电子图档的建立与应用

2019-07-19赵明

神州·下旬刊 2019年6期

赵明

摘要：在科技日益发达的今天，档案管理工作也需要逐步实现信息化、数字化、标准化、规范化。电子图档的建立是一项复杂的系统工程，既保护了档案实体，又方便档案资料的利用，切实提升工厂档案工作的管理水平。

关键词：图档管理;信息化建设;模型定制;文件导入

工欲善其事，必先利其器。在科技日益发达的今天，档案管理工作也需要逐步实现信息化、数字化、标准化、规范化。对于企业档案，尤其是科技档案更为重要。在企业中实施PLM图档管理系统对于提升制造业的产品快速创新能力和优化制造管理水平，促进制造业的跨越式和可持续发展，促进具有自主知识产权的企业信息化软件产业的形成和发展，都具有不可估量的重要意义。

一、电子图档建立的缘由

建厂40多年来，随着修理机型增多，工厂馆藏资料也逐年增多，依靠人工查阅档案的方式已经很落后了。为了适应社会发展需要，加快档案信息快速、科学发展，实现档案的现代化、信息化和数字化管理。工厂在充分调研、论证后，确定引进满足工厂档案管理需求的英泰PLM电子图档的管理系统。

电子图档的建立是一项复杂的系统工程，同时也是档案工作中出现的一件新生事物。工厂在各车间逐步取消了资料员设置，集中人力把馆藏技术资料进行扫描并导入到英泰系统，即把档案从实体过渡到电子图档。此项目完工后，可授权于各级主管领导和全厂工程技术人员，供其在网上查阅学习、参考使用，但无权下载和更改。同时人工查阅和电子查阅两种方式并行，使档案查阅更加迅速、快捷、方便，达到点点鼠标就能查到自己所需资料的目的。

二、对电子图档的要求

为确保档案数字化工作顺利开展，提出如下要求：1、要提高认识，积极推进。档案数字化不但可以便捷全面的提供档案信息，而且可以有效地保护档案原件，确保档案实体安全。2、要统筹规划。要有计划有步骤地进行，避免造成人力、物力、财力的浪费。3、要加强基础工作和全程控制，保证档案数字化质量。档案数字化工作中无论建立档案目录数据库、進行档案原文扫描，还是数据检索，提供利用，都要做好数字化前期的分类、整理、著录、鉴定等各项基础工作，要做好档案数字化的全程控制，注意全面的质量检查。4、要建立档案数字信息安全保障体系。要着重加强主机安全，网络安全，数据库安全等方面的工作，配备必要的软硬件设施设备，建立健全信息安全管理制度，尤其是要加强对数字化加工人员的安全管理和保密教育，确保数字化各个工作环节万无一失。

三、采取的措施

首先，在维护档案实体安全、确保档案内容的保密方面采取了以下措施：

1.与项目组的每个成员签订保密协议。

2.配备项目所需的计算机，签封计算机USB接口，在项目工作间安装监控镜头。

3.不定期对项目组全体成员进行档案安全、保密意识培训。

其次，结合档案的实际情况，制定实施细则，实现项目质量管理标准化、规范化：

1.档案整理方面：档案移交，填写档案交接表，一式二份，按机型分类，便于查找和管理。

2.档案数字化方面：以“保真”为原则，尽可能使数字化文本版式、字体标点接近原文式样。

四、图档的建立过程

电子图档管理系统自2007年开始建模，工厂不但做了大量的技术准备工作，还投入了大量人力、物力，使工厂的图档管理系统初具规模。具体过程如下：

1）模型的定制

首先，根据工厂目前存档的技术文件内容进行分类，包括工厂文件、技术条件、军品图纸，企业标准、通用标准、现行工艺、修理资料等。利用数据模型定制工具，对每个类别进行属性，权限、人员设置，并根据技术文件内容进行规则设定。截止到2008年12月底，模型定制已基本完成。