韩蓉

中图分类号： H315.9文献标识码： A 文章编号： 2095-2457（2019）35-0176-001

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.35.081

商务信函是国际贸易活动中最常见的交流方式之一。它的主要作用有建立经贸关系、传达商务信息、联系商务事宜、就产品的生产和营销进行沟通与谈判、答疑解惑、处理具体交易等。商务信函的写作必须规范，以确保准确、流畅、易懂，其所使用的语言在词汇方面具有“正式”和“简洁”两大特征。

1 风格正式

商务信函是商务沟通的重要手段之一。它不仅肩负着信息交换的重要任务，而且是贸易双方建立或保持业务关系并促进业务发展的重要途径。随着国际经济竞争的加剧，商务信函在表达形式方面越来越专业化，“正式”成为国际商务信函中最重要的因素或特征。具体而言，这一特征体现在以下两个方面：

1.1 礼貌措辞

礼貌存在于各国语言和各社会群体中，它在确保顺利沟通方面的作用是毋庸置疑的。礼貌是商务信函中的一种策略。它不仅能树立良好的企业形象，为双方的合作创造友好的气氛，而且为进一步发展贸易关系奠定基础。

礼貌应贯穿于国际商务信函的每一个部分，其中开头和结尾处尤其要注意礼貌措辞。比如一封商务信函的开头可以这样写：1）感谢您的来信……;2）我们很高兴收到您对新产品的询盘……;3）感谢贵方对……的咨询;4）我们从……得知您对纺织行业很有经验。在这些例子中，“感谢”、“高兴”、“您”等措辞以积极、礼貌的方式表达出尊重之意。在商务信函中，礼貌用语也常用在结尾。例如：1）我们期待着您的早日回复;2）请寄来贵公司的最新样品，不胜感激;3）我们很高兴能满足您的需求……在这些例子中，“期待”、“请”、“高兴”等词充分表达了发件人的感激之情。

有一类“坏消息”商务信函对礼貌的要求最为典型。这种信函要传达的信息往往是对方不希望收到的，因此要特别注意礼貌措辞。比如以下的例子：1）收到贵方的报价，我们非常遗憾。2）很遗憾，贵方价格太高，与现行市场行情不符。3）很抱歉，我们不能接受贵方的还盘，因为它超出了我们的接受范围。4）很抱歉，我们无法接受您的订单，但希望您能理解我们的处境……在这些例子中，发件人运用礼貌措辞，委婉地表达了拒绝，同时又不伤及对方的面子。

国际商务信函是一种跨文化交流，如果我们忽视礼貌原则，语用失误可能会导致沟通失败甚至造成误解。因此，运用礼貌措辞来维护相互尊重、相互信任与合作的经贸关系是非常重要的。

1.2 商务术语

国际商务信函中所使用的语言一般为商务英语，是一种在商业环境中使用的语言工具，涉及大量的專业术语，这是它有别于其他信函的独特之处。

国际商务信函中使用的商务术语可分为七类：1）进出口术语。例如，出口信贷是国际信贷的一种形式，由进口商在出口商所在国家的银行开立，为出口业务提供资金，其主要目的是提高国际竞争力。倾销是指出口商以低于正常出口价的价格，集中或者持续地向国外销售货物。普惠制简称GSP，是指发达国家对从发展中国家或地区进口的商品，特别是制成品和半制成品，给予非歧视、非互惠的关税优惠待遇。2）价格术语。例如，含佣价是指带有佣金的合同价格。关税是指政府对进出口商征收的海关税。3）交货术语。例如，报关是指进出口商或代理人在货物进出境时向海关申报并提出货物进出口申请的行为。4）交易洽谈或签订合同的术语。例如，询盘也叫咨询价格，它是一种商业行为，指交易的一方准备通过寻找潜在的供应商或买家来购买或出售商品。报价是指卖方根据自己产品的成本、利润、市场竞争力等因素，公开报出一个合适的价格。5）贸易术语。它们用来表示交易价格的构成和交货条件，确定买卖双方的风险、责任和费用等。例如，CIF指的是成本、保险和运费。6）质量要求和数量术语。例如，浮动范围指的是对难以严格限定数量的商品，在合同中规定的允许交货数量浮动一定幅度的范围。7）外汇术语。例如，金本位制是基于黄金的货币制度，在金本位制下，单位货币价值等于一定黄金的重量。

随着国际贸易的发展，商务英语词汇也在不断更新。在国际商务信函中，要注意准确把握商务术语的含义并恰当使用。

2 表达简洁

国际商务信函的实用性较强，它要求用简洁的语言把信函的内容表达得清楚准确。写作国际商务信函时，需注意以下两个方面。

2.1 使用常见缩略词

为了提高交流效率，商务英语中的术语常用缩写，即用几个字母来指代准确而丰富的内容和科学的概念。国际商务信函中的常见缩略词有：1）货币代码的缩略。如USD是美元的缩写，CNY是人民币的缩写，CAD是加元的缩写，GBP是英镑的缩写。2）商贸术语的缩略。如FOB是离岸价的缩写，L/C是信用证的缩写。3）机构的缩略。如WTO是世界贸易组织的缩写，CCIB是中国商检局的缩写，IMF是国际货币基金组织的缩写。4）国家或者城市的缩略。如AUS是Australia（澳大利亚）的缩写，US是United States（美国）的缩写。CN是China（中国）的缩写。

在国际商务信函中，缩略词作为一种简便形式，能将较多的信息压缩到一个单词，并能被读者理解。缩略词的使用是商务信函的一大特色，我们对此要熟悉并掌握。

2.2 普通单词的特殊含义

从功能文体学的角度出发，商务英语比一般英语具有更多的内涵和表达方式，而商务术语具有精确性、行业通用性、排他性和专业性，因此，国际商务信函中的一些词汇，在不同的语境中具有不同的含义。例如，在一般英语中，offer这个词表示愿意为某人做某事或给某人某物，而作为国际商业贸易中的一个术语，它通常被理解为“报价”。dishonor通常的意思是由于做了不道德或不光彩的事情而失去荣誉或尊重，但它在国际商业贸易中指“拒价”或“拒绝支付”。在日常生活中，avoid的意思是阻止坏事的发生或远离某人或某事，在国际商务信函中，它是指“某事无效”。

在国际商务信函中，有时为了达到简洁的表达效果，会使用一些带有特殊含义的普通词汇。我们在分析这些词汇时，应结合语境，准确理解其含义。

随着经济全球化的发展，国际商务信函发挥着越来越重要的作用，其所用语言的词汇特征值得引起关注。我们应该学习和掌握这些特征，以便写出得体的信函，促进国际商务交流。