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基层农业科技档案工作存在的问题及解决对策

2019-01-14 02:43:20 《吉林农业》 2019年24期

摘要:农业科技档案对农业科研事业具有重要的参考价值,基层农业科技档案工作也为农业科研事业做出了重大贡献。基层农业科技档案工作的经济价值和社会价值需要得到各级农口部门、农业科研部门、农业科技工作者、广大农民的重视和认可,基层农业科技档案事业也需要在现有的基础上得到进一步发展。本文归纳了此项工作存在的问题及对策,旨在更好地推动基层农业科技档案工作开展。

关键词:农业科技;档案;弊病;对策

中图分类号: F323.3;G271                              文献标识码:  A                 DOI编号:   10.14025/j.cnki.jlny.2019.24.088

1 基层农业科技档案工作重视程度不够

农业科技工作在当前农业发展中发挥着重要作用,农业科技档案工作对农业科技工作的促进作用还缺乏足够的认识,对农业科技档案工作的发展定位还存在认识误区,造成基层科技档案管理松懈,专业档案管理人员流失、严重制约了农业科技档案工作的有效开展。调查发现,农业科研管理部门、农业科研单位对档案管理重视普遍不够,档案管理人员使用随意,专业素质较低,多数没有经过专业培训,工作效率低下,有的单位没有专职档案人员,由其他业务部门人员兼职。还有的部门没有主管领导分管,工作随意松散,责任心不强。

解决对策:一是上级农业行政管理部门和当地档案部门要加大对基层农业科研部门档案工作的管理力度,依照《中华人民共和国档案法》《科学技术档案工作条例》,依法依规监督、指导当地科研部门开展农业科技档案工作。二是建立农业科技档案长期规划,健全农业科技档案管理责任机制,落实好档案管理主体责任,与农业科研单位主管领导签订目标管理责任书,督促该项工作健康良性发展。三是要抓好基层农业科技档案队伍建设,专业人才专人专职管理,定期开展档案业务培训,提高他们的业务水平,还要建立健全奖惩机制,调动档案人员的工作积极性和工作热情,对不能胜任工作的和工作中有重大失误的,予以相应的处罚。四是农业科技档案工作要立足于提供利用的基础上实现社会认可,要通过利用宝贵丰富的农业科技档案资源、现代化的档案信息网络渠道传递农业科研机构、农业科技人员、广大农民所需要的宝贵信息资源,满足他们对农业科技信息的需求,进而实现农业科技档案的经济价值和社会价值。

2 基层农业科技档案管理不规范

由于基层农业科研单位档案管理机制、制度不健全,造成了很多管理漏洞,诸如归档范围不明确、归档要求不清晰、档案管理标准低等等。还有的情况是档案管理人员疏于管理,没有将农业科技人员的科技成果资料及时收集归档,造成档案资料不完善,导致农业科技档案资源实用性不足。有些科技人员由于缺乏档案意识,没有将农业科技档案原始资料移交档案部门管理,造成有价值的农业科技档案流失。

解决对策:一是农业科研单位要建立健全农业科技档案资料的形成、积累、整理、归档、保管制度,做到每一项科研、生产、基建等活动,都有完整、准确、系统的档案资料保存,并妥善保管。二是拟定相关的档案管理办法,对接收来的档案进行分类、编目、登记、统计和加工整理,做到“归档齐全、分类合理、有目可查”,对重要的档案复制副本保存,编制好必要的检索工具和参考资料,借阅和复制档案要有批准手续,定期对档案密级进行审查,根据上级规定,及时调整密级,扩大利用、交流范围,还应严格按照相关规定做好档案鉴定销毁工作。三是保管档案必须是专用库房,库房内应当保持适当的温度和湿度,并有防火、防晒、防盗、防水、防虫、防尘等安全措施,定期检查档案保管状况,对破损或霉变档案及时修补、复制。四是农业科研单位要把农业科技档案资料的形成、积累、整理、归档纳入科技工作程序和科研、生产、基建等计划中,列入有关部门和有关人员的职责范围。五是农业科研单位对每一项科研成果、产品试制、基建工程或其他技术项目进行鉴定验收的时候,要有农业科技档案部门参加,对应归档的档案资料加以验收。六是将档案管理的责任和监督落到实处,实行单位主管领导、部门负责人、档案员三级连带责任制,明确工作目标、责任。

3 基层农业科技档案信息化建设滞后

在基层农业科研部门,农业科技档案管理依旧以纸质档案为主,数量庞大,检索工具单一,检索效率低下。在农业科技档案管理上局限于立卷、保存的基础工作。在档案信息化建设上,多数部门仅建立了档案电子目录,而且尚欠完善。基层科研单位把农业科技档案全文录入,建立数据库,加入县、乡、村三级农业科技信息网络,实现现代化管理利用,达到全覆盖方面,还有很长的路要走。

解决对策:一是基层科研部门要统一使用农业科技档案管理软件,在建立完善电子档案,编制电子档案目录基础上,创建农业科技档案数据库,实现计算机对农业科技档案信息的采集、检索、传输、利用服务的功能。二是要建立健全电子档案管理的机制、制度,并制定出电子档案立卷归档范围和要求,确保该项工作完整有序开展,打好基础,进而实现农业科技档案的数字化与网络化。三是县、乡、村三级农业科技信息网络要行政化推进,搭建好这一信息化档案管理与共享平台,以提升农业科技档案资源的使用效率和使用价值。四是要配置好既懂农业科技档案业务又精于计算機网络操作的专业档案管理人才,其输送参加上级主管部门举办的农业科技档案信息化建设培训,提升其能力水平,使其胜任该项工作。

4 基层农业科技档案基础设施不完善

基层农业科研部门的档案库房多数不是专业的档案室,档案安全保管条件较差,没有安全防范系统,而基层农业科研部门经费大多有限,能用在档案工作上的经费不多,造成了农业科技档案基础设施不完善的窘境。

解决对策:一是农业科技档案工作要引起上级领导的足够重视,有为争取有位,用大量农业科技档案在农业科技事业中发挥不可代替作用的事实来让上级部门、上级领导认可,主动关心这项工作。二是基层农业科研部门要申请地方财政部门把农业科技档案工作经费纳入基层农业科研部门年度工作经费,专款专用,用专项经费来保证基础设施的添置与完善。三是农业科技档案管理人员要熟练、规范使用各种现代化档案器材,尽快使农业科技档案室建设上档达标。

作者简介:张建光,副研究馆员,研究方向:档案管理。