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关于档案工作创新问题的理性认识

2019-08-22宋华

卷宗 2019年21期
关键词:档案馆意识工作

宋华

摘 要:新形势下,档案工作既面临严峻的挑战,又存在着全新的机遇,档案工作者必须树立创新意识,提高创新能力,运用创新手段,才能促进档案事业的可持续发展。

关键词:档案工作;创新

档案工作的发展必不可少的就是要有创新。随着现代经济的飞速发展,社会也不断进步,档案工作将会面临新的机遇和更高的挑战。档案有关部门和从事档案工作者都要打破原有思想,改变观念,树立创新意识,破除因循守旧的观念和陈旧的管理模式,步入创新之路,使档案工作能更好地为现代社会发展做贡献。

1 创新对档案工作的主要影响

首先,创新是当代社会进步必不可少的重要因素。在知识经济时代的背景下,档案工作要打破原有的传统格局和运作方式。一是档案越来越贴近社会,离群众也越来越近,人们对档案馆提供法规性、政策性、服务性等更加需要。随着生活节奏的加快人们对档案信息需求也逐渐增大,都想能够更快捷、方便地查询到自己想要的信息,这就给档案馆原有的传统服务方式产生的冲击。二是随着互联网的发展,人们可以更方便的通過网络来获取想要的信息,同样也希望能通过这种现代化的方式来查询自己需要的档案信息。三是随着社会主义文化全面发展,向青少年开展集体主义、爱国主义教育活动日益增多通过多种渠道和形式,其中开展这种教育的最好材料就是档案馆所保存的大量资料,这些宝贵资料是其它资料无法代替的,所以通过档案馆的教育形式要不断创新和提高。

其次,档案部门需要发展进步就必需要创新。近年来,档案工作取得了很大的进步在社会各方面支持和各级党政领导重视下。但是,档案工作与现代社会的需求还是存在很大的差距,出于不同原因。一是档案馆收藏管理上存在一定的问题。一方面档案馆收藏过多,很多档案材料的存在价值不大但比较占空间,导致了档案部门的人力和财力难以承受。另一方面档案馆收藏的类型和内容太过单一,比较有价值的档案太少。综合档案馆-机关,除此之外其他群体很少问津。三是很多档案馆提供服务的范围和内容比较单一。四是服务方式需要提高。大多基层档案馆因为经费不足,管理设备比较老旧,很难正常提供服务,现代化设备都没有运用上服务。由于技术水平低和相应的人才比较缺乏,很多业务工作没有办法更好的开展。

2 档案工作在创新方面存在的问题

1)对档案工作意识不强。有些同志思想太狭隘大局观念不强,只做自己负责那部分工作其他工作漠不关心,在工作中太过循规蹈矩,不能更好地把档案工作与经济建设及各项建设结合起来,也没有把自身的发展与业务工作更好的结合。总的来说,就是对档案工作意识不强,档案部门本身对档案意识也很薄弱。

2)工作中改革创新意识不强。主要原因是档案部门自身的问题,在改革发展中指导思想上太过于局限性,从而导致在发展思路上不够全面、管理体制中太过单一、工作方式上不够灵活,总体工作都处于比较被动状态。

3)自我提高意识不强。部分工作人员不愿意从根本上、长期有效的解决大问题,面对一些比较困难和复杂以及有点难度的问题,思想没有大的改变,主要态度是“等、靠、要”这种观念比较严重。自我发展和改革创新意识都比较弱,什么事情都是等待上级下达任务后才开始进行,在工作中创造性和主动性过于缺乏。大部工作人员都喜欢处于安逸的现状,工作中不求创新和突破,个别工作者对自己的要求更低,只要工作中不犯错就可以,对自我提高意识严重缺乏。

4)安全意识不强。对当代档案工作的本质认识不足,导致有些档案工作做的不到位,从而造成有些档案信息资源永久流失,档案资料缺少完整性,管理结构上的不合理,以上原因都会导致不能给社会各方面提供全面、准确的服务。同时,档案保管手段的落后,造成档案资源的损坏,严重影响了档案信息资源的开发利用。

3 档案工作创新要正确处理几个关系

1)创新与基础。工作创新不是头脑天生固有的,也不是从天上掉下来的,必须在原有基础之上发挥科学想象得出的。我国档案工作历经了一段很长时间,获得了较快发展,已经形成了一套具有自己特色、有理论、有方法和经验的工作体系,这些对今后档案工作仍具有较强的指导意义。因此,要求我们在创新的同时,绝不能抛弃这个基础,要在巩固这个基础的前提下,分析当今与未来的形势,在发展中寻求新突破。

2)创新与现状。我们在工作上的创新,不能一味地脱离实际情况。现阶段,档案事业仍然处于初级发展阶段,很多问题没有得到有效解决。社会档案意识不强、档案服务不到位、档案管理意识差等问题还不同程度地存在,或多或少地阻碍了档案工作的顺利发展。档案工作创新要求我们尊重事实,从实际出发,处理好现实工作中存在的问题。

