档案管理过程中的主要问题及策略

2018-12-06胡玥天津市管道工程集团有限公司

新商务周刊 2018年9期

文/胡玥，天津市管道工程集团有限公司

1 做好档案管理工作的重要性

档案的科学规范管理，是衡量单位绩效和管理水平的重要规模。档案记录了本单位发展历史上优秀研究成果以及单位经营业绩，为企业的科学发展提供的第一手资料，为企业的科学发展提供了良好的方向。在中国综合经济发展的历史背景下，我们将做好档案管理工作，不断更新档案管理理念，勇于探索，尝试新的档案管理手段，充分，真实地反映企业整体发展情况和经营业绩。档案管理结果与单位管理相结合，决定了单位资源配置的方向和方式，决定了单位的商业布局和未来发展，对实现单位业务战略具有深远的影响，不断提高管理效率。因此，做好档案管理工作，促进经济社会综合发展，不断提高企业市场经济竞争力具有重要意义。

2 档案管理工作现状

2.1 档案管理人员素质不高

管理人员对档案管理工作关注不高主要表现在两个方面：一是档案管理人员缺乏主动性，不是主动收集，而是被动等待选择：二是档案管理员只对档案进行简单保存，可以使用就行，没有进行编目，使档案管理越来越混乱，档案管理应该采用科学的管理方法，没有一定的专业技术理论知识，难以处理档案管理，加上一些单位，企业领导不重视档案管理，频繁更换档案管理人员，导致档案管理混乱现象一再发生。

2.2 档案管理不规范

一是归档格式不统一，排列混乱，影响档案存档工作的档案，如档案封面和书写档案内的包装，无统一规格。二是在整理过程中，有很多链接不符合档案的要求，如分类杂乱，组合不合理的，申报期不准确，档案起草不当等。三是档案不规范，档案管理员认为，只要完成档案收集任务即可，不组织，不整理，导致一组档案管理混乱，想找到一个有价值的档案信息难上加难。因此，档案管理不规范将直接影响使用该档案的价值。

3 新形势下如何做好企业档案管理工作

3.1 转变理念，加强组织领导

第一，在新形势发展背景下，企业领导人员应当正确意识到档案管理是企业管理的重要内容，其在很大程度上影响着企业的经营发展，所以必须要对该项工作予以充分重视，在企业重要议事日程中纳入档案管理工作，并将档案管理和其他工作一同部署，形成齐抓共管的良好局面。第二，应当加大宣传档案管理的工作力度，充分利用视频、网络以及宣传栏等途径来进行档案管理的宣传，并且组织企业工作人员学习《档案法》和相关典型案例，让企业员工都能够正确认识到档案的应用价值，并提高其档案意识。除此之外，还可以运用宣传方式和各种舆论媒介将国家颁布的档案工作相关的政策、方针以及法律法规等向员工进行宣传，并且也向其宣传企业的档案管理制度，建设一个良好的档案宣传氛围，让全体企业工作人员都能够对档案管理予以重视，让其能够主动配合档案管理工作的开展，将需要归档的资料及时上交。

3.2 完善制度，规范档案管理

完善的档案管理制度是确保企业档案管理工作高效运行的重要前提。第一，企业应当结合企业档案管理情况，对现有档案管理制度进行积极改进，并对档案借阅、归档以及保管等工作进行规范，并对相关档案岗位职责进行明确，防止相互推诿情况出现。第二，对档案管理绩效考核体制进行完善，将档案管理业绩与工作人员薪资待遇相挂钩，将干部任免和人事聘用制度挂钩，以不断规范化档案管理工作。第三，加强监管企业档案管理的工作力度，采取不定期和定期检查的方法，在第一时间内发现档案工作中所存在的问题，并予以解决，以提高档案管理质量。

3.3 积极创新，转变服务理念

我国大多数企业沿用重藏轻用、被动服务的传统模式。通常很少会将心思放在企业档案信息的开发以及利用率的提高上。在新形势下，企业档案管理工作人员应当要树立起主动服务的理念，并积极参与到企业的生产与经验过程中，全面掌握企业档案利用的需求，从而有针对性地对档案服务的内容、形式以及范围进行策划与设计，并有计划地开发、转化以及加工电子文件信息资源，将档案制作成信息产品来为用户提供服务。第二，在确定信息服务方法时，不但要将用户利用信息的需求考虑在内，建设一个信息利用平台，而且还要有效调整需求，建立专题，收集、筛选、深层加工相关信息，运用现代化技术来把专题信息制作成光盘，形成信息产品，为企业领导和业务部门提供信息服务。第三，提供跨时间、空间的服务，让用户能够远程完成档案操作。

3.4 增加资金投入，完善档案设施

要想确保档案管理工作的高效开展，完善的档案设施是关键，并且这会在很大程度上影响企业档案资源的利用和档案的安全保管。所以在新形势下，企业应当要增加对档案管理的资金投入，设置专项费用，以有效完善企业档案管理的设施，确保档案管理工作的高效进行。第一，结合《档案法》规定，设置单独的库房来作为档案库房，且尽可能避免在办公楼底层设置档案库房，防止档案被偷盗。第二，需做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防高温等工作，以确保档案资料的完整性。所以企业要配备有防盗门、吸尘器、红外线报警器、灭菌机、专门的库房恒温恒湿设备等。此外，还需要配备打印机、计算机、扫描仪等现代化管理设备，逐步提升企业档案信息化管理水平。