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如何进行有效的投标管理

2019-06-06韦薇

建筑建材装饰 2019年6期

韦薇

摘要:在建筑市场竞争日益激烈的今天,施工单位通过投标方式获取工程项目已经越来越普遍。对于大多数企业而言,投标的成败直接关系到企业的存亡,因此施工单位必须重视投标工作,加强投标管理,不断提高编标水平,增强竞标实力,从而确保企业的可持续发展。本文通过阐述投标管理的重要性及具体方法,并结合投标工作的实际情况,进一步分析如何通过有效的投标管理,不断提高中标率,从而促进企业健康稳定的发展。

关键词:投标管理;投标工作;投标策略

中图分类号:F284

文献标识码:A

文章编号:1674—3024(2019)06—0013—02

1 引言

投标管理是投标工作的核心,有效的投标管理不仅能使投标工作有条不紊,确保投标工作高质量高效率的完成,还能不断提升整体编标水平,大大提高中标率。投标工作通常比较繁琐,如果没有一套良好的投标管理方法,投标过程就会更为艰难,投标结果也会不尽人意。因此投标管理十分重要,只有掌握合适的投标策略和技巧,做出高水准的标书,才能圆满的完成投标任务。

2 市場分析

2.1 客户角度的竞争力分析

它是参与者双方或者多方的一种角逐或者比较而体现出来的能力,是一种相对指标,必须通过竞争才能体现出来。目的是从客户的角度考虑新开发的产品是否具有竞争力。从客户角度主要考虑以下方面的因素:产品价格、购买的方便性、包装、性能、易用性、品质保证、生命周期成本、社会接受程度等。

2.2 战略定位分析(SPAN)

SPAN是按照“竞争力”和“市场吸引力”的高低,构建一个四象限模型,通过评估项目所在的位置,为项目投资决策提供支持。其中竞争力包括市场占有率、顾客满意度、成本竞争力、核心能力等;市场吸引力包括市场规模、市场增长率、获利机会、战略价值等。

象限1:竞争力高、市场吸引力高,属于重点发展项目;象限2:竞争力低,市场吸引力高,可以通过提高项目指标提升竞争力,也可能在资源不足时选择退出;象限3:竞争力低、市场吸引力低,如果已启动此项目,尽早退出,如果项目未启动,选择放弃,象限4:竞争力高、市场吸引力低,获利了结。通过客户角度的竞争力分析、战略定位分析等工具进行深入细致地市场分析,积累、比较相关数据,综合得出项目的市场前景,为投资者是否投资或者竞标提供决策依据。

3 投标主要流程

投标是一项细致繁琐的工作,每个环节环环相扣,不容任何疏忽,只有抱着严谨的工作态度,小心每一个投标细节,才能提高编标质量,增加中标概率。

3.1 制定投标方案

制定投标工作实施方案,建立投标工作小组,明确各项工作的完成时间、内容、责任人,确保标书在投标截止日期前完成。

3.2 招标文件评审

针对招标文件的商务条款、技术条款进行逐条梳理,明确公司是否能够满足招标文件的各项要求。对不理解或有疑问的内容进行整理,在澄清截止日期前发送至招标单位。

3.3 投标文件编制

严格遵照招标文件格式进行标书编制,对招标文件提出的实质性要求和条件作出响应,按照招标文件要求提供完整的企业资料、人员资料、业绩资料等,确保投标文件不因缺项、漏项而扣分。

3.4 投标文件审核

投标文件编制完成后应由投标小组成员对照评分表逐一审查,确保不丢分,然后由相关部门进行审核,对需要修改的地方进行汇总反馈给编标人员,经编标人员修改后形成的终稿再由公司领导最后把关。

4 投标前准备工作

4.1 投标信息的收集与分析

在投标之前,收集并分析投标信息十分重要,它直接影响着投标决策。投标信息主要包括项目情况、招标人情况、资质要求、竞争企业情况等。

4.1.1 项目情况

项目情况主要包括项目所在地的地理环境、自然条件、材料价格、技术难度、资金情况等。通过掌握项目的基本情况,可使投标人对项目做到心中有数,并能利用自身优势,在投标过程中做到有的放矢。对施工环境恶劣、技术难度大、需要大额垫资的项目,投标人可根据自身情况,在报价方面进行合适的调整,也可以通过项目评估,放弃不良项目,继续寻找优质项目进行投标。