3)创新与学习、借鉴。学习是创新的基础,借鉴是创新的桥梁,创新是学习的动力和目的。从事档案管理方面的工作,创新是必不可少的,我们只有把本行业和专业文化知识学习好,而且还要学习其他行业相关专业、行业文化知识以及经验方法,才能更好的为以后创新服务。创新必须坚持“推陈出新”原则,在学习与借鉴过程中,要敢于推翻陈旧观念、大胆创新。

4)实践与创新。发展必不可少的动力就是创新,但创新不是一句口号,创新都是要经过实践和检验的,只要是能促进档案事业发展的创新,都应该全面推广,在操作、实践中不断完善。

4 加强档案工作创新的对策

4.1 努力提高整体创新意识

1)工作思路创新。一直以来,档案工作管理都是按照以前的传统方式,平时的工作只能提供每年文件归档多少案卷和利用多少卷次,但面对今天市场经济的快速发展,哪方面档案资料需求量更大,未来科技如何发展,了解的都太少,从而造成了档案工作比较被动,更不能超前为社会和人民服务,最后导致花费大量人力物力,经过克服种种困难得来的档案资料成为“死信息”。所以,档案部门要努力提高创新意识,改被动为主动,形成档案工作由事后搜集资料变为事前介入、事中参与的档案工作新局面。

2)管理模式创新。目前,计算机应用已经普遍应用于很多部门和单位的档案管理中,但大部分应用只局限各类档案目录的检索、输入和输出,而在其他档案管理方面的工作应用非常少。因此提高工作效率要借鉴现代化技术,比如运用电子扫描技术对纷繁杂乱的图纸图像档案进行缩微处理、采用条形码来代替档号,安全可靠,很大程度上提高利用和借阅归还速度。

4.2 切实加强档案队伍建设

1)更新思想观念。思想观念的创新发展直接影响着档案工作能否跟上时代前进的步伐和现代化建设提供更多的服务。目前,档案工作创新面临着很多挑战。有的只强调原则,习惯按照原有的条条框框办事,思想上不要求进步,工作上放不开,没有改革创新意识,不敢突破;有的只强调继承,没有自己的观点,对之前的方式、做法完全照搬照套。所有这些本质上都是思想僵化、观念陈旧的表现,导致工作上墨守成规,缺乏新意,落伍于形势,打不开局面,影响了档案工作改革与创新。要解决档案事业发展的诸多难题,没有现成的答案,也没有经验可以借鉴,档案工作者唯有解放思想,更新观念,大胆闯,大胆试,多一些敏捷和睿智,多一些胆魄与果断,突破前人、超越自我,才能在探索中前进,在创新中发展,让档案创造出更丰厚的社会和经济效益。

2)增强业务技能。随着当代知识经济的飞速发展和网络信息时代的冲击,另外许多全新载体的档案和现代化的管理方式,都给档案工作人员提出了更大的挑战。所以,档案工作人员对新形势要更快的适应,敢于突破传统观念,提出更多新的思路,解决现在存在的一些问题,不能墨守成规,敢于对传统的管理模式发起挑战,在工作中在勇于创新和突破。随着当今经济社会飞速发展,不断有新的行业和领域形成,都对档案管理、服务等工作提出了新挑战,如果在档案工作中知识贫乏、单一、陈旧,对现存的新问题和新情况就很得到解决,改革创新更谈不上。因此,学习文化知识是档案工作人员首要任务,活到老學到老,广泛学习,让自己的眼界和认识更开阔,既要熟练掌握工作中的每个环节、步骤、各类型档案以及不同载体档案的管理方法,又要对涉及档案工作领域的发展动态和现状有所了解,对档案工作进行改进使用现代新技术和新理论,从而实现由单一专业型向多样复合型转变。

3)抓好典型引路。全方位树立各条战线、各个层次的典型,采取扶持、帮助、指导的办法,总结推广先进经验,不断培植新典型,及时排解典型存在的问题和困难,着力构筑档案工作的先进群体,以点带面,整体推进,促进档案整体工作上台阶、上水平。

4.3 建立优质、高效的档案服务体系

1)丰富档案馆藏结构。就目前情况看,丰富档案内容应从机关文书档案为主体的基础上,加大不同档案的收集力度,加强专门档案和“声像档案、电子档案、照片档案、实物档案”等不同载体的档案建设,有计划地征集名人档案、特色档案、民生档案等。根据不同层次、行业特点,突出重点,形成与各自工作特点相对应的档案结构体系,建立并完善覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系,真正形成档案资源丰富、门类齐全、特色明显的馆藏结构。

2)信息化建设步伐有待加快。电子文件的普遍使用给档案馆增添了一种全新形态的信息资源,档案管理的中心功能正在从管理档案实体向管理档案信息资源转移,管理对象的变化需要管理者积极应用网络技术、数码技术、通信技术等先进技术手段实行网络化管理,最大限度地实现共享,这就需要档案工作者改变传统的检索方式,逐步由档案馆分类编目过渡到运用标准机读目录,利用档案管理系统实施检索,发展有自己馆藏特色的档案信息数据库,逐步实现数字档案馆,将自己具有特色的档案信息提供给网络的用户,实现真正意义上的档案信息资源共享。

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