基于信息公开对人事档案管理工作的影响与对策研究

2018-12-07

新商务周刊 2018年14期

1 引言

在如今的现代社会，人事档案信息利用是既定事实，档案的信息开放已经成为档案工作的主流发展趋势，不光是在国内，在全世界范围内，这都是一个主流的趋势。同时，档案的信息开放程度，利用效果还逐渐成为了档案工作发展的考核标准之一，也是大众所认可的实现档案价值的重要途径之一。

在档案公开成为主流的基础之上，人们对于档案之中的隐私保护问题也越发关注了，档案与个人切身利益密切相关，若是隐私泄露，就会产生极大的隐患。而且，随着信息技术在档案管理当中的应用越来越广泛，档案信息更加容易被泄露，隐私保护也因此面临着更大的挑战。面对着公民隐私权意识的逐渐提高，隐私问题已经得到了社会的广泛关注，档案信息很有可能会被有心人利用，成为其犯罪的契机。

因此，如何实现利用好档案信息公开带来的好处，同时又保护好档案隐私，避免出现安全问题，是我们应该去思考和探讨的。

2 信息公开对人事档案管理工作的影响

2.1 信息公开有利于发展人事档案管理工作

人事档案的信息公开指的是接收、加工、输出与运用人事档案信息的过程。信息公开是对人力资源的重新整理和管理。信息公开使得人力资源信息的价值得到最充分地应用，是人事档案信息的价值得到充分体现的方式，从而成为了人力资源管理的重要手段之一。首先，信息公开能够及时得到反馈信息，以便管理人员能够从反馈信息中发现不足，及时整改，利于人事档案建立。其次，信息公开还可以发挥人事档案的基础功能，让人事档案的利用率得到显著的提高。

2.2 信息公开有利于人才队伍建设

人事档案记录了人事的各种信息，记录了人才在实践中的各种活动，信息公开为各级部门、组织了解人才信息提供了便利，提高了人事管理的效率。同时，用人单位可以对人事档案进行查阅，从中看出人才的基本概况、社会经历和专长爱好，为岗位安排提供基础信息，有利于实现人尽其用，让人才在最适合的自己的岗位中工作，有利于工作效率的提高。

2.3 个人隐私信息在于泄露危机

在信息资源开放利用的过程中，个人隐私信息遭到侵犯，遭遇泄露是最常见的问题。在这一过程中，侵犯隐私的方式主要有两种：故意侵犯和过失侵犯。具体来说，在开放档案资料的过程中，工作人员会因为缺乏隐私保护的意识而在未征得隐私主体的同意之下，就将涉及隐私的信息给予公开；第二种情况是工作人员未能遵守职业道德规范而故意谋私，构成了侵权。无论是故意侵犯和是过失侵犯，其中涉及的原因是方方面面的，档案信息公开已经是既定事实，这是无法改变的，尽管信息公开带来了不小的不便，但是我们要在利用好信息公开带来好处的同时，采取一些措施来确保信息的安全，避免隐私泄露。

3 基于信息公开对于人事档案管理工作的对策

3.1 寻求开放利用中隐化保护与限制的平衡

由于大家都认识到了信息公开对于人事档案管理工作的好处，同时也清楚地知道信息公开会泄露隐私。因此，我们需要寻求档案信息公开中隐私保护与限制的平衡。档案开放涉及到个人隐私与公共利益之间的冲突，需要明确地限制个人隐私的条件和范围，这其中必定有取舍和妥协，但这应该是商议协定的结果，只有明确了隐私范围，才能真正发挥档案利用价值，又能保护到个人隐私。

3.2 档案开放利用中资料保护化构的职能与责任

在国外，有关档案信息保护，是由第三方，即专门的档案保护协会来负责的。早在1970年，德国就率先设立了资料保护专员保证资料保护法的实施。美国还成立了相关的隐私保护研究委员会、国家审查委员会等资料保护结构，以此来保障信息的安全。这些机构虽然都是名称各异，但是他们都是第三方机构，即不涉及到档案利用方和隐私拥有者的利益，而是完全独立于两者的第三方机构，同时，他们也会负责为档案管理工作提供建议，监督和审查管理工作。可以说，这些机构同时担任着多重角色，既是宣传员、审计员，又是调查员和法律监督者。同时，这些资料保护机构还对档案隐私主体的隐私权提供权利救济，面对在权力关系中相对处于若是的隐私权所有者，资料保护机构会拥有一定的司法只能，受理相关的诉讼，开展调查，协调纠纷，真正保护民众的隐私权。

因此，我们也可以学习和借鉴国外的这种方法，成立专门的资料保护机构，切实将档案信息的保护工作落地做实，同时，也要牢记，第三方机构在办公的同时，也要遵循工作信息公开透明，秉承着公平公正公开的原则办事。

3.3 建立三方的权责关系协调

档案信息公开和与此带来的隐私安全问题，涉及到信息当事人、信息控制者和信息利用者三方，他们分别对应的是隐私主体、档案保管机构或部门以及信息利用者三方。其中，档案工作者是隐私主体和档案利用者之间的桥梁和纽带，既有保护档案信息当时人的隐私不被不合理泄露和利用的责任，也有开放档案信息供社会共享利用的责任；而隐私主体作为其中的直接利益关系人，有权力保护自己的隐私不受侵犯，档案隐私主体应对档案中所包含的个人隐私信息享有知情权、审查权和错误更正权等，；信息利用者应当为档案工作服务，对档案信息进行合理地利用，当然，他们也拥有在一定范围内合理利用信息的权力。这三者之前的关系应当是互利共生的，三者之间的权力责任也不能混淆，应当处于界限之中，不能越界。