摘 要：档案管理对于中小学开展各项工作具有重要意义，随着当前社会的发展，信息技术以及被广泛应用于各个领域当中，为了提升中小学档案管理的水平，加强档案管理信息化建设尤为重要，可以使中小学档案得以更好的保存和利用。但是目前大部分学校的档案管理信息化水平相对较低，与当前各个领域的信息化发展水平存在严重的脱节，制约了中小学档案管理水平的提升。文章简要阐述中小学学校管理档案信息化的优势，主要分析当前我国中小学学校档案管理工作的现状，并具体谈谈加强中小学学校档案管理信息化建设的途径。

关键词：中小学；档案管理；信息化；优势；现状；途径

中小学学校档案中包含了学生的各项信息以及学校的各项档案资料，对于学生开展教学工作具有极大的作用，加强学校档案管理的信息化建设可以有效提升档案管理水平以及对于档案的利用效率。在中小学学校档案管理中应用当前先进的信息技术，可以极大的便利档案的存储、调阅、管理工作，降低档案管理过程中各项风险因素的影响。有鉴于此，中小学必须重视学校档案管理的信息化建设，从而更好的促进学校各项工作的开展。

1 中小学学校管理档案信息化的优势

1.1 便与存储、调阅

中小学学校档案管理信息化最显著的优势就是便于档案的存储和调阅，传统的学校档案管理主要采用的是纸质化档案，不仅存储不便，同时在调阅档案时也需要花费较多的时间。而档案管理信息化可以采用硬盘、云盘等现代存储手段进行存储，不仅容量大，而且存储极为便捷，不仅可以极大的节省档案管理的空间，同时还能有效减少档案管理人员的工作量。此外，档案管理信息化在调阅档案是只需要通过计算机进行检索即可得到需要的档案资料，不仅速度较快，可以节省大量的时间，同时操作也相对比较便捷[1]。还可以利用互联网进行档案资料的传输，加快了信息的流通速度，便于学校开展各项工作。

1.2 降低档案管理成本

中小学学校档案管理信息化可以将学校的各项档案资料以数据信息的形式进行存储，利用现代化存储手段，可以有效节省管理档案所需要的空间，同时档案管理信息化还能有效减少档案管理对于人力物力的需求，利用现代信息化设备可以有效完成档案的存储、调阅、转出、转入以及传输等操作，不仅快捷，而且不需要投入过多的人力物力，可以有效降低档案管理的成本，减少学校在这方面的支出，其节省的资金可以用于学校的教学工作。

2 当前中小学学校管理档案的现状

2.1 档案管理模式落后

当前我国大部分中小学学校档案管理仍采用的是以往的档案管理模式，档案资料都是以纸质的形式进行管理，档案管理的各项操作也主要是依靠手动操作。这种档案管理模式不仅需要投入大量的人力物力，同时在进行档案的分类管理存放时极容易出错，导致各项档案资料混乱。同时这种管理模式在调阅相关档案资料时往往需要大量的时间去寻找，极为繁琐，效率极其低下，并且这种管理模式需要固定的空间用以存放档案资料，还需要一定数量的档案柜以及大量的档案袋来存储档案，需要消耗大量的资源[2]。总之这种较为落后的档案管理模式在很大程度上影响了档案作用的发挥，未能有效将档案的利用价值最大化。

2.2 软件设施落后

当前随着信息化技术和设备的发展普及，中小学学校在档案管理方面也引进了部分现代化设备，为档案管理人员配备的计算机等设备，但是在实际应用过程中由于缺乏相应的软件设施，使得计算机等设备的作用并没有得最大限度的利用。目前大部分中小学学校的档案管理都存在管理混乱的现象，即便配备了部分信息化设备，但是并没有实现档案的信息化管理，仅仅是将其当做档案存储的工具，在档案的存储和管理方面依然将重心放在了纸质档案上。

2.3 缺乏专业的档案管理人员

档案管理是一项专业的工作，工作人员专业素养水平会直接影响档案管理水平。当前，在我国大部分中小学学校当中，管理档案的基本都是即将面临退休的老师，将档案管理岗位视为轻松的岗位，照顾年长的老师。但是在实际工作中，年长的老师对于现代化设备的各项操作并不熟练，同时也不具备建设信息化档案管理的意识，因此，导致学校档案管理水平得不到有效的提升。

3 加强中小学学校档案管理信息化建设的途径

3.1 转变观念，革新档案管理模式

二十一世纪是信息化时代，学校在档案管理方面也应着重进行信息化建设，发展信息化档案管理模式，促进档案管理水平以及利用档案水平的提升。首先在档案存储方面，要利用现代化存储手段，比如移动硬盘、云盘等，除了部分比较重要的以及具有一定历史价值的档案资料以纸质的形式存储外，其余档案资料可以采用现代化手段存储[3]。其次利用现代化档案管理系统管理档案资料，对于各项档案资料精准的实现分门别类的管理，同时构建校园局域网，以便学校教职员工可以通过计算机档案管理系统调阅档案资料。

3.2 加强软件设施建设

强化中小学学校档案信息化建设，一方面要注重硬件设施的完善，同时也要注重配套的软件设施。在档案管理中配备计算机等硬件设施时，同时也要配套相应的软件管理系统，根据学校档案管理的实际需求，构建计算机档案管理软件系统，这样可以将计算机设备的作用发挥的最大[4]。不仅可以实现档案资料的存储，同时利用软件管理系统可以将各项档案资料准确的分类管理，同时利用计算机检索功能可以实现快速检索，利用互联网可以实现档案资料的传输，可以极大的提升档案的利用效率。

3.3 配备专业的档案管理人员

中小学学校在配置档案管理人员时，要选任较为年轻的老师，熟悉计算机的各项操作，具有现代信息化思维，这样才能使学校档案管理的信息化建设有效推进。其一方面可以满足操作信息化设备的要求，一方面在档案管理的过程中也可以发现各种问题，并适时提出相应的建议，从而促使学校档案管理水平不断提升。此外，学校还应注重档案管理人员的培训工作，通过岗前培训、职后培训、业务培训等不断提升其专业素养，从而促使其更好的开展档案管理工作。

4 结语

综上所述，档案管理工作是中小学学校日常工作中的重要内容，推进中小学学校档案管理信息化建设，革新传统的档案管理模式，促进学校档案管理水平和管理效率的不断提升。学校要注重档案管理信息化硬件设施和软件设施的完善，选用专业的档案管理人员，促进学校档案管理工作顺利开展。

参考文献

[1]蒋世利.浅析如何做好中小学学校档案管理工作的信息化[J].科教导刊：电子版，2017（11）：40-41.

[2]吴伟.学校档案管理信息化建设中的问题和对策探讨[J].办公室业务，2018（1）：56-56.

[3]何青.学校档案信息化管理中的问题和对策探析[J].文化创新比较研究，2018，（19）：177+179.

[4]袁新芳.信息化背景下高校档案管理工作探讨[J].河南机电高等专科学校学报，2015（5）：66-67.

作者简介

王姝（1979-），女，山東青岛人，研究方向：档案。