魏留明

（河南建筑职业技术学院，河南 郑州450064）

随着建筑企业经营业务的快速增长，其对信息化建设的需求逐步体现为经营发展模式的转变，通过信息化手段有效实现最大限度的业务协同、资源整合和集中管控。但是目前集中管控信息的复杂性和层层传递过程中的信息缺失，导致现有管理模式难以满足企业长远需求[1]。而协同办公系统可以为解决这一问题提供切入点和支撑平台，它可以作为集团信息基础平台，成为集团信息化建设中的重要环节，为企业的战略发展奠定坚实的基础[2]。

1 协同办公和工作流管理

1.1 协同办公的必要性

虽然住建部在《2016- 2020年建筑业信息化发展纲要》中将“开展多专业间的数据共享和协同，优化设计流程，提高设计质量和效率”作为工程总承包类企业和施工类企业进行信息化建设的具体目标之一，但是由于建设项目分散、投资成本大、利益相关方众多、易受技术政策环境的影响等原因，如何能够安全、高效、保质地完成项目是一个难题。此时，协同办公系统显得尤为重要[3]。

协同办公系统是在办公自动化系统基础上增加了企业部门协同处理日常事务环节的计算机系统。它的主要目标是实现一个集中协作的办公平台，让参与人员能通过信息化手段实现共享信息和协同工作，从而提高企业的整体运作效率。A 建设集团进行信息化建设所要建立的建筑工程施工协同办公管理平台，是通过使用柔性协作流程，使项目参与者之间进行高效的信息沟通、分工协作、资源整合，同时通过利用自建流程和自建模板，使得很多固有流程以外的处于随机和发散状态的工作实现有序化、可跟踪化、可追溯化，实现工作的及时性与高效性的统一，提高施工现场管理人员管理水平[4]。

1.2 工作流管理概述

集团内部部分单位和一些部门很早就开始使用办公自动化OA 系统和视频会议系统，但是由于未实现工作流管理，与业务系统之间不能建立高效的关联，导致无法构建高效的电子文档管理系统[5]。

工作流管理提供统一的工作流程框架与引擎，各个子系统采用插件的方式运行在工作流管理系统之上，实现管理制度化、制度流程化、流程表单化、表单信息化、信息智能化，实现工作导航模式，促使由“人找工作”的信息化系统被动应用模式转变为“工作找人”的主动推送应用模式[6]。

综上所述，我们为A 建设集团的协同办公系统构建了四个事务中心：互动交流中心、办公事务中心、知识中心、资源中心。整个协同办公系统的核心是工作流管理系统，是公司运行的血管，公司所有事务都可以通过工作流系统达到高效、可控的流转。

2 协同办公系统的实施应用

A 建设集团现有OA 系统只能满足企业的公文收发，但是从长远的发展来看，办公信息化更重要的是系统业务间的协同，尽量减少不必要的流程和手续，使流程简化，使更多的流程自动开展，提高工作效率[7]。

A 建设集团各层级对信息化存在不同层面的需求，我们可以从决策层、管理层和操作层进行分析。网络协同办公信息系统采用纯Web 技术，对于单位的领导来说，它是决策支持系统；对于中层管理者来说，它是信息管理系统；而对于普通管理者来说，它是事务/业务处理系统[8]-[10]。协同办公平台集成了信息发布、档案借阅、文件分发、印章管理、车辆管理、办公用品管理、接待用品管理等众多模块，业务内容涵盖了公司日常办公中的所有领域。

结合A 建设集团信息化现状，通过问卷调查和系统规划，我们设计了从集团总公司到项目部统一的协同办公平台。该平台以业务协同为核心，通过工作流程驱动，实现各个模块的有效关联、协同运作；整合企业相关的资源，构建资源全面协同管理的关系平台；借助工作管理、知识管理等模块，整合原有关联性不强的业务，实现有效集成协同。另外，通过业务系统的综合管理，满足企业从开发市场到项目施工、从部门到协同全方位的应用。协同办公平台以常用的公文管理、行政办公、信息发布功能为主，同时借助个人事务、基础通讯功能实现日常办公的个性化与及时性。随着企业各个部门需要处理的信息量越来越大，协同办公系统在公文管理等几个业务域的具体需求如下论述。

