王丽晖

摘 要：在现状下，信息化手段已经能够全面运用于单位文件管理，进而达到了简化文件管理过程以及避免文件遗失的目标。作为电力设计院来讲，设计院在日常工作中很可能会产生较多的设计图纸与设计文件，因此亟待健全现有的文件管理系统。电力设计院针对文件管理系统有必要做到及时进行更新，并且运用全新的技术手段来提升文件管理的效果。

关键词：电力设计院;文件管理系统;具体应用

电力设计院在目前的电力开发以及电力项目设计的领域占据关键地位。近些年以来，电力设计院需要面对复杂程度较高的电力项目设计，因而在客观上体现了妥善管理电力设计文件的必要性。与原有的文件管理方式进行对比，建立在信息化手段前提下的電力文件管理系统具有更好地文件管理效果。电力设计院通过更新现有的文件管理系统，应当可以保证达到提升电力项目建设效益、降低项目管理成本以及保障电力设计科学性的目标。

一、创新文件管理系统对于电力设计院的必要性

作为源头性的电力建设单位而言，电力设计院在目前的电力项目建设中体现了重要作用。具体针对电力项目设计来讲，电力设计院需要组件相应的设计团队，并且指派负责人用于负责整个的电力项目设计。项目负责人在拟定宏观的电力项目方案前提下，对于电力设计项目还要做到合理进行分解。项目设计团队内部的各个具体人员都要明确自身的职责所在，通过运用密切配合的方式最终给出科学的电力项目设计成果。从现状来看，创新文件管理系统对于电力设计院单位具有如下的重要意义：

首先是跟踪最新的电力项目进展。在传统的电力设计模式下，负责设计某个电力项目的具体责任人员需要亲临电力施工现场，然后才能获取当前的电力工程进展信息。但是与之相比，电力设计院如果拥有了信息化系统作为支持，那么可以明显简化电力文件管理以及项目跟踪的过程。在此前提下，项目设计人员只要登录文件管理系统，并且点击相应的系统位置，就能够做到随时跟踪当前的电力施工最新进度，因而体现了强大的系统搜索功能。

其次是避免烦琐的电力设计文件收集与文件保存过程。电力设计院最关键的职责就在于设计各类的电力项目文件。然而从现状来看，多数的电力设计院都需要面对设计文件迅速增多的现状。因此为了简化目前的设计文件管理过程，那么电力设计院亟待引进全新的文件保存与文件管理方式。同时，运用文件管理系统还能做到随时收集并且更新电力设计文件的目的，确保电力设计人员针对目前全新的电力设计信息能够随时进行调取与查阅。

第三是确保电力项目设计文件的完整性与精确性。对于原有的文件保存方式而言，工作人员如果没有做到妥善保存电力项目文件，那么很可能造成文件破损或者电力设计信息丢失的现象。但是与之相比，运用信息化的文件管理系统即可有效避免此类的文件管理隐患。在文件管理系统中，各类电力设计文件都能够保持完整性。

二、文件管理系统的具体运用要点

（一）文件管理系统的运行流程

建立在信息化手段之上的文件管理系统具有便于进行文件管理操作、随时更新文件信息以及简化项目设计流程的重要作用。具体在文件管理系统的运行中，文件管理员首先需要登录文件管理的界面，然后运用上传文件的方式来保存相应的电力设计文件。在此前提下，文件管理系统即可运用自动化的方式来发送电力设计文件，从而保证在较短的时间里迅速审批文件，并且对于烦琐的文件流转与文件审批环节进行了全面简化。

具体在实践操作中，文件管理系统设有相应的系统登录权限，因此需要输入密码然后才可登录该管理系统。在顺利完成登录之后，工作人员针对系统保存的各类设计文件就能进行相应的下载操作。通常来讲，电力设计文件主要应当包含项目规格书、电力系统图、安装接口图、数据表、变更项目设计的相关记载等。设计院内部的工作人员对于以上的各类电力项目文件都可以进行下载。并且，该系统还设有可追溯的下载时间与下载人员信息登记，确保对于下载信息能够有效进行保留。

（二）文件管理系统的运用实例

例如在目前看来，很多电力设计院都已经引进了VES（控制室的可居留应急系统）技术，该文件管理系统重点针对设计与建设目前的三代核电站而言。具体而言，关于VES系统主要可以运用在目前的核岛项目设计以及核电站设计中，该系统可以用于保存管道设计、土建设计、暖通电气设计、机械设计、仪表控制以及电气设计等各项关键的项目设计信息。在成功登陆该文件管理系统以后，工作人员即可查看系统现有的设计文件总数。

如果遇到需要更改原有设计方案的特殊情况，那么也必须通过该系统来进行相应的变更操作。具体针对单个的电力设计文件而言，系统可以全面展示该文件的详细名称、文件编号、文件的种类、设计文件的负责人员名单以及上传文件的精确时间等数据。

由此可见，文件管理系统与目前的信息化手段应当能够有效进行结合，进而达到了优化与改进电力设计运行模式的目标。在现状下，作为电力设计院的管理者就是要切实转变原有的认识，并且通过推广文件管理系统的措施来创建保密性与实效性更好地电力文件管理方式。同时，电力设计院也应当善于运用文件管理系统来简化文件管理的基本操作步骤，通过创建数据库的方式来妥善保存电力设计文件。

结语

经过分析可见，电力设计院通过推广新型的文件管理系统，应当能达到有效简化文件管理过程的目的。与此同时，作为项目设计人员还能做到随时查阅相应的电力设计文件，确保电力设计文件能够保存完整并且避免信息丢失的隐患与风险。因此在目前设计电力项目的具体实践中，作为电力设计院仍然应当逐步创新文件管理系统，确保在引进全新文件管理技术与管理方式的前提下推进电力设计院各项日常工作的顺利开展。

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