丘伟

摘 要：搞好档案提供利用，讓其发挥应有作用，是做好档案工作的根本目的和中心任务， 是档案工作赖以存在和发展的基础。这几年在工作中通过将纸媒、网媒报道存成电子档案，体会到了电子档案的好处。通过对纸媒、网媒的电子化管理，则大大提高了档案的利用效率，再好的材料，光存就只是收获了它的保存价值，只有充分发挥档案的利用价值，才真正完成了一份档案的使命。

关键词：档案利用；纸媒；网媒；存档方式；电子档案；利用效率

1 档案文化的内涵

搞好档案提供利用，让其发挥应有作用，是做好档案工作的根本目的和中心任务，是档案工作赖以存在和发展的基础。这些年学校在创新发展方面一直走在青岛职业学校的前列，各类媒体对学校的报道也越来越多，对学校工作起到了很好的宣传作用，为适应时代发展，统筹学校各方资源，扩大学校的社会知名度和美誉度，2016年学校成立新闻中心，成为中心的一员，主要职责就是负责收集整理报纸、网络媒体对学校的相关报道。学校从2015年开始会在下半年绩效考核前编印一本《媒体看电子》主要是收录一学年来各类纸媒、网媒对学校的相关报道。为方便工作，办公室首先订阅了多种国家、省内外报纸，一旦有关于学校的报道文章，新闻中心的供稿负责人会告知出版报纸名称和版面，就会在第一时间将报纸收集整理，扫描相关版面，在存报纸原件的同时，存好报纸的JPG文件，并做好目录备查。如果有网媒报道，相关领导会在第一时间转发，就会先在微信收藏，然后利用计算机存好相关网页及将网页存成图片电子稿入档。此项工作要求高度的责任心，每每有相关报道，随时收集整理及时入档，不能有疏漏。每年11月左右，将存档电子稿及扫描件交分管领导审核，然后汇集印刷成册，目前学校已印刷2015-2018年共四册《媒体看电子》，这些纸媒和网媒汇编，在学校的对外宣传工作中起到了重要的辅助作用，在每年的督导检查和日常接待中都是重要的迎检宣传材料，充分体现了档案有效利用的重要性，《媒体看电子》多次受到校领导和来宾的好评，其他学校也纷纷效仿，这也大大增强了作为档案管理人员从事档案工作的光荣感、自豪感，进一步增强做好这项工作的使命感和责任感。2018年《媒体看电子》这个案例提报申请了山东省档案优秀成果，最终该案例被评为2017-2018山东省档案优秀成果三等奖，学校对纸媒、网媒的存档方式和利用方式得到充分肯定。

2 充分利用档案，展示档案文化魅力

原来相关的报纸也存档，但要么是放进档案盒中，沉睡在档案室里；要么等要用的时候一张张抽取复印很不方便，2015年年底要汇编《媒体看电子》时就是这样操作的，非常麻烦。特别是随着网络媒体的不断发展增多，网媒报道已成为新闻公开报道的一个很重要的渠道，影响广泛。如果需要某条新闻，临时在手机、电脑上翻找，费时费力，有的新闻稿还会过期无法查阅，所以2016年开始，将纸媒、网媒及时收藏存档，进行电子化处理，编写好目录，最终汇集成册就非常方便快捷，大大提高了查找效率和利用效率。对报纸档案的电子化处理就是通过电子扫描，一张报纸版面众多，有时对学校的报道可能就是一个豆腐块大小，就针对这篇报道进行电子扫描，扫描时最好保留该版面上部的时间、版面页号存成JPG文件，文件名最好用日期加报纸名加所在版面，这样整理目录和查找时会更方便；对于网络报道，首先应及时在电脑上保存该网页，然后再将该网页存成图片，这样的好处是文件名保留了该报道的原名，利于查找；及时保存也不会有过期无法查找之忧。实际工作中利用最多的是图片文件，这样也方便最终汇集成册。

这几年在工作中通过将纸媒、网媒报道存成电子档案，体会到了电子档案的好处。一是能快速查阅相关档案资料，大大提高了工作效率。二是档案信息得到有效利用，实现资源共享。在学校的各项检查、报表、校报、校刊的编辑统计中都可以随时调取相关数据、图片；可异地实时为利用者提供电子档案信息，打破了传统利用方式和时空局限，大大提升了档案利用服务的总体水平。三是促进了档案的实体保护，档案保管更加安全。相对以往纸质档案不利于查阅，而且纸制档案易脏、易碎、易丢失，电子档案就对档案实体起到了有效保护作用。

纸媒、网媒都讲究时效性，所以对于保存管理和利用提出了更高的要求。及时处理最为重要，特别是对网媒，档案管理员除了责任心，还要有一定的职业敏感度，那篇报道需要保存，哪些没有必要，要能够及时作出判断。当然，本着“对外松，对内紧”的原则，对于有关本单位的报道，宁可多存不应有任何遗漏。

3 结语

通过《媒体看电子》更多的人了解了学校创新发展的业绩；通过对纸媒、网媒的电子化管理，则大大提高了档案的利用效率，再好的材料，光存就只是收获了它的保存价值，只有充分发挥档案的利用价值，才真正完成了一份档案的使命。怎样将管理的档案存好又用好，是档案管理员一直要思考和尝试的一件事。对纸媒、网媒的存档及有效利用，也对今后的档案工作提出了更高的要求，需继续努力，不断探索档案有效利用的方法和途径，让手中的档案充满无限生机和活力。