2.1 公文管理

对于公文管理，实现收文、发文、电子印章、文档模板管理的流程化、标准化、网络化。实现请示审批、文书档案的流程化、自动化，由此提高公文管理工作的效率和质量。具体流程为：由业务部门拟稿，部门负责人审核、办公室副主任审核、办公室主任审核，然后分管领导签发，最后文档科登记文号、打印、盖章、发布。

2.2 固资管理

固资管理包含办公用品管理、会议室管理、图书管理、设备管理、交通出行工具管理等。对于行政办公事务，实现办公用品、会议、车辆、图书资料管理的流程化、标准化、网络化。

2.3 人事管理

对员工信息、档案、合同以及考勤、休假、人事调动等相关工作进行管理，实现对员工从进公司入职、转正、合同、考勤、异动到离职、退休所有相关信息的有效管理，并能支持施工行业持证上岗和执业资格证书管理。实现记录考勤的流程化、自动化，由此提高行政办公工作的效率和质量。

2.4 公共信息管理

信息发布是通过互联网线上和线下功能，发布、宣传和共享信息，是构建文化、发布规章制度的具体手段。对于信息发布，实现通知公告、新闻时事和规章制度发布的规范化、流程化、标准化，提高公共信息管理工作的及时性和高效性。

2.5 个人办公

个人办公强调构建以员工个人为对象的办公平台，它根据员工个人的权限，提供办公所需的基本功能，包含通讯管理、任务管理、信息管理等，为员工提供个人办公条件。通过此平台，个人事务可以及时被提醒，如计划总结、工作任务、日程安排、日记便笺等。

2.6 统一通讯

统一通讯平台提供手机短信、电子邮件、视频会议、视频监控、即时通讯的基础配置与服务，以及各个子系统发送与接收消息的统一支撑平台。各子系统的业务功能点以插件的方式注册进入平台， 业务消息的模版可以支持用户定制。对于发送和接收的历史消息提供查阅，支持原始业务单据的追踪追溯。可借助统一通讯平台及时传递办公信息，如手机短信、邮件系统，由此大大提高办公效率。

3 实施中需要注意问题

3.1 管理层重视的程度、支持的力度的持续性

A 建设集团信息化协同办公系统建设应遵循“速赢”与“长效”兼顾的策略。“速赢”的策略是指A 建设集团信息化协同办公建设首先应当选择建设周期短，能够实现“速赢”目的的项目，让信息化协同办公的成效尽快显现。同时，A 建设集团信息化协同办公建设也要兼顾“长效”项目，长久持续的发展是企业追求的目标，在具备条件的实力雄厚且有一定基础的单位，在“速赢”的同时，实施规模更大、集成度更高的项目，满足企业未来更大的企业级应用系统和更深层次的管理需求。

3.2 各级部门和人员对信息化的意义及方法等方面的认识

在企业内部做好统一认识、统一思想的宣传工作，让决策层、管理层和执行层充分认识到信息化协同办公对企业发展战略的重要性，对企业流程变革的重要性以及如何利用好信息化技术提升管理水平。

3.3 做好培训工作

为了让业务工作人员更好的使用该系统，必须对业务工作人员进行专业化、系统化的培训，业务工作人员的培训是成功实施协同办公系统的重要因素。制定培训计划时，需要从企业战略和业务发展以及员工职业生涯发展等几方面明确培训需求，制定各级培训计划，对培训过程涉及到的课程、见识、机构、设施、学员到培训结果进行效果评估。

3.4 关注细节，落实工作

1）数据转换

对系统提供导入数据的工具，通过标准化的对接接口，完成数据的导入；对系统未提供导入工具的数据，负责手工录入系统。成立专门工作小组，确保数据准备和验证工作的顺利完成。

2）系统上线

项目正式上线运行后，在持续的运维过程中，收集、梳理和解决使用过程中反馈的问题和建议，及时归档，为以后遇到同类或相关问题提供参考帮助。

4 结束语

协同办公系统的实施与应用，可以有效解决业务之间由于独立性、关联性不强所带来的信息流通不畅，实现工作间的高效协作配合。它构建了信息资源的高效共享平台，实现了文件管理以及工作流程的自动化、办公资源的有效管理，同时促使企业知识高度共享，实现无纸化办公，降低企业运营成本，为集团高效率工作，可持续发展提供了保障。