简述新时期如何做好企业档案管理及利用工作

2019-01-28牛贵娇

探索科学(学术版) 2019年8期

牛贵娇

山东省邹城市市容环境维护中心山东邹城 273500

档案管理工作和人们日常生活有着密切的联系性。伴随着信息化建设进程的加快,档案管理工作的重要性逐渐体现了出来,与此同时,新时期也对于该项工作提出了极高的要求。基于此,这就需要顺应时代发展潮流,加大创新和改进力度,采取各种新型技术实施档案管理工作,在健全档案管理体系的基础上促使档案管理工作越来越具备规范性。

1 新时期背景下强化企业档案管理和利用工作的必然性

档案管理工作包含了诸多环节,其涉及到了组织机构运行、建设中的各项信息。而伴随着社会的快速发展,档案管理工作水平逐渐提高,其在各个领域内占据着重要的位置。对于档案管理工作来讲,不可以一味的停留在信息收集和整合方面,而是将关注点放在采取何种方式来利用档案自身。从实际情况来看,该项工作的开展为经济运行和行业活动的开展提供了准确的参考依据和信息支持。

2 对于企业档案管理和利用工作存在问题的分析

2.1 企业不够重视档案管理以及利用工作伴随着我们国家社会主义市场经济的不断发展,各个行业面临着激烈的市场竞争环境。在这种情况之下,导致我国企业将更多的精力和资金花费在增强企业综合竞争力的方面。在通常情况下,不够重视档案管理以及利用工作。档案管理工作是企业行政管理工作的一部分,与此同时,档案管理工作也并不能给企业带来直接的经济效益。而在这种情况之下,导致大多数的管理人员对于档案管理工作的认识严重不足,进而忽略档案管理工作,从而使得档案管理的意识不强,甚至有的企业管理者还会认为档案管理工作就是简单的整理文件,仅仅要求不出现重大文件丢失的情况就可以。如果企业中一旦出现这种理念,将很难提升档案管理的水平。从企业的长远发展层面来看,也不利于企业的长久发展。如果企业的相关管理人员不能够及时的转变管理理念,在新的发展时期内,将无法适应当代档案管理工作的相关要求。

2.2 企业制定的档案管理制度不够健全在企业日常管理工作中对档案管理工作不够重视,与此同时,企业所从事档案管理的相关工作人员的专业素质不强,因而,在我国部分企业中并没有建立一个相对健全的档案管理制度,所以,在这种情况下,往往无法制定档案管理工作相关的标准以及有关的要求,虽然有一部分企业已经制定了相关的档案管理标准以及相关的管理制度,但是在企业中也无法得到落实。长期下去,企业档案管理管理制度将会一直是不完善的情况。在这种状况下,也将会直接影响档案管理工作的效率以及工作的质量,往往会直接导致企业管理工作的恶性循环,从而直接影响档案管理工作的质量。

3 新时期做好档案管理及利用工作的对策

3.1 改革创新档案管理以及利用工作的理念作为档案管理以及利用的工作人员来说,在实际的档案管理工作中,需要站在整个档案管理领域出发,分析整个档案管理行业的发展形势,改变传统的工作理念,与此同时,主动学习一些新时代先进的档案管理工作方法以及管理方式,从而建立一种全新的档案管理工作模式,确保档案管理以及利用工作紧跟时代发展的步伐,与此同时,还需要与档案管理工作的信息化管理模式发展相适应。除此之外,作为企业档案管理工作人员来说,还需要主动的与了解现代档案的管理以及利用工作的发展规律以及发展特点,在企业内部建立起科学化的管理理念,创新档案管理的工作模式。

3.2 运用现代化信息管理方式进一步强化档案管理以及利用工作运用现代化信息管理方式进一步强化档案管理以及利用工作有着重大的意义。然而,伴随着企业的不断发展,档案管理工作所涉及的面积越来越广,在这种情况下,档案管理工作所需要收集的信息数据以及内容、形式也逐渐的呈现出多元化的发展形式。在当前阶段,如果仍然沿用传统的手工处理模式以及处理方式,已经无法再适应现代化发展的要求。在当前阶段,伴随着计算机信息技术的不断发展,计算机等等先进的智能设备已经代替人工全面的展开档案管理工作,与此同时,随着时间的发展,已经逐渐的从传统的网络管理模式逐步的发展为云管理模式,这种云管理模式,相比较传统的档案管理模式而言,也更加的安全高效。另外,在企业档案管理工作的基本形式以及管理的流程方面,传统的纸质形式已经随着新技术的发展而被淘汰,电子形式逐渐的应用于档案管理工作,相比于传统的纸质方式,电子形式则会注重管理工作的效率,在一定程度上提高了档案管理工作的安全性,从而可以有效的防止出现信息外泄的情况。

3.3 完善企业档案管理制度,强化档案全周期管理当前阶段,需要完善企业的档案管理制度,强化券周期档案的管理,建立档案管理规章制度以及档案管理运行机制,通过这种方式,可以有效的提高档案管理的科学化,为企业档案管理制度提供良好的保障。首先,引入先进的科学技术,更新档案管理工作的方式以及管理理念。与此同时,还需要在企业的档案管理工作中运用一些先进的管理技术以及管理方式。不断的完善科学知识。并且,企业还需要专门设立专业档案管理人员进行文件的管理。另一方面,在进行档案管理的过程中需要按照有关的档案管理制度进行操作。除此之外,还需要结合企业的实际情况以及档案管理工作的实际需要完善档案管理办法。