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论档案管理的科学化

2019-08-22陈淑芳

卷宗 2019年21期
关键词:档案探讨科学

陈淑芳

摘 要:我国的社会主义现代化建设事业的不断发展,国内的档案管理工作也得到一定发展。在新的社会环境下,提高档案管理科学化水平,对目前国内档案管理具有重要意义。

关键词:探讨;管理;科学;档案

进入二十一世纪以来,我国的社会主义政治、经济、文化都获得了一定的发展。在这样一种社会背景下,提高单位档案管理水平是大势所趋,是提高我国企业单位管理水平的重中之重。当前,国内许多企业单位的档案管理工作都存在诸多问题,并面临着一系列严峻的挑战。档案管理部门必须紧跟时代发展的潮流,不断调整自身的管理方式,提高档案管理的科学化水平,以适应时代发展的需要。只有这样,才能为构建和谐的社会主义添砖加瓦。

1 提高档案管理水平的重大意义

首先,档案的科学化管理是我国文化实力的重要体现之一,提高档案的管理水平,就是提高我国的文化管理水平。在各类档案中,不仅有政治、经济的相关资料,还包括文化类的各种资料。这些资料对我国的政治、经济、文化的发展都具有极其重要的意义。它们反映了我国在不同历史时期发展的不同状况,是对历史的一种收藏和保存,能对未来的发展作出一定指导。故而,要不断提高我国档案管理的科学化水平,做好国内的档案管理工作,从而促进社会主义现代化建设的不断发展。

再者,过去相当长的一个时期,我国的档案管理都是采用传统的人工手动方式进行工作的。这种方式非但不利于资料的存储和使用,而且耗费了工作人员大量的时间和精力。更甚者,不少单位忽视了档案管理工作的重要性,如此一来,致使许多档案资料一直处于混乱状态。现如今,我国的信息技术获得了长足的发展,并且在许多领域得到了广泛应用。因此,将信息技术的相关管理方法引入档案管理中,既可以提高檔案的管理水平,也能够节省工作人员的时间,节省单位的管理成本。

2 实现档案科学化管理的措施

2.1 建立现代化的档案管理系统

目前,国内档案管理水平还比较薄弱,最主要的原因之一是对档案管理工作的认识不够深刻。因此,相关部门务必要建立一套科学合理的现代化管理系统,改变档案管理工作者对档案工作轻视的观念。首先,应当建立一套严密的档案管理机制。管理机制的建立,要与单位的实际发展状况相符合。其次,要改革旧有的档案管理观念,让档案管理者认识到档案管理的重要性。同时,加大对其管理工作的监测力度,如发现有工作潦草马虎者,给以一定的批评惩罚。再者,依据管理工作的不同性质,实行定岗定责的管理模式。在档案管理的系统中,要成立一支工作效率较高的档案管理队伍。这支队伍的带头人要由单位的主要管理者担任,其他管理者要经过精挑细选最终遴选出来。只有这样,才能健全档案的管理机制,提高档案管理的质量。

2.2 培养档案管理员的综合素质

因为档案管理是一份较为繁琐复杂的工作,所以,它对管理者的要求是比较多的。这份工作不仅需要管理者有一定的耐心,在工作中能做到一丝不苟,还要求管理者有较高的档案管理方面的理论知识。因此,在挑选档案管理员的时候,需要认真细致地考察应聘者各方面的素质。另外,对于不同单位、不同部门的档案管理工作,还需要工作人员具有一定量的专业知识。在信息技术加速发展的今天,档案管理者还要对档案管理工作涉及到的信息技术有一定了解,要能够熟练使用相关的网络技术对档案进行收藏和管理。除此之外,由于档案管理者的素质高低不齐,为了提高档案管理的科学化水平,相关单位应该定时组织管理人员的培训活动。通过这种素质培训活动,能够提高档案管理人员的综合素质。同时,应该设立一定的奖惩制度,对表现优异的管理员给予一定的奖励,这样有利于激发其他管理者的工作热情和工作积极性。

2.3 推进档案管理走向信息化

随着信息技术的快速发展,推动档案管理工作走向信息化的发展道路,已是势在必行的。档案管理的信息化包括的内容较多,不仅要求管理者要有先进的管理理念,还要求管理员要有较高的综合素质。除此以外,相关单位还应当引进相当的硬件、软件设备。只有具备了一定水准的硬、软件设备,档案管理员才能在档案管理中,利用相关的信息技术对档案进行收藏和管理。为了推进档案管理工作走向信息化,相关单位应该成立专门的档案管理工作室,最好能购置高效的档案管理软件。利用计算机的相关知识,加快档案管理的电子化、自动化进程。简言之,只有利用现代通讯技术,才能真正实现档案管理的网络化。

2.4 不断完善档案管理,促进管理科学化

因为档案信息是会变动、更改的,所以,在日常的档案管理中,工作人员应该定期地对档案信息进行检查,对变动的信息及时进行修改。对于管理人员的工作,要进行严格的监督、检查,保证他们在工作中做到细致、准确、全面。加大对管理人员的考核力度,确保档案管理工作有条理、有秩序地进行。同时,做好档案管理工作还要具备一定的钻研、探讨精神,努力挖掘出档案信息的潜力,并加大它的利用程度。另外,要推进档案管理的科学化,就要引进高新技术,提高档案管理的现代化水平。当然,在适应新形势需要的同时,也要借鉴传统的档案管理方式,将二者有机结合,不断对档案工作进行创新、完善,把档案的利用程度提升到更高的一个层次。

3 结语

综上可得,档案管理工作不仅与现代人的生活联系得越来越紧密了,还对企事业单位的发展产生了不小影响。因此,着力提高档案管理工作的科学化水平是当务之急。要想真正使档案管理工作走向科学化,首先要建立现代化的管理体系,在此基础上,要着力培养档案管理者的综合素质,并引进高新技术手段,从而推进档案管理走向信息化。除此之外,还应当不断完善、创新档案的管理工作,使得档案的利用程度再上一个新台阶。

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