1 概述

我国正处于一个信息化时代，计算机技术在各个领域被广泛应用。由于它具有高效的信息处理、提炼等优势，所以，很多单位，包括学校、企业等，都紧紧跟随时代的步伐，将这些优势运用到档案管理的系统开发与设计中去，让人们更容易使用档案信息，也顺应了时代发展趋势。档案管理系统能够更有效的使档案管理人员进行快速的查询、检索、修改、归档、档案调转等操作，进而大大提高档案管理工作的效率。

2 档案管理系统的功能设计

2.1 安全认证

由于档案具有私密性，主要涉及机构的生产活动中的一些机密。因此，保密措施是档案管理系统设计的一个主要环节，确保档案能被安全的保存下来，这样才能使档案数据的真实性及有效性得到保障，由此也决定了安全认证的重要性。一方面，档案安全必须要考虑到信息管理系统的硬件安全，如路由设备、服务器、防火墙的安全设置；另一方面，系统的软件安全也是必须考虑的因素，软件安全主要体现在系统文件的加密以及管理员、用户的加密设置上。其中涉及到管理员的权限设置、上传、修改、删除、审核等；操作员的上传、检索、审核等；用户的上传、检索、浏览等权限设置，并且每一次操作文件或系统时，操作员工号都应该准确的记录下来。

2.2 组织档案信息

组织档案信息就是序化资源库中的档案，形成的知识系统应具有系统性、科学性，这样才能更好地服务于办事人员。在组织信息资源过程中，档案信息系统应该加入原存放部门、领域、主题、责任者等几个方式，并根据分类提取出相关的关联词组，并描述出它们的上下位类和语义联系，以便聚类组织相同类型的档案。

2.3 存储档案信息

为了有效及时的进行档案信息资源存储，有必要建立相关的标准和制度。

建设一个可以实现连续上传、批量上传的快捷上传接口，同时还支持从其他系统导入资源和原数据的功能，非数字作品的数字化、转换和载入的方法，提供权属管理和鉴别档案资源的功能。

2.4 自动入库

传统的档案管理系统一般需要人工对档案信息进行入库封存，这样增加了档案管理人员的工作量。而现阶段需要档案管理系统通过扫描，就可以转化文件格式，并能自动将信息存入相应的数据库。

2.5 简化了档案调转程序

档案整理方法比较复杂，并且档案调转程序较多，而档案管理系统的应用能够减少整理步骤及检索工具，简化程序后，查找的途径增多，便于以“件”为单位来进行查找，提高档案调转材料的查全率。可以将原始的纸质档案封存，电子档案转出。

2.6 检索与传播档案信息

关键词检索是多种系统检索中最为常见的一种，其次是分类检索。针对有关档案资源信息进行检索后，可以在第一时间获取有效信息，提高档案管理工作的效率。

3 档案管理系统的整体系统设计及实现

档案管理系统的整体设计与实现过程中，应该表现出各种类型的档案管理系统功能。而档案管理系统的功能可以通过动态服务器的页面来实现。围绕整个档案管理系统来说，就是由各种动态的网页组成的，系统同后台数据库、档案管理者、以及档案用户之间的交流互动是依靠动态网页达成的，最终档案管理与档案使用的联系、整体单位的管理与整体资源文件的联系功能都可以实现。对档案管理员来说，校验身份后就能够进入到管理系统的网页内，可以进行具体的管理与调整，添加记录、修改信息、等。添加或修改的页面是大致相同的，只需在动态页面内添加数据，而区别在于修改信息时修改页面里则具有初始值。因此，添加与修改管理系统时，可在统一页面内进行。在统一管理这些动态页面后，就要进行提交，为了保证所提交的数据与资料是既完整又安全的，应在页面提交前先进行客户端验证。由于客户端验证时也难免会出现重复记录的问题，所以，在设计档案管理系统时，还应在数据提交到服务器之后进行服务器端验证。在设计档案管理系统时，添加文件图片总会遇到一些问题，导致无法准确获知文件与资料中的图片数量，页面上传时文件所包含的控件大小也无法确定。所以，要提交服务器，找到存在的具体数量，之后再根据图片的数量进行一致数量的控件。那么可以将文件中图片数量的数据提交给服务器，服务器依据这个数据，对数量相应的文件上传控件进行动态生成。专门的文件上传组件在上传文件时可以被使用，同时也可以使用程序在所提交的数据中将图片信息提取出来。

4 结语

综上所述，尽管传统的纸质档案管理系统仍被广泛的应用，同时纸质档案具有较高的法律性及有效性，但是受到保存年限及保存方式的影响，纸质档案极易受到损坏、遗失、模糊等损伤。针对这一问题，我们应该保存好纸质档案，提升其使用寿命。随着电子信息技术的普及，就有必须要做好档案管理系统的设计与优化，使电子档案的真实性与安全性得到保证。应加大电子档案的加密程度，落实电子档案的保存与管理工作。总之，合理使用档案管理系统，对于加强档案管理工作是科学有效的，也能促进社会的发展与进步，并可以全面优化档案管理系统结构，推动了档案管理工作的开展。

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