摘 要：医院办公室档案与办公室工作的联系十分密切，档案的管理效率和很多工作都有着很密切的联系，会影响到其他工作的执行效率。同时，今天的社会科学技术的迅速发展与信息化水平越来越高，这将导致一个事实，那就是曾经的档案文件的管理方法不适合时代发展的需要。所以，为了满足各方的需求，办公文件管理效率有待提高。本文以相关单位的办公文件管理为例来分析当代档案管理中的重要作用，并为现在存在的一些信息提出了一些可行的方法，有利于提高档案管理的效率。

关键词：办公文件；问题；重要性；工作效率；措施

医院办公室办公文件管理是一件很麻烦的任务，它与医院的工作有很多连接，同时，因为医院中的各个部门之间的工作也存在着一定的差异，在进行档案管理的过程中需要采取的形式也是不同的，这大大提高了档案管理的难度。因此，在进行办公室档案管理时，应该做更多得评估，并在以后的管理过程，不断地提高相应档案管理工作者的自身素质，掌握多种学科知识，进而来促进工作的顺利进行。不过，在现实生活中，很多的办公室档案管理员都是由医院内的其他工作人员来担任档案管理员这个职位，所以在很大程度上造成了办事效率低的结果，办公文件管理的效率直接关系到整个医院的工作水平和整体的服务质量。

1 目前的办公文件管理工作存在的不足

1）档案管理意识薄弱。现阶段，我们国家的医疗单位在进行档案管理工作时，其档案管理人员的管理意识薄弱，这些工作人员往往不专业，他们没有在正规系统接受到相关的文件管理的教育。他们通常是从兼职开始，对于医疗档案的管理以及医疗文件的存档等工作内容都不够专业和成熟，因此，在档案管理上时常会出现诸多问题。基于此，档案管理人员应该培养自身的责任心，认真对待所接触的工作。

2）文件管理措施比较落后。当下，科学技术水平在不断的进步。很多办公室文件管理已经开始数字信息，然而，很多医疗单位的文件管理仍然是最原始的，并且与时代脱轨，管理方法不先进，导致效率低下。

3）档案管理人员素质低。因为当前的很多医院并没有人意识到办公室档案管理的重要性，所以导致下面的档案管理人员对所管理的档案没有足够的重视，所以一般的档案管理人员都是即将退休的老职工，没有其他的工作可以做，所以来到办公室来管理档案，甚至办公室档案管理的人员是其他岗位的人员，档案管理只是一个工作任务，根本没有为办公室档案管理任命专业的人员进行管理，因此，在工作期间，很容易引起一系列的问题，如不及时整理文件、文件归档问题、文件丢失等等。

4）办公档案整理与研究工作滞后。办公室档案管理工作还没有系统的规划，通常都是暂时性的或者是某些工作者工作内容中的一个部分，有比较低的工作积极性，进而在创新性上也十分不够。同时，使用传统的方法和措施，最重要的是喜欢拖延，使得办公档案管理工作的效率不高，并且，时常出现文件处理不及时，文件内容丢失的情况。除此之外，由于医疗单位中的办公室档案管理人员弄不明白这之间的逻辑，所以管理人员只是将资料简单的收集起来，然而，该系统还没有被合理地加以规范，进而直接导致档案资源出现丢失，这大大影响了办公业务的正常开展。

2 促进医院办公室档案管理工作效率的具体方法

随着社会经济的快速发展中的重要性，医院办公室档案的管理工作应该被认真对待，因为文件管理会影响在许多方面，这项工作看似简单，实际上又非常的复杂繁琐，所以在进行医院办公室的管理档案工作的时候，应该突出其重点，与实际情况进行充分的联系，从而对于每一份医院的办公室文件加以归类，使其便于之后的查找和核对，这样可以在一定程度上提高办公室档案管理的效率。基于此，本文主要针对我们国家医院等相关单位的办公室档案管理工作中存在的具体问题进行了分析，并主要针对这些情况加以思考且提出了一些合理的应对举措，希望这些具体的提升医院办公室档案管理工作实际效率的方法能够促进医院的档案管理工作更有条例、更加系统、更加规范。

1）领导层面。首先，医院的相关领导应该注意文件转变观念的管理，深刻领会办公文件管理的核心，并积极地针对本医院办公室的实际情况来设立专门的档案管理岗位，并选择专业的人员来进行管理，进而使得这项工作的进行能够更加顺利和高效。其次，我们也应进行一定的教育和培训工作，并聘请专业技术人员针对具体的医院档案管理工作进行分析，讲述最新的档案管理情况和专门的技术。除此之外，档案管理者要认识到档案管理的重要性，它可以提高管理者的自身素质，更好地管理自己的文件。最后，还应该在本校开展一些研讨会，让专业水平比较高，能力比较强的档案管理人员进行探讨与交流，对日后的档案管理工作做出一定的规划，由此来促进办公室档案管理工作的进一步开展。

2）提高医院办公室档案管理人员的素质。提高医院办公室档案管理人员的素质是至关重要的，如果想要让档案管理工作顺利地开展下去，管理人员的水平以及对工作的心态是非常关键的。提高管理人员素质的方法可以有以下几点：开展一些素养培训和办公室档案管理工作的专门性培训，进而有效地提高办公室档案管理人员的职业道德，并逐步地提高管理人员的专业技术水平，例如：计算机的使用、档案管理流程的把握等等。

3）扩大资金的来源，并建立一个信息系统。新时期，信息化与智能化的特征在社会发展过程中日益明显，计算机技术的应用与发展对于社会的进步来说十分有利，而医院的档案也将被应用到计算机系统之中，其建设需要大量的资金。然而，很多医院的资金是有限的，只有通过财政预算才能够进行系统建设，若相关的医院可以扩展资金来源，那么，关于信息系统的构建与应用这个问题将很容易被解决，同时，这也是实现医院办公档案管理信息化的重要形式之一。

4）完善医院办公室档案管理系统。医院办公室档案管理工作一般需要管理的内容是指医院的各类文件、各种档案信息。要想提高医院办公室档案管理工作的实际效率，那么必须要提高医院档案文件的处理效率。因为档案的类型分为很多种，这就要求管理人员应该对各种类型的文件进行分类处理，对于每个档案盒都要有专门的便签，便于日后的查找。需要注意的是，档案管理工作具有一定的私密性，医院的全部档案文件并不是所有人想看就看，想拿就拿，所以管理人员应该做好保密措施，不可以向其他人员随意泄露文件内容。并且，还要及时做好丢失或者破损记录，完善档案管理的具体流程，所有的办公室档案管理人员都应该严格按照流程去开展管理工作，这样一来，便可以促进医院的办公室档案管理工作更加完善，使其档案管理系统能够更加专业、更加科学。

3 结束语

通过对上述文章内容的合理分析可见，医院的办公室档案管理工作对于一个医院的正常运行来说必不可少，良好的医院办公室档案管理工作的顺利进行对于一个医院的文件管理、档案留存等工作十分重要。本文从制度理念等方面详细地阐述了如何提高工作办公室档案管理工作效率，医院也应该加强对办公室档案的管理工作，提高具体的医院档案管理工作的实际效率，将档案的使用价值在最大程度上发挥出来，这样才能够持续推动医院的档案管理水平的提升，进一步来推动医院的整体发展。

参考文献

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[3]张晓光.试论如何改进办公室档案管理工作[J].黑龙江科技信息，2013（9）：141.

作者简介

王晨（1986-），男，漢族，浙江湖州，大学本科，湖州市第三人民医院，助理馆员。