方建萍

摘 要：随着互联网时代的到来，档案存储信息化已成为一种发展趋势，它的可靠、实用等特点都使其成为档案存储的新方式。目前，传统的纸质档案存储正在逐渐转变为信息化管理，本文从分析档案信息化建设的意义入手，分析了当前档案管理的现状，进而提出加强档案信息化建设的路径。

关键词：档案管理；信息化；档案利用

1 档案信息化建设的意义

档案信息化有利于保护原始的纸质档案资料，也有利于档案的查询与利用，具体来说包括以下方面：

首先，可以使用扫描仪等电子设备把原始档案资料制作成电子信息档案，也可以在异地查询或储存，有效避免频繁翻阅原始纸质档案，进而最大限度地保护原始纸质档案。第二，原始纸质档案会随着时光的流逝、频繁翻阅而造成档案的字迹不清或纸张受损，而采用信息化档案就可以有效避免纸质档案存放的弊端，可以保证档案资料的完整。第三，原始档案受储存条件的限制，会有老化、破损现象，通过档案信息化管理，可以用现代化的电子图片处理软件进行修复，确保原始档案的完整、真实。总而言之，档案信息化管理可以有效避免纸质档案管理的弊端，如避免重复查询纸质档案或因保管不善造成的原始纸质档案的破损、丢失等，既可以提高档案信息的利用率，又可以完整地保护纸质档案，从而留下有参考价值的原始档案。

2 档案信息化建设的现状

1）档案管理不规范。档案管理人员的主要工作是整理、装订、保管档案，但是在实际工作中，由于档案管理人员自身的业务能力欠缺和其他人为因素的制约，普遍存在执行标准不规范的问题，如缺乏健全的档案管理制度，档案保护方法不科学等，这诸多因素在一定程度上限制了档案管理的信息化建设。

2）信息化建设进度慢。当前，企事业单位的发展规模不断扩大，但其档案信息化建设并没有做到与时俱进，这在中小企业及私营企业中表现得更为突出。随着改革开放的不断深入，中小企业也得到了持续发展，为繁荣经济做出了积极的贡献，但是由于诸多因素的限制，其档案管理水平并不尽人意，与政府机关、事业单位及大型国有企业存在一定差距。中小企业的老板一般认为盈利是第一位的，档案管理无关紧要，导致档案信息化建设无从谈起，普遍采取传统的档案管理方式，这也在一定程度上阻碍了企业规模的扩大。传统的档案管理浪费大量的财力、物力和人力，时间成本也很高，而档案信息化建设需要投入一定的资金来购置配套的设备，如计算机、扫描仪等，需要组建一支专业素质高的档案信息化管理队伍。

3）信息系统标准不统一。目前，档案信息的录入有两种方法：电子仪器录入和人工录入，两种方法都存在一定的弊端，人工录入主要存在录入速度慢、录入效率低的缺点，通过扫描仪录入存在采编不规范、文字识别率不高等问题。另外，各个部门档案管理的标准存在差异，限制了档案信息化建设的步伐。

3 加强档案信息化建设的路径

1）构建档案数据中心。档案数据中心可以实现海量数据的处理和存储，可以把档案信息的统一管理变为现实。因此，应利用先进的信息技术开发档案系统管理软件，同时还要采用容量大的服务器满足信息扩容和信息量增加的需要，同时也应降低档案信息系统建设的投资和维护成本。传统纸质档案的存放一般是以“本”或“卷”为单位，信息化时代是以件或数据库为单位进行管理，随着档案信息的增加，难以逐份鉴定档案，只能采用宏观鉴定的方法。在档案统计上，数据存储可以GB、TB作为统计单位，另外还要加强日志管理，避免信息泄密。

2）开发大数据分析工具。大数据技术广泛而复杂，企业若想引进大数据工具，就要破除各种限制，积极和专业的大数据公司合作，进行正确的数据分析。档案管理人员应与大数据技术公司通力合作，利用图纸、文档、音视频等建立大数据分析的运行模式，使其符合档案管理的特点，同时符合企业所在行业的特点。

3）健全数字化档案标准。大数据不是数据信息的简单集中，其价值就在于通过数据提取需要的信息，进而总结规律，预测未来。单位的档案管理部门可以成立专门的档案管理小组，抓住核心，制定切实可行的档案信息化建设标准，通过先进的技术手段把原始档案资料转化成数字档案，并适时开放数据库，供社会各界和政府相关部门查询利用，切实发挥档案资料的核心价值。

4）提高档案信息利用率。首先，档案信息化建设的根本目的是更方便、快捷地服务于需求档案资料的人员，确保档案资料能够被合理利用，实现档案资料管理的信息化和便捷化。所以，在实际管理中，相关人员应加大宣传力度，建立专门的档案查询、利用平台。其次，档案信息化建设需要大量资金，后期运营也需要资金支持，因此，企事业单位应当给予档案管理足够的资金支撑，优化档案信息化软环境，配备高标准的电子设备等，提高档案资料的管理水平。最后，还可以借鉴先进单位的信息化档案管理经验，取其精华，更好地开展档案信息化建设，提高档案利用率。

5）注意防范潜在风险。档案信息是机关、企事业单位对以往历史的记录，具有唯一性，是不可复制的，所以档案保管人员要注意防范档案信息被泄密或丢失的风险。特别是在档案信息化管理中，档案信息泄露的风险也会加大，有可能导致档案信息被泄密、丢失或知识产权被侵权等风险。因此，在档案信息化建设过程中要注意防范这些潜在的风险，单位在档案管理人员的配备上要选择具有高度的责任心和保密意识强的工作人员，避免信息被人为泄露，还要制定合理的规章制度，明确权限分工，责任到人，预防和控制风险。再次，为了保障信息化档案的完整、不被破坏，还要采取防磁、预防机械性损伤等技术措施，避免因技术原因造成信息化档案被损坏。另外，还要合理控制档案储存环境的温度和湿度，确保信息设备的正常工作。第三，除了常规的防范措施外，还要防范电脑病毒，及时做好备份工作，避免因系统升级或病毒入侵而造成信息资料损毁。

6）加强档案管理队伍建设。无论社会如何发展，起决定性因素的永远是管理活动的主體——人。随着现代信息设备的广泛使用，互联网技术的飞速发展，档案管理人员传统的理论知识已无法满足档案信息化建设的需要，档案管理队伍也要与时俱进，不断优化知识结构，建立一支既有先进的档案理论水平，又具有一定的计算机操作技能，还具备一定的市场判断力、管理才能的复合型档案管理队伍。单位要为档案管理人员搭建平台，为他们外出培训学习创造条件，通过培训提高他们的专业素养和综合技能，进而提高档案管理的水平，确保档案管理人员在档案信息化建设中能够主动提高自身素质和业务操作能力，推动档案信息化建设的持续、高效进行。

4 结语

随着“互联网+”时代的到来，信息技术得到了飞速发展，人类社会进入了大数据时代，人们的思维方式、工作方式也有了明显的改变。档案信息资源作为社会信息资源的一部分，加强档案的信息化管理可以实现档案资料的快速储存、查询、传递及分析利用，提高档案管理的工作效率。但是，档案信息化管理也有着很强的综合性，对人才、设备、资金等都有着较高的要求，因此，企事业单位应加强各方面的保障，档案管理人员也要提高风险防范意识，促进档案信息化建设工作的顺利开展。

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