曾彩萍

摘 要：随着国家政策的不断发展与更新，我国机关事业单位也相应呈现出新的模样，“政府采购”档案管理在这样的发展氛围下，也更加受到事业单位的关注与重视。《关于积极推进供应链创新与应用的指导意见》文件的出台说明了政府采购档案管理新方向的到来，也进一步表现了采购档案管理中的机遇与挑战，为事业单位政府采购档案管理的发展提供了契机和空间，也为事业单位完善采购档案的管理提供了参考，本文针对新形势下政府采购档案管理的定义、背景等进行了研究，探究了“政府采购”档案管理与对策。

关键词：事业单位；政府采购档案管理；对策

档案管理是对具有保存价值的文件等资料以档案形式进行规范管理，它能够真实的反映机关事业单位有关情况，如财务档案反映经济、人事档案反映人力；档案管理作为研究事业单位发展的重要文献来源，对于其采购极为细致，而国家对其也进行了相关的规范，《中华人民共和国政府采购法》第四十二条规定：“……采购文件应當妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。[1]”

1 事业单位“政府采购”档案管理定义和背景

1.1 事业单位“政府采购”档案管理定义

“政府采购”案管理是指对政府采购档案的归档、收集、保管、鉴定、借阅、销毁等各个环节的总称；是指政府部门在采购活动中形成的具有备考、利用和保存价值的历史记录；是政府部门对文件材料进行收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、利用和统计等活动。

1.2 事业单位“政府采购”档案管理背景

随着事业单位的不断发展，大量政策性法规、文件及相关事务性文书的出台、印发，使事业单位文件资料增加，为了更好规范管理事业单位文件资料，提供更精确、便利、高效的查找机制，精准记录，档案管理是关键之中的重点，事业政府采购档案管理的出现就建立在这一基础上，其不仅反映了政府采购活动的决策真实记录，也为审计部门在对政府采购进行审计提供了论据。

2 事业单位档案工作的发展及未来

事业单位政府采购档案管理程序复杂，环节繁多，对人员及代理机构上有着较大要求。政府采购档案管理从传统纸质收集、鉴定等，随着计算机信息化影响，档案开始信息化，政府采购以电子媒介为平台，互联网为渠道，有了更为宽广的采购渠道、更为科学、规范的采购方式，节约了档案管理成本，方便查询记录。随着未来电子科技的不断推进，事业单位政府采购档案管理将进一步信息化，平台更加完善、稳定，为档案管理提供便捷高效的采购方式。

3 当前事业单位采购档案工作所存在的问题

3.1 重视强度不够

政府采购档案是采购工作有效开展及质量的重要保证，然而在实际生活中，采购人员及采购机构在对档案的采购工作上认识缺乏全面性，大多只偏重于采购档案管理工作的程序规范问题，忽视了采购档案的收集、鉴定、管理等问题，这些外部因素逐渐出现边缘化现象，这种现象直接致使档案管理基础不牢；另者，事业单位在档案采购中没有完全认识到其重要性，采购前对相关人员缺乏专业培训、采购中缺少防范化解采购管理风险的意识，当采购活动完成后，没有及时收集整理资料，形成档案规范化存储、管理。

3.2 工作人员专业性欠缺

事业单位采购档案工作的另一个问题是工作人员的专业素质欠缺。采购档案工作人员往往由于自身专业技能不强，业务能力不精，知识层面单一而影响其对事业单位档案的采购及管理，由于缺乏相关岗位经验及知识储存，在采购档案工作中认知度不深，宽度不广，对于专业的文件资料的收集、鉴定存在疑惑，不够精准，导致其直接影响了采购工作的总体开展。

3.3 体制不健全

事业单位在采购档案工作中，体系制度不够完善，一是事业单位采购档案制度存在机械性，现实性，可执行性差；二是现使用的管理制度流于形式、片面化，缺乏对采购过程的监管，导致了采购档案管理混乱情况。

3.4 硬件设施设备低下

随着采购档案数量不断增多，《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中也对档案资源建设、档案信息化建设、档案开发利用提出了更高的要求[2]。这使采购档案管理在实际工作中出现了反差，如硬件设施老旧、库房空间不够等问题，这直接影响了事业单位纸质档案转变为电子档案的质量。

4 完善采购档案的必要性和对策

较为完善的采购档案管理有利于事业单位档案的规范管理，确保政府采购工作的质量、成为防范化解采购风险的有效手段，也能更加真实的记录政府采购的过程，其具有不可忽视的必要性，而这也让我们进一步思考如何更好的完善采购档案的对策。

4.1 提高组织领导认识，强化宣传

事业单位应在现有的基础上加强对采购档案管理工作的理论学习，加强对《档案法》《政府采购法》等相关法律法规的深入学习，以单位负责人为“第一责任人”，增强采购人员、机构及相关监管部门的法律观念，强化单位、采购人员、机构等个体对采购档案的重视度。在日常实践中，单位加强对采购档案管理相关知识的宣传，形成内宣外宣、网上网下、传统媒体及新媒体多种媒体相结合的形式进行宣传推广，营造良好的采购档案管理学习氛围。

4.2 提高工作人员专业性，健全制度

事业单位提高对采购档案管理人员学历、态度要求，组织相关专业知识培训强化采购档案人员的业务能力，还可利用现代网络传媒进行学习，重点学习档案管理、收集、鉴定、采购等内容，提高采购档案人员专业性，让其更好的适应工作，开展工作。其次，事业单位也需立足采购档案的当下境况健全采购档案管理制度，使制度更加科学、规范、具有可操作性，使体系制度相辅相成的同时拓宽管理网络体系，为推进采购档案管理的发展提供良好的环境。

4.3 提升管理水平，强化硬件设施

按照《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中的要求，积极争取财政方面的支持，将软硬件设施的投入及经费保障纳入制度范畴，使采购档案管理工作获得充分的经费保障[3]。另外，乘借信息技术的“东风”对采购档案进行系统化、规范化、科学化管理，实现采购档案管理信息共享，营造大数据支撑、网络化共享、智能化协作的新时期采购工作环境。

参考文献

[1]刘玲玲，王磊.档案时空[J].新时期有关采购档案管理工作的探讨，2018（10）：26-27.

[2]顾惠岳.加强政府采购文件档案的管理[J].中国政府采购，2003（5）：75-76.

[3]罗间蹉.兰台内外[J].政府采购档案管理及对策，2007（5）：68.