4.1.2 招标人情况

通过了解招标人的企业信誉、资金实力、业绩情况等,投标人可对招标项目进行深入筛选。针对信誉不佳、资金实力不强、没有优良业绩的招标人,可以放弃投标,从源头避免施工风险。相反,招标人情况良好,则可以选择继续投标。

4.1.3 竞争企业情况

了解竞争企业情况对制定投标策略十分重要。认真分析竞争企业的投标特点和策略,与竞争企业进行实力对比,明确自身优势与不足,制定合适的投标策略,做到扬长避短,才能从激烈的竞争中脱颖而出。

4.2 组建投标小组

投标项目一旦确定,就要立即组建一支经验丰富的投标小组。投标小组的各个专业必须配备齐全,如果人手不够,应及时抽调项目部的人员进行协助投标。投标小组里的各位成员应有合理明确的分工,严格按照投标计划执行,做好统筹安排,注意时间节点,为最终的报价决策留有时间,确保标书在开标之前递交。

4.3 投标前的现场勘查

投标前现场勘察是为了掌握项目所在地的实际情况,使得投标报价考虑得更为全面,施工组织设计更加具有针对性。勘察的内容主要包括现场的水文、地质、气候、地震烈度、施工场地四周情况、供排水、供电、道路条件等。做好现场勘察十分重要,一旦提交了投标文件,则不能因为现场勘查不周、对各种因素考虑不全而提出修改投标报价或提出补偿要求。

5 投标过程管理及因素

编制投标文件是投标过程中的核心内容。投标文件的编制主要分为三大部分:施工组织设计、商务、报价,分别由对应的人员进行编制。施工组织设计在编制过程中应注意针对性,要根据投标项目的真实情况和特点进行编制,不能完全使用通用模版,一定要有解决施工难题、体现施工技术的具体方案,突出投标人的亮点和优势。编制商务标时,必须反复阅读招标文件,尤其是投标前须知、废标条件、评分情况表等,一定要响应招标文件要求的一切内容,确保不被废标。对于报价的编制,报价人员必须要熟悉预算软件,对每一个数字要时刻保持认真谨慎的态度,避免任何错误。编标完成后,必须进行换手复核,层层把关,发现问题及时改正。标书密封阶段,要严格按照招标文件的盖章签字及密封要求执行,确保投标文件的顺利递交。

在决定投标之后,接下来要做的就是如何全面而高效地进行投标准备工作,以便做到心中有底,在激烈的竞标过程中能够脱颖而出,旗开得胜。为此,必须首先了解影响投标的主要因素,并有针对性地采取合适的策略。

(1) 技术实力

赢得竞标成功,毋庸置疑自身的技术实力是前提条件。技术实力表现在投标人在该业务领域里拥有的技术水平,如果投标人所具有的技术水平在业内是顶尖的、在国内是卓越的,在国际也是一流的,那竞争力就越强。当然,有时技术水平和性价比是矛盾的,技术水平先进可能成本就比较高、价格也就比较贵,而有些新技术同时还具有一定的风险。

(2) 研制基础

项目投标时,单位的研制基础也会受到客户的重点关注。单位的基本状况、研制能力、特别是承担同类或相似产品的经历非常重要,这可能直接关系到项目竞标的成败。这一点在国家重大项目竞标中表现得尤其明显。

(3) 价格因素

无论何种项目投标,价格因素总是占据非常重要的地位。一般追求高的性价比是客户的目标,但是不同的项目投标要求也不尽相同。对于某些技术成熟的项目或者已有的产品,客户可能要求低价中标。而对于某些难度较大、有一定风险的项目,客户可能更看重投标方的技术方案先进陛、产品的质量等,而对于价格要求合理即可。总之,对于不同的项目投标,价格分所占的比重有所不同,一般在招标书中会有标注。

(4) 标书质量

要编制高质量的标书,首先应该成立相对固定的投标队伍,且尽量相对集中,以保证投标工作能够高质、高效地开展。其次,根据招标文件要求,一定要逐条逐句核对,尤其要注意招标文件中的一些特殊说明,确保招标文件的每个字眼都落实到投标书中。

