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探究机关单位档案管理信息化

2019-03-18刘璐璐

卷宗 2019年5期
关键词:机关单位信息化建设探讨

刘璐璐

摘 要:随着我国经济的快速发展,现代化信息技术不断发展,档案管理现代化已经成为一种必然趋势,机关单位档案管理信息化建设是一项长期的工作,涉及很多内容,必须将各种软硬件设施配置齐全,实现档案管理现代化,所以机关单位应结合实际情况,加快档案管理信息化建设,方便资料的查询,将档案材料的作用发挥出来,提高档案的利用率。本文对机关单位档案信息化建设的意义进行分析,并提出可行的优化策略。

关键词:机关单位;档案管理;信息化建设;探讨

1 档案信息化建设的意义

我国的档案信息化建设中,机关单位档案管理信息化十分重要,在提升机关事业单位管理上发挥重要的作用,可以将各种资料与数据收集起来,逐渐建立完善的咨询体系,使得机关单位日常管理更加规范化。机关单位档案加快信息化建设后,可以提升对收录档案信息的利用率,方便档案的建立与资料的查找,有效的节约查找的时间。机关单位档案管理信息化水平不断提高,有效保存大量的信息,节约档案的装具。机关单位减少人力、物力和财力的投入,使得档案管理工作更加高效,实现经济效益与社会效益的提升。

2 机关单位档案管理的现状

2.1 对档案管理工作认识不足

由于很多机关单位领导没有充分认识档案管理工作的重要性,没有意识到档案管理工作对单位发展的影响,甚至一些领导撤销档案管理机构。单位档案工作人员不注重档案管理工作,缺乏工作动力,管理意识和保密意识淡薄,导致档案管理工作混乱,使得档案丢失,严重影响单位的正常发展。由于单位档案管理人员在工作中缺乏文件归档保存意识,不注重档案的保存,导致档案工作人员收集文件不齐全,使得收集档案资源无法有效的利用。

2.2 档案专业人才匮乏

由于档案管理工作是一项专业、复杂的工作,只有专业的人才才可以胜任,档案工作人员决定档案管理的质量和效率。由于机关单位都是定编定岗的,档案管理人员都身兼数职,工作十分繁忙,无法做到面面俱到。很少有档案管理人员是专业科班出身,在进行档案管理前,对档案基本不了解,只能听前任档案人员进行介绍。另外由于档案人员流动太过频繁,档案工作交接不及时,档案业务知识和业务不能有效传承。就算配备专职档案人员,也因为档案人员态度问题,影响档案工作效率。

2.3 档案经费投入少,软硬件设备落后

机关单位档案管理涉及很多部门,所以健全基础设施、充足的资金投入十分重要,很多单位没有现代化管理软硬件设施,甚至连基本的档案库都没有,有的档案库面积小,还堆放其它杂物。档案基础设施不全,库房建设不规范,对温湿度不能有效的控制,档案出现霉变、损坏,严重的威胁档案的安全。

2.4 缺乏规范有效的档案管理和利用制度

做任何事情、任何工作都应遵循道德规范或规章制度,但是一些机关单位档案管理不健全,缺乏相应的制约机制,还有的单位规章制度比较全面,但是缺乏执行力,没有将各项规章制度有效的落实。

2.5 基础环节工作薄弱

档案管理工作分为档案的收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、利用、统计,各环节都影响档案管理能否顺利进行,对档案管理基础工作不到位,档案价值鉴定不到位,使得很多没有保存价值的材料进入档案室,加大库房压力,加大工作人员的工作量,到了保管期限销毁材料,使得保管矛盾越来越突出,档案管理基础环节工作薄弱影响档案管理工作。

3 档案管理中档案信息化建设的措施

3.1 创新观念,促进档案管理的信息化发展

在档案管理信息化建设中,会存在各式各样的问题,想要更好的解决这些问题,需要不断创新。档案管理系统具备自动备份的功能,现阶段档案管理部门没有建立自动备份系统,数据安全性得不到保障。对此应对政府部门提出要求,不断对其职能进行创新。

3.2 提高档案管理人员的专业水平和能力

在档案管理过程中,工作人员处于主导地位,管理人员的综合素质对档案管理工作的质量有重要的影响。工作人员应改变过去的管理理念,积极掌握新型的管理技术,在管理过程中应因地制宜创新档案管理的方式。应加强对档案管理人员的培训,借鉴先进的档案管理经验,认真总结工作的存在的问题,有效提高档案管理的水平,使得档案管理工作更加科学化。

3.3 搭建网络信息数字平台

档案管理过程中,应建立全面的数字化平台,为档案信息化建设创造更好的网络氛围。在平台信息化建设过程中,应建立完善的档案资源管理数据库,更好的进行收集、归档、整理。在对档案进行信息系统建设过程中,建立档案信息查询的相关链接,有效的保证档案信息管理与其他信息更好的区分,并进行无缝连接。

3.4 深化档案意识,提高重视程度

应改变传统的思维方式,适应社会的发展趋势,利用先进的思想观念和技术,建立与时俱进管理制度,促进档案工作可持续发展。档案室应向数字化档案室方向发展,应在档案管理中创新。档案管理为社会各界提供综合性、战略性的高质量的档案信息服务,对档案信息资源进行深层次的加工,为人民群众提供高质量的档案信息服务。档案人员应积极做好档案工作的宣传,提供有关档案工作资料参与决策需要,争取更多的支持。

3.5 安全保障体系建设

随着档案信息化的不断推进,档案信息安全问题十分突出,所以档案信息安全保障体系建设十分重要。应加强硬件设备的配置,将档案信息化管理纳入单位信息化管理体系中,从而改善设备的条件。安全保障包括档案信息存储安全和档案信息利用安全,在信息存储安全方面应增强档案信息安全和网络安全意识,加强计算机网络管理系统的监控,装备防毒软件,对于各数据库进行备份,保证档案信息安全。

4 结语

隨着网络与信息技术的快速发展,信息化管理已经成为当今主流,档案信息化建设有利于提高档案服务效能、拓宽档案服务领域、创新档案工作模式,档案信息化管理具体工作中需要工作人员的主动性,档案管理人员应有良好的职业道德,提高档案工作信息化管理的质量,促进机关单位的经济、政治、文化的建设。

参考文献

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[2]李晓琳,王艳华.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].企业改革与管理,2016(3):58-58.

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