罗洁

摘 要：事业单位经营管理中内部财务会计管理对企业发展具有重要意义，随着会计电算化的深入发展，会计档案工作也朝着电子会计档案发生转变。本文主要对会计电算化条件下会计档案管理进行探讨。

关键词：会计电算化；会计档案；档案管理；电子档案

随着电子计算机和网络技术的发展，档案管理信息化工作代替传统手工工作是必然发展趋势，会计的历史信息也可实现随时调取和使用。事业单位通过建立档案管理系统来识别和统一保管不同时期的资产会计档案信息，并通过信息系统增加档案模块功能，集中管理和储存所有电子档案，实现会计档案电子化管理。随着会计信息化的发展，会计档案的管理将从传统的纸质档案管理转向电子会计档案的存储形式。

1 电子会计档案管理的意义

每一个事业单位都拥有自身的档案管理，曾经传统化的管理多数存在于人工记录，而如今电子会计的形成，能够通过电脑的实时记录，将信息进行最快速地储存和分析，并且在任何时间都能够进行排查运用，成为了每一个事业单位经济状况和重要文档最有利的分析依据和资源库。电子会计主要通过电子文件、电子凭证、电子报表等形式，将资料自动化输入系统，并且根据环境做出分析存档，相较于人工的档案管理有更加保密的安全性和智能性，以更为快捷和兼容的形式将电子核算资料进行进一步的规整梳理。

2 电算化会计档案的特点

与传统的财务档案相比，电算化会计档案具有以下特点：第一，扩大电算化会计档案归档的范围电算化会计档案不仅能够保管传统意义上的由计算机财务软件输出的纸质会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算资料，还能保管脱离计算机系统存储在光盘、磁盘等介质上的电子会计档案，以及会计数据库、计算机操作系统及网络操作系统型号、会计电算化软件系统名称、版本号，与之配套的安装光盘、磁盘、用户服务卡以及用户手册等全套文档资料等，扩大了会计档案的管理范围[1]。第二，节省人力、物力。电算化会计档案能够更方便、快捷、准确地保管会计资料。财务人员在存储和调阅电算化会计档案信息时，在对以往几年的财务数据进行分析时，可以利用计算机财务软件，或部门局域网平台进行查阅、运用财务数据，能够在短时间内准确、迅速地获取相关信息，为领导决策、业务部门项目管理等方面提供财务依据。同时，会计电算化档案能够节约人力、物力，提高了工作效率。第三，对存储的环境和条件有更高的要求。电算化会计档案改变了传统会计档案的存储介质，一般存储在磁盘、光盘等介质上，对存储的环境和条件有更高的要求。首先，归档载体应作防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。其次，存放时应注意远离强磁场，并与有害气本隔离。因电算化会计档案具有系统依赖性，只能在特定软硬件环境的支持下才能打开，还具有已毁损难查痕迹的特点，所以电算化会计档案的安全性、完整性更高。

3 会计电算化条件下的会计档案管理工作

3.1 完善会计档案管理制度

第一，在电算化系统开发和应用过程中，事业单位需要严格按照正常操作流程开展工作，并且在打印数据前需要妥善管理副本，同时分类保管现金日记账、总分类账以及记账凭证等，以此提高相关资料的管理质量。此外，会计档案管理人员需要按照审计、税务等相关部门的要求，对报表和账簿等进行科学整理。第二，对于一些比较重要的账簿则需要根据要求按月、季度以及年等进行打印、封存和收档；对于一些涉及大笔现金、业务往来的账簿则需要及时进行审核、记录，避免出现操作失误现象。第三，对于一些比较重要的财务信息除了做好纸质档案记录外，还需要做好电子档案记录，并采用一些质量较好的光盘记录档案信息，并在年终整理和归类所有的档案信息，然后交由负责人进行妥善管理，从而便于以后查询和阅读。第四，为了落实以上管理措施，单位还需要根据实际情况制定归档管理制度，要求所有管理人员严格按照规范流程开展财务档案管理工作[2]。

3.2 电子会计档案分析处理

大数据、云计算以及物联网技术的应用，使得财务共享模式得以实现，基于财务共享的电子会计档案管理也实现了会计档案管理的数字化、信息化和网络化。基于财务共享模式下的电子会计档案分析包括：维护电子会计文件间的内部有机联系，使电子会计资料形成完整、有序的信息资源统一体，有利于电子会计档案价值的发挥。为此，事业单位应尽快建立符合实际的电子会计档案管理体系，形成标准化、规范化的电子会计档案管理制度，规范电子会计档案业务流程，强化以财务共享云平台为载体的电子会计档案分析处理能力。从电子会计档案管理框架组成来看，其分析处理主要在数据层完成，利用Hadoop、HPCC、Storm等技术将不同部门形成的会计档案数据导入至数据中心中，形成资金管理、预算管理、费用报销等分布式数据库以及分布式电子会计档案存储集群，从而实现电子会计档案数据信息的查询、分类和汇总，为后期电子会计档案的查询和应用奠定扎实基础。

3.3 优化会计电子档案资源的开发利用

针对当前会计电子档案资源尚未很好地开发其价值的问题，各单位应该采取一系列宣传措施，强化对会计电子档案的重视，发挥其优势和经济价值。在资金上给予大力扶持，并配备专业的计算机硬件、软件设备和内存空间大的高端服务器，保证开发工作的顺利开展。同时，确保完善的电子档案资料，以使数据得到有效地分析、运用，发挥其应有的价值。会计档案要实现其经济价值还需要提升业务人员综合素质，提高数据分析能力，学会运用“大数据”，实现档案信息资源共享。从整体和长远来看，提高会计档案管理人员的综合素质，就强化了会计电子档案管理的内生力量。会计档案电子化管理是一个新兴的事物，在我国很多城市和企业进行了一定的应用，国家也出台了相关的政策和法规，但实际工作中仍存在一些不足，需要各级管理部门根据国家相关管理规定进行相应的管理工作，以便更好地发挥电子会计档案应有的价值[3]。

3.4 重视计算机安全网络管理

会计电算化虽然有利于提高会计管理的质量和效率，但其中也存在潜在危险，因此，单位需要及时制订相应的改善方案，以此确保单位会计管理工作顺利開展。首先，单位需要根据档案会计管理工作的实际情况，定期更新和完善电算化系统，并采取防火墙、杀毒软件、更新登录密码等措施，提高会计档案管理的安全性，避免档案信息出现泄漏、丢失等现象。其次，加强对内会计档案资料管理，例如微缩胶片、光盘等在没有得到相关部门负责人允许的情况下不可私自带出、外借和私用，加大相关档案的管理力度。再次，档案管理工作人员在工作中应严格按照国家档案局相关要求对档案进行管理，创建完善的电算化系统管理制度，按照管理要求对相关档案进行分类著录和编号，同时还需要对一些纸质档案做好防潮、防腐蚀等处理，避免出现档案丢失和破损现象。最后，加强软件和硬件设施管理，减少档案管理资料丢失现象。

4 结语

综上所述，会计档案管理工作是单位日常工作中非常重要的一个环节，也是证明会计工作是否规范的评价标尺，它在促进社会发展中扮演着非常重要的角色。随着会计电算化的深入发展，我们应该重视电子会计档案的管理工作，为企业发展提供可靠的依据。

参考文献

[1]钟洪磊.会计电算化背景下做好会计档案管理工作的分析[J].知识经济，2018（21）.

[2]叶枫.会计电算化条件下的会计档案管理实施策略浅述[J].东方企业文化，2017（1）.

[3]金秀芳.基于新时期下加强会计档案管理的分析[J].环球市场信息导报，2016（18）.