作模式,尽量让电子文件与电子档案的录入有一个规范的流程,从而避免了因个人习惯不同造成录入产生歧义的事情发生。法院的卷宗是一种特殊的电子文件,录入必须有统一格式,从字体到大小都需要有一个及规范又简便的方式,坚持卷宗的“真实性、完整性、原始性”是法院电子文件录入的最基本要求。建立电子文件与纸质卷宗合二为一的管理方法,实现二者统一,一文两质。

(二)健全立法基础

不断完善相应的法律法规。立法的完善,永远都是改善各项工作的最佳宏观手段,档案管理工作也不例外。我们应从法律的特殊性看到完善电子文件与电子档案管理法规的必要性,法律是约束人们行为的最有效方法,所谓“无规矩不成方圆”,无法律也难成社会,何况是档案管理这一特殊的工作。

(三)加强硬件保障

及时更新电子文件的载体。与时俱进。由于计算机技术发展速度较快,可能会造成电子文件的载体淘汰过快,因而导致新设备无法读取旧设备的文件信息,我们应当及时更新技术设备,防止新旧无法结合,找寻衔接点,在电子文件与电子档案的载体未全部淘汰之前,将载体信息转换为最新形式的电子文件与电子档案模式,做到与时俱进。

(四)强调保密责任

加大内部网络连接功能。设置统一权限,档案管理人员使用统一的内部网络赋予的权限进行电子文件管理,设置个人密码,权限分配做到责任到人,内部网络全面覆盖是在“保密性”基础上实现计算机资源共享的有效途径。这样,即使在其他计算机录入的信息,工作人员凭借自己的权限密码,依然可以通过内部网络在其他计算机上实现信息查询,方便、快捷、时效。

总而言之,档案管理是一项长期、复杂的工作,我们必须立足长远、积极实践,才能取得新的突破。科技需要创新,人才需要培养,档案管理工作要十分谨慎和灵活,因时而动。进一步加大关注力度,全面了解工作现状,从不断创新中找出档案管理工作的方法,从发展中找到档案管理工作的重点,共同迎接档案管理规范化、制度化、科学化和现代化的新时代。