水泥企业采购信息化管理体系建设与应用

2018-12-06孙庆浙江南方水泥有限公司

新商务周刊 2018年16期

文/孙庆，浙江南方水泥有限公司

关于水泥企业采购信息化管理体系建设，包含多方面的内容，其中采购资源整合就是其前提条件。然而，考量水泥集团企业ERP建设情况，采购资源整合尚且存在一些难以解决的问题。例如，在集团对物资的集中采购层面，区域化的现场管理能力较弱。例如，在采购信息共享层面，各采购单位并不明确市场情况，从而导致采购成本难以降低。故而，为促进水泥企业采购信息化管理体系建设，应做好采购资源整合工作，并从以上方面进行探究。

1 水泥企业采购信息化管理体系建设

关于水泥企业采购信息化管理体系建设，应从采购管理规范、培育采购市场、采购管理内容延伸、管理体系设计等方面分析，具体可参考以下内容：

采购管理规范。在水泥集团公司管理结构中，其下属的生产企业通常远离管理核心，且临近资源产地，相应的采购交易常处于独立封闭的状态，其交易过程缺乏有效监督，并不公开透明。为保证企业利益，应建立采购交易集中管控体系，使采购交易过程处于多部门相互制衡的环境之中，确保采购交易公开、公平、公正。

培育采购市场。为促进采购交易管控体系达成采购目标，水泥集团企业应正确考察、评估及选择潜在的供应商，以培育采购市场。关于供方资源共享，水泥集团企业应建立统一的供方管理办法，以统一的供应商平台促进采购管理工作。简而言之，供方管理应以集中管理、分级负责的方式落实，并健全供方准入、评价及淘汰机制，定期分析供方的全方位数据，为信息化、精确化采购交易供方管理提供指导依据。

采购管理内容延伸。现代采购业务集信息化管理、采购市场、采购业务管理等于一体，极大地影响了企业的内部物流过程管理。在企业动态联盟管理下，相应的电子采购平台拥有以下需求特征。例如，全面解决集团化集中采购招标项目的集权问题，乃至子公司分散采购招标项目的分权问题。例如，针对水泥生产所需的大宗原燃料及相应的配送服务资源，可对之进行相应的资源开发及市场培育工作。

管理体系设计。关于采购信息化管理体系，其信息化集成组合应包括采购计划形成、招标交易及管理平台、合同形成及审批平台、采购结算平台、远程视频会议平台等内容。具体而言，首先要构建电子招标采购信息化平台，其次建设企业内部及外部的网络操作管理平台,最终要培育供应商及内外评标委员会的企业战略资源，并实现覆盖企业需求、管理、业务、监管等四个方面的具体化管理流程。

2 水泥企业采购信息化管理体系应用

2.1 软件选型

在软件选型前，水泥集团企业要做好系统建设工作。关于系统设计，首先要明确系统设计的指导思想，即整体规划、分步实施、集成牵制、效益优先，使业务流程趋于公开、透明、廉洁、高效，并保证系统操作的安全性及便捷性，注重网上招标管理平台的建设，使采购交易过程处于多部门联合制衡的环境之中。其次要明确系统的设计原则，即信息与交易平台应相互融合，并依托远程视屏会议，做好招标采购工作。最终企业要整合电子交易平台所需的信息资源及管理内容，具体设计系统的管理体系与功能构架。关于软件选型，应侧重管理目标及管理咨询，选型原则应以先调研后选择依据，侧重软件的应用性、咨询性、开发性、集成性等方面的能力，即软件要在业务管理、咨询服务、战略合作等方面发挥重要作用。

2.2 前期准备

为做好采购信息化管理体系建设工作，应致力于项目建设的前期准备，具体可参考以下内容。其一，相关的领导小组与工作小组应强化协调及行政能力，以促进项目执行。其二，加强项目宣传力度，使项目建设取得全员支持。其三，全面优化业务流程及管理制度。其四，组建专业化的项目小组，并抽调采购流程所涉及的各专业人才。其五，项目相关培训不仅要侧重企业内部，更要考虑供应商层面，培训出一定数量的工作人员。其六，审核并确定采购标的技术要求、型号、材质、数量等内容。

2.3 理顺机构

水泥集团企业应整章建制，从整体上梳理采购工作思路，并完善各项管理制度。具体而言，首先，企业要转变管理职能，成立招标中心，并实现多重监管。简而言之，企业所有采购项目均要在招标中心的招标网实施，使整个交易过程纳入多部门相互制衡的环境之中。其次，关于多部门相互制衡关系，应明确需求部门、采购及物流供应部门、合同管理部门、储运部门、财务及纪检部门等多部门的管理职责。最终，关于统一供方管理，应依托集中管理、分级负责的指导思想，使各子公司明确在供应商准入、供货、淘汰、统计、共享等方面的管理职责。简而言之，依据企业战略需求，应对企业的重点供应商进行具体化、细致化的监督管理，使合格供方始终保持在五家以上，并实行供方资格及等级的动态化管理，不断优化采购交易环境。