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探究档案管理中安全保障的总体策略

2019-08-22赵翠玲

卷宗 2019年21期
关键词:档案信息化安全管理

赵翠玲

摘 要:在档案工作进行的过程中,信息化的趋势不断加强。随之而来的就是档案管理的一系列问题。因此,档案管理的安全性和重要性是至关重要的。做好安全保障工作是促进我国档案管理工作的重点。因此,本文主要对档案管理工作中安全保障的总体策略方面进行深入介绍和探究,旨在保障档案管理活动的安全性和可靠性。

关键词:档案信息化;安全管理;对策解决方案

1 档案安全管理的必要性

1.1 档案信息化对档案安全管理带来挑战

现代信息技术在档案事业中的应用催生了檔案信息化,即在档案管理活动中应用现代信息技术,处理、管理档案信息资源并提供档案利用。要确保电子文件的齐全、完整、真实、有效,使现今的电子文件能在几十年甚至是几百年后还能被读取和利用;要将传统载体的档案加工成数字档案,并通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅览、下载等,就必须在电子文件的存储,档案数字化、电子化过程中加强安全管理。

1.2 档案部门存在各种安全隐患

据国家档案局对省级档案馆的安全督查情况及近几年曝光的档案安全事故来看,档案的不安全状况在许多档案馆(室)多多少少的存在着。譬如有的档案利用者在利用过程中窃取了档案原件,致使出现档案遗失的情况,或者档案被放错搞乱,使档案在下次利用中无法被准确提取到;部分档案长期处于外借状态,脱离了档案部门的监管;重要档案的原件在提供利用中仍被使用,加剧了对档案的损坏;档案部门没有及时修复已破损的档案;档案库房不符合建筑设计规范和建设标准,甚至出现屋顶漏水的状况,纸质档案生虫、发霉,直接威胁到了档案的安全;档案人员违反工作规定私自有偿向国外研究人员提供密级档案信息;对电子文件没有采取相应的保护措施和保密措施,部分档案馆(室)有相应措施同时存在措施不当的情况;部分档案工作人员安全意识淡薄,经常发生档案管理制度不完善、档案工作监管不到位的现象。要防止这些状况再次发生,加强档案安全管理、确保档案安全是很有必要的。

1.3 国际国内的安全形势对档案安全

管理提出新要求当前形势下,各个国家特别关注和重点争夺的战略性资源之一就是包括档案在内的各类信息资源,因此档案信息的安全问题就成了影响国家安全的不稳定因素之一,特别是新型电子档案信息的安全问题给新形势下档案安全工作带来了严峻的挑战。同时,地震、水灾、火灾等自然灾害对档案造成的破坏也时有发生,有的甚至是毁灭性的。因此,要防止国内外敌对势力窃取国家核心、机密档案信息,减少和预防人为因素、自然因素给档案带来的损害和破坏,必须加强档案安全管理。

2 档案安全管理存在的问题

2.1 档案安全管理制度不完善

我国在档案信息化建设进程中,国家法规方面仅有于1988年开始施行的《中华人民共和国档案法》、1999年修订发布的《中华人民共和国档案法实施办法》,行业标准有2008年发布的《档案馆建设标准》、2017年发布的《电子文件归档与管理规范》等少数法规和标准为档案安全保驾护航,没有专门出台针对新形势下档案安全管理的、措施较为全面的实施办法。因此,有必要制定有关档案安全的专门规章和具体制度。

2.2 档案信息化过程不可避免地存在不安全因素

档案信息化离不开电子环境、离不开网络,因此其不安全因素也如影随形。档案在电子环境中除了可能泄密外,还存在数字信息丢失、失真和不可用的风险。磁性和光学载体的存储密度很高,但丢失一张光盘可能就意味着丢失了上千份档案的信息。四通八达的网络为合法利用者提供利用的同时,也为档案信息的修改、删除、泄密等非法利用提供了可乘之机。

2.3 档案设施投入不足,档案工作者的安全意识有待加强

部分档案馆(室)没有建立健全档案安全防范体系,没有符合规范和标准的库房,安全配套设施不齐全,相关档案安全管理制度跟不上。档案工作人员在档案的收集、整理、保管、利用等全过程管理中科学化、规范化意识不强,不能严格执行档案工作相关标准和规范,管理不善、监管不力,给档案的安全造成威胁和不良后果。

3 做好档案管理中的安全保障工作的常规措施

档案工作的安全保障工作主要是针对档案信息资料而言的。对档案信息资料进行合理地利用和保管是档案安全保障工作的重点。接下来,笔者就从档案管理的安全保障工作上来进行详细地探讨:

3.1 预防先于补救的安全策略

相关的档案管理工作人员要对预防工作的重要性加强重视,要在档案信息没有出现问题的情况下做好预防工作,这样一旦档案信息出现了任何问题就可以及时采取措施来进行处理和改进,做到未雨绸缪。从实际的工作上开看,主要是将先进的技术和手段应用在档案管理的安全保障工作中,促进档案管理的信息化建设水平。从当前我国档案管理信息化建设的工作形式上可以看出,档案的信息化系统可能会受到病毒的侵袭。导致系统的功能降低,系统严重受损,导致一些档案信息被窃取,进而降低整个系统的性能。严重的还会造成经济损失,使得档案管理系统处于崩溃的状态。因此,相关的技术人员和管理人员要对这一问题加强重视,聘请技术人员对加设相应的防火墙,或者是采用相关的杀毒软件来对信息资料进行保护,防止病毒的入侵。

3.2 防内防外共同作用的安全策略

要努力做好档案的安全保障工作需要从多方面来进行,不仅包括企业或者是组织的外部还要从内部入手,保证档案工作的安全性。在档案工作进行的过程中,要对可能出现的安全问题进行探讨和分析,通常情况下,档案工作的内部出现的安全问题比外部的问题要多,无论是在数量上还是在质量上都是如此。究其原因主要是由于档案管理工作人员的工作积极性以及责任意识不强,或者是工作能力以及专业技能没有达到相应的标准。所以,企业的档案管理工作人员在工作的过程中,会出现档案资料信息管理的不到位,或者是受到利益的诱惑而出现档案信息泄露的问题。除此之外,对计算机操作系统的了解程度不够往往会出现账目或者是管理的不科学性问题。可见,企业发展的内部所涌现出的问题要远远多于外部,因此,档案管理部门要加强对工作人员的培训,以提高其专业技能和综合素质为标准,培养其安全意识。

3.3 持续发展战略

做好档案信息的安全保障工作并不是短暂性的工作,应该具有一定的长期性。因此,档案信息的安全问题要得到人们的高度重视。其中较为重要的就是科技的应用。现如今,无论是产品还是管理理念都在进行不断的更新换代,档案管理工作的各项内容都在不断变化,不仅存在着严重的漏洞,还会造成严重的经济损失和信息的泄露。为了避免档案信息的不稳定性持续存在,需要完善管理措施,制定相应的制度,将安全保障工作放在首位。实现档案信息安全的稳定性以及可靠性。

3.4 要抓紧出台相关配套规章制度。由于基础性法律的

条文一般比较原则,而在档案安全基本法律缺失的情况下,要抓紧修订或制订覆盖档案收集、整理、移动、利用、数字化等全流程的档案安全配套制度,以增强档案安全立法立规的可操作性和实效性。

参考文献

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