杨扬　汤胤

摘    要： 留学生高等教育是我国高等教育的重要组成部分。为提高来华留学生高等教育质量，优化来华留学生高等教育管理，本文阐述留学生档案管理的含义、内容和作用，以杭州部分高校为调研对象展开实证研究，了解留学生档案管理现状及存在的问题，从发展的角度提出完善留学生档案管理的途径。

关键词： 来华留学生    档案管理    杭州高校

一、来华留学生档案管理概述

（一）来华留学生档案的含义

档案是指具有保存价值的原始记录，留学生档案是指“凡是记述和反映留学生来华学习、活动，具有保存价值的，并按照一定的规律，集中保管起来的文件材料都是留学生档案”[1]。由此可知，留学生档案真实记录了留学生在华期间学习、生活、就业等方面的信息，是高校学生档案的重要组成部分，对留学生教育管理有重要意义。但由于留学生档案属于外事档案，留学生档案的内容、管理模式等均具有自身的特点。

（二）来华留学生档案管理的内容

教育部在高校外事工作基本原则中对高校留学生档案管理提出了明确要求，即“外事档案必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用……”[2]。但在具体管理过程中，由于留学生教育本身的特殊性和各校的实际工作情况，留学生档案的归档类目和归档范围缺乏统一标准，主要可以分为以下几种档案管理模式。

1.按留学的整个过程划分，留学生档案分为入学前材料收集和档案建立、入学后档案管理、离校后档案保存和利用[3]。

2.按留学的学历特点划分，留学生档案管理分为学历层次类档案管理、非学历层次类档案管理。

3.按档案保存形式划分，分为纸质档案管理、电子档案管理。

4.按教育管理内容划分，分为日常管理类档案管理、教学类档案管理。

（三）来华留学生档案管理的作用

留学生档案是记录留学生在华期间学习和生活的重要凭证，加强留学生档案管理对深化留学生教育管理意义重大：（1）留学生档案中关于文化背景、语言水平、风俗习惯等信息能为分班、专业设置、教学计划制定提供依据，推动留学生教学服务和管理;（2）对留学生国籍、就业等情况进行分析，可适时调整招生政策，进一步拓展留学生招生市场;（3）科学规范管理和利用留学生档案能有效促进国际人才交流，提高国际化教育水平。

二、杭州地区高校留学生档案管理现状

随着我国的国际化地位的不断提升和对外开放战略的不断升级，来华留学生的比例逐年增加。浙江省于2011年启动“留学浙江行动计划”以来，根据中国高等教育学会外国留学生教育管理分会于2019年3月发布的《来华留学年度报告》统计数据显示，截至2017年，浙江招收来华留学生的高校共计51所，其中杭州是省会城市，高校相对较多又具有代表性。本文通过问卷调查和结构化访谈的形式对杭州部分高校展开实证调研，了解杭州高校来华留学生档案管理现状。

（一）留学生档案管理参考依据

《高等学校档案管理办法》第八条明确规定，高校档案机构的管理职责：负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料[4]。从杭州部分高校实证调研结果看，杭州各高校的档案管理工作主要参考《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》三个政策文件。在实际工作中，杭州各高校普遍反映已有的关于留学生档案管理的国家政策文件已不能完全有效指导当前的档案管理工作，但没有制定符合本校发展实际的关于留学生档案管理的制度。

（二）留学生档案管理模式

杭州各高校的留学生档案管理由校档案馆统一管理，各相关部门分级管理，负责留学生档案管理工作的多由行政人员兼职，管理模式如下：

1.由本校外事部门（国际交流处或国际教育学院）先统一管理留学生档案，再于学年末将完整的档案移交本校档案馆;

2.由本校外事部门（国际交流处或国际教育学院）或本校教学系部（各学院或各系）先各自统一管理留学生档案，再各自于学年末统一交校档案馆保存。

3.由本校外事部门（国际交流处或国际教育学院）或本校教学系部（各学院或各系）独立保存管理，不移交校档案馆。

（三）留学生档案分类及归档范围

留学生在华期间形成了各类文件材料，但依据本校实际，在杭高校的留学生档案分类标准及归档范围几乎没有完全相同的。

在留学生档案分类标准上，部分高校的归类标准是依据外事档案的第五个二级类目（W15）要求;部分高校的归档标准是依据进修生、本科生、研究生的学历层次分类。

在留学生档案归档范围上，比较统一的归档材料包括：护照复印件、HSK证书、高中毕业证书复印件、体检表、入学申请表、成绩单、个人奖惩材料、学籍管理材料（入学、转学、休学、复学、退学等）、毕业论文材料、学位证书复印件、学历证书复印件;有所区别的归档材料包括：毕业照、留学生毕业去向记录表（家庭地址、工作单位、联系方式等）、社会实践报告、社会活动记录等。

