郭静丽

摘 要：数据化在公司档案管理中的利用，是大数据时代数据利用价值提升的背景下，公司为了可持续发展应作出的改变，也是面对海量档案数据时管理模式革新的需求。为了实现档案管理数据化建设目标，公司应建立健全数据化档案管理制度，规范档案数据采集管理流程，建设专业的档案管理队伍，并完善数据化技术设施配置。

关键词：数据化；档案管理；应用

所谓大数据，就是通过常用计算机软件无法实现高效信息处理、管理的巨量数据信息集合，数据量大，且具有多样性，需采用大数据技术进行收集、储存、分析、挖掘、应用[1]。在大数据时代背景下，数据信息利用价值被充分挖掘出来，数据化成为各行各业信息管理的发展方向。档案作为公司信息管理的重要对象，其信息价值要想被充分挖掘出来，就应该合理引进数据化技术及设备，步入数据化管理阶段。档案管理的数据化建设，能够推动档案信息的整合与管理，让档案的调用与利用更为便捷，全面提升档案管理水平，公司要想借助档案优化管理，就应该将这项工作提上日程，给予人力、财力上的支持。

1 档案管理数据化建设现状

1）档案管理意识不强。在数据化时代，档案增添了电子数据、视频等多种新类型，涉及面广，内容丰富，但是，目前很多公司都存在归档意识不足的问题，员工在按既定程序完成工作后，缺乏将相关资料归档整理的习惯，导致公司档案数据存在内容不全、数据虚假等问题，档案管理流于形式化。要想实现档案数据化管理的目标，就应该全面才加现代化的档案数据，确保数据资源种类全面，信息足够，否则，檔案管理工作将无以为继，影响到档案数据利用率[2]。日常资料归档，能够为档案数据化管理提供信息基础，同时，能够督促工作人员按照既定程序完成工作，避免数据做虚弄假的问题，切实提升工作效率及质量，培养工作人员认真严谨、一丝不苟的工作态度，而且这些资料如果得以高效利用，对于公司的可持续发展是极为有利的。

2）管理人员专业度不够。时代在发展，档案管理理念也在不断更新，随着档案数据种类的增加与更新，档案管理工作量会越来越大，如果采用传统的人工管理方式，工作效率低下，且对于档案信息的利用率也比较低，所以，应该创新档案管理手段，引入数字化技术、数据库技术等，实现信息化、数据化档案管理。但是，档案的数据化建设，会受到管理人员业务素质的限制，以往公司档案管理要求不高，内容较少，档案管理人员多为办公室工作人员兼职，或者在档案工作前没有接受过系统的培训，对于档案工作的业务知识、法律知识不熟悉，而且管理人员大多任职期限较长，年龄较长，对于新鲜事物的学习能力较差，无法数量使用各项数据软件，进行数据化档案管理。

3）管理手段落后。在以往，档案信息的载体多为纸质文件以及一些音像资料，随着时间的推移，大量的文书、档案原件堆积，整理起来比较困难，检索查证效率极低，整体而言，档案利用率较低，无法发挥应有的效益。这正是公司档案管理需迈向数据化管理阶段的原因，因为随着公司规模的扩大，业务范围的拓展，传统档案管理手段已经无法满足海量档案数据管理需求，实现档案管理的数据化建设，已是势在必行[3]。但是，由于经费有限，管理理念陈旧，相关部门并没有正确认识到档案数据化建设的重要性，未投入足够的资金，导致档案管理技术手段落后，硬件、软件设施配置不足，档案数据化建设受到设施制约，无法取得进展。

2 档案管理数据化建设策略

1）建立健全数据化档案管理制度。随着计算机在公司日常管理中的普及，无纸化办公目标逐渐实现，实现档案管理数据化建设目标指日可待。为了保证档案数据采集的完整度与真实度，公司应该加大资金投入，构建档案数据化管理室，完善人力资源配置，完善现代化档案管理设施配置。同时，建立健全数据化档案管理制度，以《档案资料管理保密规定》、《档案查阅利用制度》、《档案设备维护使用制度》及《电子档案管理制度》等现行规章制度为依据，结合公司运营转卡，及档案数据化管理目标，制定科学合理的管理制度，明确档案管理工作内容、流程及标准，确保档案的信息识别、资料采集、递交、归档、核对、储存、整理、分析及借阅等过程的标准化，督促各部门工作人员提升档案管理意识[4]。

