文/张夏萍 雷越麟，四川科锐得实业集团有限公司

1 人事档案在人力资源管理中的作用

人事档案在人力资源管理中具有以下作用:

1.1 提供真实可靠的信息

企业要想真正做到知人善任、人尽其才，挖掘每个员工的潜力，发挥他们在各个岗位上的最大效力，就必须首先掌握每个员工的最真实、最全面的个人信息，如员工的工作经历、思想品德、业务水平、个人技能、个人素质等。通过查阅员工档案可了解每个员工的全部工作经历，从而为企业选人、用人提供有价值的参考信息。

1.2 提供重要的依据

人事档案为企业的一些重大决策提供了必要的依据。如绩效考核，又称人事考核、绩效评估、员工考核等等，关系着员工的晋升和奖惩，决定着企业对不同员工该采取什么样的培训方法，给予多少薪金等决策，而绩效考核需要有大量的考核记录作为依据。人力资源管理部门可以充分利用人事档案对员工的业绩、素质、能力等进行综合分析，做出相应的决策，从而保证企业决策的科学化、合理化。

1.3 优化人力资源的合理配置

人力资源配置是实现人与物相结合、提高人力资源使用效率和使用价值的重要途径。人力资源并不是静止的，随着时问的推移和内外环境的变化，会出现人员流动、岗位变化、优胜劣汰等情况，人事档案可以实现人力资源信息的共享，科学预测人力资源的需求，促进人才在各地区、行业、组织之问和企业内部的合理流动，使人力资源得到最佳的配置。

2 企业人事档案管理存在的问题

目前，我国很多企业的人事档案管理工作还存在着许多问题，这些问题直接阻碍了企业人事档案工作的开展，从而使企业无法有效进行有效的人力资源管理，制约着企业的发展。

2.1 重视程度不足，制度体系不健全

首要的问题就是无论是企业还是员工都没有形成正确的人事档案管理意识，对人事档案的重视程度严重不足。很多企业的人事档案管理部门只是被动地接受员工档案，只保管而不更新记录，更不会合理利用;还有一些企业存在私自扣留员工档案的行为，更有很多中小型、民营企业根本没有人事档案管理系统，这些问题都体现出企业缺少核心的人事档案管理意识。一旦企业重视程度不足，也容易导致员工个体对个人档案认知模糊，不重视档案资料内容等问题。

2.2 人事档案资料科学性、时效性差

对于现代企业，岗位和工作的多样性使得企业员工的个人档案难以系统地编写与整理出来，而企业的流动人员增多也使得档案管理更加复杂与困难。并且，人事档案很难完全客观地呈现，不同企业对于员工评价的重心也有所不同，更严重的是，一些企业员工的档案真实性都存在疑问。这些问题就导致了人事档案管理的科学性与客观性较差。

而由于意识形态和制度等原因，企业人事档案管理的时效性很多时候也得不到保证。很多企业的人事档案管理部门受传统档案管理思想影响，工作效率不高，由于资料同质性强而工作热情低下，使得员工信息无法及时更新;而对于一些流动性强，工作范围复杂的员工更是没有能力保证档案的及时更新。

2.3 无法合理利用人事档责

很多企业人事档案管理部门，是一个部门“孤军奋战”，而无法与用人机制联动，相互协作，这就使得企业人事档案管理与人力资源管理相脱节。无论是招聘还是内部工作调动，如果企业无法合理利用人事档案，都无法科学有效地挖掘人才能力，导致人才特点集中、无法“因材施教”、“因材施用”等问题产生，降低企业管理效率，员工个体的价值也得不到充分的体现。

3 针对性建议与对策

3.1 加强意识培养和制度建设

在当下这个信息时代，无论是企业还是员工，都需要更新已有的人事档案观念，端正传统的意识与态度，改变被动接受的方式，认真细化人事档案信息，促进企业人力资源管理;同时，国家和企业均需出台相应的法律法规和制度体系，使人事档案管理中的问题有法可依，有章可循，也使员工个体能够针对性地学习档案管理相关知识，增强观念。

3.2 完善人事档案资料的记录与维护

在完善制度体系之后，企业还需成立一定的档案监管体系，加强对人事档案的监督与审查，保证档案的真实性、科学性和条理性;并且，企业应规定日期对档案进行更新和维护，保证人事档案的时效性，提升档案管理的效率，缩短信息反馈、收集和再利用的时间。企业还可以引人人事档案管理部门内的竟争机制，实现目标管理与量化管理。

3.3 提高对人事档案的利用程度

档案管理部门，作为企业用人行为的基础与载体，要和其他的部门紧密联系起来，形成可以互联互通的网络体系，实现人才信息的联动和共享，用人事档案指导人力资源管理，加强能动性，做到档案与人事相互指导，相互协作，及时有效地和人力资源部门合作，共同完成人事档案的管理工作，实现对人事档案的最高的利用程度。