保俊伟

【摘 要】本文以大数据为背景，结合企业发展实际，对企业文书档案管理工作进行了系统的介绍，剖析了新时期企业文书档案管理工作的价值，阐述了具体工作内容，着重探讨了信息化管理及利用情况，以期全面提升企业文书档案管理水平，为企业可持续稳定发展提供坚实保障。

【关键词】大数据；企业文书；档案信息化管理；利用

企业文书档案主要形成于企业生产经营实践，对社会以及企业发展具有重要保存价值，是企业行政管理工作不可或缺的内容，对企业运行、发展具有原始凭证性作用。企业文书档案管理工作极具现实意义，其整理与存储利用工作需要引起高度关注。在信息技术的影响下，企业文书档案管理信息化建设成为趋势，因此，要对管理模式进行优化，发挥大数据信息技术的优势，有效提高管理效率，强化档案服务价值的实现，为企业整体管理能力的提升奠定坚实的基础。

一、大数据环境下企业文书档案管理发展的概述

（一）企业文书档案的内容及作用

企业文书档案是在企业经营发展活动中形成的各种价值性资料，涉及内容较为广泛，如企业内外部文书往来、企划文件、合同以及审计考核资料等。从时间角度讲，文书档案既记载了企业的过去，又对未来管理与发展发挥基础性依据作用。在企业发展中，全局性与长远性十分关键，而持续性发展离不开文书档案的辅助功能。

（二）大数据背景下企业文书档案管理模式的转变

在传统文书档案管理中，纸质档案管理为主要形式，人工管理为主要手段，需要投入大量人力、物力，档案查阅使用难度系数较大，直接制约档案利用率的提升。随着信息技术的发展，大数据时代势不可挡，先进信息技术在企业文书档案中得以渗透，纸质档案数字化建设加快，档案管理与使用突破时空限制。依托大数据，企业文书档案处理能力更强，对有价值的信息的挖掘具有强大的支撑作用。

二、大数据对企业文书档案产生的影响

（一）改变传统文书档案管理思维，信息化管理观念深入人心

随着信息技术的不断升级与更新，企业文书档案管理理念逐渐发生变化，以往“重管理、轻应用”的观念被抛弃，信息化手段得以全面贯彻，要重视信息的搜集与提取，以便为企业创造更大的价值。信息化手段在文书档案记录与管理中发挥着重要作用：强化管理效率的提升，增强文书档案查询与利用工作的便捷性，加快企业档案管理模式的转变与优化。依托大数据，发挥数据挖掘技术的优势，开发数据信息潜力，构建更加精细化的二次信息，能够全面提升档案利用效率。

（二）大数据拓宽文书档案利用范围，信息资源共享性更强

立足现代社会，大数据最显著的影响就是对数据信息的共享与应用。企业文书档案管理与大数据环境的融合在丰富档案信息内容的同时，档案信息共享程度更高，利用范畴不断拓展。在企业内部，不同部门对文书档案的要求与需求也存在差异。在文书档案共享过程中，能够借助对权限的管控，实现对不同层级信息资源的共享，保证达到不同客户的差异性需求，大大拓宽了文书档案服务领域，这对发挥企业文书档案价值具有强大的促进作用。

三、大数据环境下企业文書档案管理工作的方向

（一）数字化管理成为新时期企业文书档案管理的主要模式

在传统文书档案管理中，主要以纸质档案管理方式为主，这就需要在档案鉴定、整理以及归档环节耗费大量人力、物力。大数据背景下，企业文书档案管理手段发生转变，数字化成为主流，在保证档案信息内容的前提下，积极健全档案数据库，依托电脑进行资料的整理，工作时间会大大缩减，工作效率会显著提升。