6 投标管理中的关键点

6.1 投标管理的重要性

投标是施工单位获取工程项目的主要途径,是确保企业可持续发展的重要保证。投标管理水平直接影响着投标结果。采取有效的投标管理方法,能够大大提高中标率,为实现中标奠定良好基础。重视并加强投标管理,可以不断提高编标水平,大大提高企业的市场竞争能力。

6.2 投标人才管理

投标工作是一项专业性较强、要求较高的工作,必须配备高素质的专业人才,主要分为报价人才、商务人才、施组人才。其中报价人才和施组人才又分为土建专业、安装专业、市政专业、公路交通专业等。不同专业的投标人员必须配合密切,具有良好的团队精神,齐心协力,共同编制出高质量的投标文件。此外,投标人员必须始终保持乐于学习的态度,不断更新知识,提高专业能力,及时了解并掌握本专业的最新动态。由于投标工作经常需要通宵熬夜,所以要求投标人员同时具备良好的身体素质和吃苦耐劳的精神。

6.2.1 加强专业能力

除了日常投标工作外,应利用空闲时间组织投标人员学习新的专业技能。可以通过专业刊物、专业网站等方式进行交流和学习,也可邀请专家进行上门培训,通过不断更新专业知识,有利于掌握市場最新趋势,加强投标技巧,从而不断提高投标人员的专业能力。除此之外,应在每次投标结束后,积极总结经验,认真分析失利原因,避免重复性及低级错误,通过长期的经验积累,不断提高标书质量。

6.2.2 加强责任感

投标是一项保密性极高的工作,一旦报价信息透露给竞争对手,后果不堪设想,因此在日常工作中应加强投标人员的责任感,在投标过程中提高警惕,小心谨慎,防止投标信息的泄露。与此同时,要坚决抵制诱惑,不能主动向竞争对手透露报价信息。编标过程中,要始终保持严谨的工作态度,认真分析招标文件的各项内容,防止废标情况的发生,对标书的编制高度负责。

6.2.3 提高奉献意识

由于投标工作具有时效性,必须在规定的时间内提交标书,投标人员经常需要加班加点,甚至牺牲节假日的时间进行标书的编制。为了确保投标工作的顺利开展,应不断加强思想教育,提高投标人员的奉献意识,使每个投标人员能够坚守在工作岗位上完成投标任务,为公司的经营承揽工作贡献力量。

6.3 投标工作环境管理

投标人员长期处在高强度高压力的工作状态中,为了投标人员的身心健康,必须给投标人员制造一个良好的投标环境。

6.3.1 保持投标人员的相对稳定。不能因为某个投标项目的失败而将责任人辞退,必须让投标人员感受到企业的包容心,适度的减小投标人员的心理压力,给投标人员制造一个相对稳定的环境,有利于加强投标人员的企业归属感。

6.3.2 结合本企业的实际情况,制定切实可行的投标管理办法,尤其在奖金方面一定要及时兑现,充分调动投标人员的工作积极性。此外,要制定轮休制度,保证投标人员的休息时间,使其身心得到充分放松,以便更好的投人工作。

6.3.3 为投标人员配备电脑并购买编标软件,增派足够的项目部人员进行协助投标,合理的分配投标任务,让投标人员有时间走进市场,做好充分的市场调研。

6.4 投标报价的决策

为了在投标竞争中取得胜利,除了投标人员在编标过程中做到一丝不苟,报价决策更是关乎着中标的与否。采取合适的投标策略,是取得中标的关键。投标人要根据经营状况和盈利目标,充分考虑自身优势和劣势,结合竞争形势、投标项目的整体特点,按照工程的类别、施工条件等确定报价策略。主要的投标策略有:低利型策略、盈利型策略、低报价高索赔、不平衡报价法、多方案报价法等。投标策略必须要根据项目具体情况灵活调整、随机应变,才能发挥巨大作用。

7 结论

投标已成为市场竞争中最重要的环节,施工单位必须不断加强投标管理,认真研究投标策略和技巧,丰富投标经验,提高经营能力,推动企业更好更快的发展。

参考文献:

[1]徐伟,徐蓉.土木工程概预算与招投标[M].同济大学出版社.2002年.

[2]张允明.投标报价策略及投标文件的编制[M].中国建材工业出版社.2004年.