（四）留学生档案管理利用

从实证调研的结果看，杭州各高校对留学生档案的管理以纸质办公为主，只有部分高校推行电子化办公，有效并且深入利用了“来华留学生管理信息系统”。此外，各高校对留学生档案的管理利用主要体现在编撰校史或年鉴、出具相关证明方面，并未在开展学术研究、拓展国际交流、调整招生或教学计划等方面深入挖掘利用。

三、杭州地区高校留学生档案管理中存在的问题

基于杭州部分高校留学生档案管理实证调研现状，本文了解到当前留学生档案管理工作中存在的问题。

（一）留学生档案管理参考依据不健全

当前，来华留学生的国籍类别日益增多，留学生的留学形式日益多样化，作为指导留学生档案管理工作的《高校档案实体分类法》（1994年版）、《高等学校档案工作规范》（1994年版）和《高等学校档案管理办法》（2008年版）的制度建設标准和档案工作要求已不能完全适应当前留学生档案管理的实际，已不能完全有效指导留学生档案管理工作。

（二）留学生档案管理模式不完善

纵观留学生档案管理模式，杭州高校基本实行校档案馆统一领导、各相关部门分级管理的管理模式，但在实际操作过程中，表现为：（1）校档案馆的主要作用体现为接收、管理各相关部门移交的档案，其指导、业务培训的主导作用缺失;（2）主管留学生档案的校档案馆、外事部门、教学系部缺乏沟通交流，存在各自为政的现象，易导致留学生档案缺失、遗失;（3）负责留学生档案管理的工作人员多由行政人员兼职，兼职行政人员通常不具备档案管理专业背景，平时又缺乏上岗之后的专业培训，导致专业能力不强。

（三）留学生档案归档不完整

根据调研结果，在实际工作中，杭州各高校的留学生档案归档材料存在归档类目杂乱、档案材料收集不及时、毕业去向材料缺失等问题，其主要原因是档案归档类目标准和范围不明确，收集整理留学生档案所牵扯的部门较多但缺乏沟通衔接，工作人员缺乏专业能力致使档案管理意识不强等。

（四）留学生档案开发利用率低

从杭州各高校对留学生档案的管理利用看，各高校对留学生档案的归档、整理、保存以纸质档案为主，电子档案为辅，信息化程度较低。此外，各高校对留学生档案的利用基本上停留在查阅、出具证明等方面，较少积极主动地通过调研、统计等形式深入挖掘留学生的档案信息。

四、优化来华留学生档案管理工作的途径

（一）完善留学生档案管理制度

加快制度建设是完善留学生档案管理工作的基础和保障。基于发展实际，各高校要以《高等学校档案管理办法》《高等学校档案实体分类法》《高等学校档案工作规范》为参照，制定符合本校实际的留学生档案管理制度，从制度建设上明确留学生档案管理工作的原则和各管理部门的职责，明晰留学生档案归档类目、归档期限、归档范围和归档流程等，进而保证留学生档案齐全完整。

（二）强化留学生档案管理部门工作职责

当前，留学生档案是由各相关职能部门收集整理再移交档案馆或独自存放于各相关职能部门，这样的管理模式极易造成档案材料缺失或遗失。对此，作为具有统一领导职责的校档案馆应主动深入各相关职能部门进行专业指导，定期组织召开各相关职能部门工作交流协调会议，全过程监管留学生档案管理的质量。同时，各高校应加强档案管理工作人员的专业知识培训，强化档案管理工作人员的档案管理意识。

（三）标准化留学生档案归档类目和范围

现阶段，大多数高校的留学生档案归档类目和范围是参考《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》中的W15要求，其归档类目和范围比较简单。随着来华留学生比例逐年增加，各高校应根据自身实际，拓展细化留学生档案的归档类目和范围，并对入学前、入学后和离校后的留学生档案及不同学历层次的留学生档案给予同等程度的重视。

（四）提高留学生档案开发利用率

留学生群体的特殊性决定了留学生档案相较于其他学生档案更需要实现档案资源的开放和共享，但就目前的工作实际看，各高校电子化办公程度不高，对档案的管理利用绝大部分仍处于保存阶段，这就要求加强电子档案建设，深入利用“全国来华留学生管理信息系统”，提高档案管理工作的效率。要求我们利用现有档案信息，通过数据统计、调研的方式，发挥其在招生宣传、教学管理、日常管理、国际交流等方面的作用。

参考文献：

[1]王利伟.建立来华留学生档案追踪机制探析[J].兰台世界，2011（4）.

[2]张晓娴，郭海云，吴娜.高校留学生档案管理的现状及对策——以昆明医科大学为例[A].新形势下档案资源管理服务[C].2014.

[3]杨保乐.广西高校留学生档案管理探析[J].档案研究，2014（1）.

[4]中华人民共和国教育部.中华人民共和国教育部令第27号[EB/OL].http：//www.moe.gov.cn/srcsite/A02/s5911/moe_ 621/200808/t20080820_81841.html，2008.08.20.

基金項目：2018年浙江旅游职业学院青年教管课题2018JGYB04。