2）规范档案数据采集管理流程。在大数据时代背景下，公司档案利用价值被充分挖掘出来，为了提升档案利用率，应该规范档案数据采集管理流程，明确各类文件归档的要求及标准，提升工作人员的归档意识，在工作完成后，将相关数据资料提交到档案库，确立档案信息在真实性、完整性、及时性上达标，从而确保档案信息的参考价值。为了确保档案数据采集工作质量，可相关的评价考核机制，将档案数据采集工作任务细分到各个部门，并建立科室联动机制，相互监督，分工协作，确保公司日常运营中所产生的资料被完整纳入到数据化档案中，按照日期、模块分类存档。

3）建设专业的档案管理队伍。根据档案管理数据化建设要求，培养专业的管理人才，学习计算机技术、数字化技术相关软件、硬件设施的使用，突破公司在档案管理数据化建设中所遇到的人才瓶颈。在大数据时代背景下，公司应该充分意识到档案的信息指导作用，以及档案管理数据化建设的必要性，设立专门的档案管理部门，根据工作需求合理设置岗位，引进专业素养、信息素养达标的档案管理人才，做好岗前培训考核工作，加强继续教育，在公司新购进数据化管理技术及设施后，组织管理人员学习，迅速掌握相关硬件、软件的使用流程及技术，帮助其树立网络安全防范意识，以防公司机密被泄漏。

4）完善数据化技术设施配置。应用现代化信息技术，实现档案管理内容的数字化，并建立数据库，能够有效提高档案信息的共享效率。在数据化档案库中，信息利用者只需根据自身需求，输入关键词，即可快速查询找出所需资源，工作效率大大提高。因此，公司必须意识到档案管理数据化建设的意义，提高重视度，加大资金投入，选择合适的数据化模式，引进相关技术及设备，包括计算机、复印机、打印机、摄影机、扫描仪、专用微机、空调、消防设施等，构建公司档案数据平台，实现信息共享，同时，简化档案借用、查阅的手续，通过登记权限制度，来提升信息利用安全度，通过完善数据平台防御机制，增设防火墙、杀毒软件等，确保信息管理安全[5]。

3 结语

在公司发展的道路上，会形成基础建设档案、实物档案、设备档案、科研档案、声像档案、财务档案及人事档案等多种档案资料，这些资料印证着公司的发展史，同时也能够为公司今后的发展提供指引。从这一层面来说，提升档案管理水平，对于公司的发展壮大有着积极意义。数据是一种没有实际形态的东西，看不见也摸不着，但是作为一种信息载体，在人们的日常生活及社会的生产活动中，发挥着重要作用。档案管理的数据化，意味着管理对象从纸质材料等拓展为电子数据、视频等，在这个网络化时代，管理起来较为便利，而且在利用档案资料时，变得更为高效便捷，能够更好地发挥档案信息在公司发展中的指导作用。

参考文献

[1]侯卫元.开放共享、数据化实践——“互联网+”时代档案工作改革要点剖析[J].办公室业务，2018（13）：79.

[2]丁德胜.数字档案室在档案信息化建设中的价值与前景——？从机关角度探讨电子文件/电子档案管理权责、思路与方法[J].中国档案，2018（02）：30-33.

[3]钱宇娟.加强新时期中职院校文书档案管理工作——在引入大数据管理的时代背景下[J].边疆经济与文化，2017（04）：113-114.

[4]邓强，马玉妍.做好新时期事业单位人事档案管理工作探拓——在发挥大数据优势的背景下[J].边疆经济与文化，2016（12）：107-108.

[5]米永宁，耿志杰.应用大数据技术开发数字档案信息资源的现实困境与策略研究[J].北京档案，2016（11）：16-19.