韩秀晶

（黑龙江省闫家岗农场，黑龙江 哈尔滨 150078）

一、信息时代应用对档案管理的重要意义

档案管理工作是对一些资料、信息进行整理，在随着人员的不断增多，各单位不断壮大，档案资料数量也随之不断增加，给档案管理工作带来非常大的工作量，对档案资料与信息的整理加大难度，同时因为各单位的不断发展，非常需要档案里的资料进行总结经验，所以对档案管理工作的专业性和规范性提出更高的需求，现代信息技术的应用，提高档案管理工作的效率，而且还降低管理成本，有助于档案管理工作翻开新篇章。

二、分析信息化时代背景下档案管理工作面临的问题

（一）管理理念跟不上时代发展，缺乏服务意识

行动的创新改变是以思想认识上的转变为前提的，在我国当前的档案管理工作信息化建设进程中面临的首要问题就是难以转变的陈旧思想观念，受传统思想观念影响，档案管理工作缺少创新的管理理念作为支撑，在新型管理方式的接受和普及应用上存在一定阻碍，也就无法借助现代化信息技术提升档案管理工作效率和质量，使其难以发挥出真正的效用。同时，服务意识的缺乏也是阻碍档案管理工作信息化建设向前迈进的另一大问题。

（二）仍以实体档案为主，档案编辑、检索难

虽然我国在档案管理工作上已经有了信息化建设的意识，并采取了一些相应的行动，但在实际工作中，依旧存在一些仍然以实体档案为主的单位或部门，实体档案的管理会花费掉工作人员大量的时间和精力在档案的编辑、归档和分类整理当中，在档案的检索方面也存在一定困难，致使档案信息资源的利用率无法得以提升。

（三）缺乏统一规范的信息化标准

鉴于档案信息资源的自身属性和实际效用，真实、标准、规范是管理好档案的前提和基础，但在当前的档案管理工作中，一方面，由于档案信息系统和网络建设在形式和层次上都有所不同，导致档案信息的管理工作在开发、服务、规范和共享等方面存在一定不足，无法真正意义上的实现档案信息资源的共享。一方面，受多种因素影响，没有相对统一的档案编制标准，使得档案编制细则缺少一定的相容性，大部分的系统软件都不具备较高的可移植性，且到现在为止，只在个别档案馆或某个专业系统上实现了档案信息管理自动化标准的统一，没有全国统一的档案自动化标准。

（四）缺少信息化档案管理人员

档案管理人员在档案管理工作信息化建设中占据着主体地位，是档案信息化管理的主要建设者和实施者，虽然当前的档案管理人员具备了一定的专业知识和专业素养，但大都对信息化管理没有清楚认知，缺乏一定的信息化素质，不熟悉网络化的工作环境，无法熟练操作计算机，无法掌握信息化的管理手段。

三、改善档案管理中面临问题的策略

计算机信息技术本身具有非常广泛的内容，把计算机信息技术广泛应用于对档案的管理工作中可以说是属于系统管理技术领域。当前我国计算机信息系统管理的自动化主要还是由操作系统通过一定的程序实现的，操作系统本身的主要作用就是对计算机信息软件、硬件资源进行充分利用，从而实现计算机信息系统的高速运转达到提高计算机信息解题时效、提高计算效率、降低费用等的目的。

（一）建立健全部档案管理制度，让档案管理走向规范化、制度化

为了保证对档案进行更加科学高效的管理就需要建立新型的档案管理制度，有了科学规范的管理制度才能够保证对档案管理工作的规范化实施。有关的部门要把对档案所需有关信息的收集工作放到重要位置进行对待，确保收集到的信息的准确性、及时性，同时还可以通过利用电子计算机实现对档案的信息规范化管理。

（二）强化对档案管理的重视程度

首先要保证管理人员能够对档案管理工作给予足够的重视，因此首先要做的就是要提升档案管理工作人员对这一工作的认识程度，能够充分认识到档案管理工作所具有的重要意义。为了能够帮助管理人员提升对档案管理工作的认识，还可以做好对档案管理工作重要性的宣传工作，提升单位内部员工对这一工作的整体认知水平，从内心深处重视起来。

（三）改善部门机构档案管理设施

要想能够迎合时代的发展需要，实现档案管理工作的现代化发展，还需要建立和健全档案管理设施，因为档案管理现代化本身就是一个非常复杂的系统化工程，它会涉及到计算机信息、网络、信息交互、数据传输等多个领域。所以为了能够实现档案管理工作的信息化，就需要投入大量的资金，增加档案管理设备的投入，并且提升工作人员的档案管理水平。同时要想实现档案管理工作走向信息化还需要购置专门的计算机信息、数码相机、打印复印设备、刻录机等设备并且对这些设备进行电子文档一体化管理。

（四）引进专门人才保证档案计算机信息管理的安全性

随着我国信息化时代的到来，对档案管理工作人员也提出了更高的要求，要求档案管理人员不仅要具有专业的档案管理知识，还需要熟练应用计算机信息。所以现阶段引进综合型的档案管理人才势在必行。同时在进行档案管理时，档案管理工作中的安全方面一直是一个困扰大的的难题，所以在管理工作进程中一定要根据部门机构自身的实际情况设立档案计算机信息信息化管理安全保密制度，并且档案管理人员还要注意加强自身的安全和保密意识，保证关键信息不过泄露。

结语

对档案管理工作实施信息时代管理，主要是在信息技术及网络技术基础上建立而来的，是信息时代发展过程中的必然要求，是档案管理工作向着更远方向发展的关键。虽然现在的信息时代档案管理工作中存在诸多问题，但只要根据问题的原因所在，找到相应的解决对策，将信息时代档案管理工作给做好，并保障档案信息的安全性，让信息时代档案管理工作顺利进行。