（二）网络化管理成为企业文书档案管理的核心手段

纸质档案向数字化档案转变之后，文书档案管理工作需要以计算机网络技术为手段，打破原有档案管理的束缚，为档案管理人员进行数据挖掘创造了机会，并促使他们积极探求信息之间的逻辑关系，满足了档案多角度查找的需求。另外，数字化档案的查找不受时间与空间的制约，满足了不同层次、不同类型以及不同地域用户对资源的需求，信息共享性更高，在根本上满足企业内部更多部门与人员对档案信息的需求。由此可见，在大数据时代，面对企业文书档案管理，资源共享是关键，需要以网络化管理为核心技术手段，强化档案服务价值的发挥。

（三）安全管理是企业文书档案管理不可忽视的内容

基于大数据背景，数字化企业文书档案的应用能够有效减少对原始文件的损坏，但是，在档案信息建设过程中，风险问题也一直存在，信息安全问题十分突出。为此，企业要立足实际，对信息技术进行不断优化升级，强化相关安全管理技术的创新，积极进行管理系统的升级与改造。具体讲，要积极建立档案安全应急预案制度，减少操作失误与网络故障，避免遭受病毒与黑客攻击，降低网络遭受侵袭的几率，维护企业文书档案的安全性、完整性与可靠性。

四、大数据环境下如何加快企业文书档案的信息化管理及利用

（一）做好企业文书档案的完善工作，强化海量信息的整合与共享

对于企业文书档案而言，在大数据影响下，要保证其内容丰富，维护数据之间千丝万缕的关系，这也是新时期企业文书档案管理工作的基本要求。具体讲，在延续传统纸质档案管理模式优势的同时，要对多种形式的载体形式进行充实，融文字、图片、音频以及视频于一体，更显档案的直观性与生动性。在大数据时代，既要依托信息技术对传统纸质档案中有价值的信息进行研究，又要重视数据库建设，实现对多元化信息的有效聚合与分类，深入探析庞大数据信息之间的相关性，达到信息的高效整合，完成数字档案海量信息的分析与探究，最大限度实现资源共享。

（二）全面应用信息化管理技术，构建信息化文书档案管理机制

立足信息时代，企业文书档案单一化的库藏凸显滞后性，无法满足新时期企业对档案的需求。为此，要积极引进先进管理技术，如数据库技术、网技术、云计算等，构建科学的档案管理系统，尤其要重视设计高效的检索系统，强化档案数据的快速处理，以企业实际需求为方向，形成满足各个层级需要的数据信息，而后进行信息的细化与整合，最终实现企业文书档案的信息化管理机制。

（三）重视文书档案挖掘的分析与利用，强化文书档案服务的针对性与个性化

从功能角度分析，大数据的真正作用是支持数据分析，一旦忽视分析，只是进行前期的检索与统计，数据价值无法得到发挥，企业文书档案的数字化成果也很难在企业管理中得到体现。为此，企业文书档案管理需要将数据挖掘作为核心内容，即以数据挖掘技术为手段，借助对原始资料的整理，全面进行数据价值的深度挖掘，善于进行数据的整合与分析，发现数据隐藏的真正知识，明确数据信息之间的潜在关系，避免出现信息孤岛现象，促进信息的高效传播，全面提高文书档案利用水平。借助信息挖掘，能够准确提取用户所需信息，准确判断用户实际需求，从而有制定针对性的服务方案，尽显服务的个性化与定制化。

五、结语

综上，立足大数据时代，互联网技术得到飞速发展，体现在各行各业，企业文书档案管理工作以信息技术为先导，强化管理专业化水平的全面提升。基于此，要全面分析大数据带给企业文书档案管理工作的影响，掌握新时期发展方向，强化信息化管理的有序开展，善于利用数据挖掘技术，实现对价值性档案资源的整合分析，构建多元化服务体系，切实提升企业文书档案开发利用效率，为企业可持续发展提供坚实的保障。

【参考文献】

[1]周萍.企业文书档案的信息化管理探究[J].办公室业务，2018 （08）：78.

[2]董志敏.基于大数据背景中企业文书档案的信息化管理及利用分析[J].绿色环保建材，2017（02）：13.

[3]马红梅.试论大数据环境中企业文书档案的信息化管理[J].办公室业务，2016（20）：176.