文/王蕾，重庆理工大学会计学院

1 引言

企业信息化技术的应用和国家对企业内部控制建设的要求，推动了企业制度流程化的进程。但是中小企业因为流程建立不够规范或没有充分权衡相关者的权利和义务，流程的建立并不能保证流程的有效实施，有时还会降低企业的效率。采购业务是一项重要业务，但是因为其复杂性所以在设计过程中经常会出现不规范或不合理的部分，所以本文分析了中小企业在采购管理中存在的问题并提出了具体的流程优化方案。希望对中小企业的管理者有所启示。

2 中小企业采购流程现状

2.1 负责人观念滞后

负责人都能认识到采购的重要性，知道采购是企业经营的基础，但也正因为如此，他们对采购的授权非常谨慎，会设置繁琐的审核程序，甚至有的负责人对企业所有的采购业务都要自己亲力亲为进行审核，所以他们要耗费大量的时间对企业的采购事项进行审核，这势必会影响投入到企业重大的经营决策中的精力，同时繁琐的审核程序也会降低采购流程的执行效率。

负责人购观念滞后的另一个表现就是他们会在企业的采购岗和审核岗大量安排自己的亲信，但是却不重视他们的专业素养。这就使企业在进行采购时，会缺乏合理的采购计划和对产品质量的要求，而仅仅以低价作为评价准则。导致采购的产品不能满足企业生产经营的需要。

2.2 采购缺乏计划性

中小企业与大企业相比，竞争力较差，所以在与客户谈判时也常处于劣势地位，经常采用免付定金或少付定金的方式来争取订单。订单的不确定性也导致了采购的随机性，所以在与供应商进行价格磋商时同样不占优势，通常会以较高的单价制定采购协议，甚至还要提前预付定金。此外通货膨胀也导致原材料的采购价格越来越高。所以中小企业要在采购上花费大量的资金，造成企业的资金运转困难影响企业的正常经营；较高的采购价格还会导致产品的生产成本较高，进一步降低企业的竞争力。

2.3 采购组织结构混乱 分工不合理

如上文所述，中小企业负责人都非常重视企业的采购活动，但是又缺乏正确的采购理念，所以经常会为了降低采购成本的目的越级干预采购分管领导的决策，使得采购分管领导不能正常行驶自己的权利。同时，在采购业务中，中小企业通常会存在采购分管领导和财务分管领导权利划分不清的问题，所以两者经常会因为采购的资金问题发生争执。这不仅会影响企业里员工间的关系，还会影响采购的效率。

3 完善中小企业采购流程的建议

通过上述分析，我们可以发现在中小企业的采购流程中存在着很多问题，这些问题会严重影响到采购的质量和采购的效率。通过对采购流程进行梳理，制定了以下方案来完善中小企业的采购流程。

3.1 设立分级审批制度

负责人作为企业的最高管理人员，他的主要任务是制定企业的战略目标，负责企业的整体运行，而不是花费大量时间用于采购申请的审批。为了让负责人从繁琐的审核流程中解脱出来，还应当根据采购的金额进行分级审核，当金额达到一定数量时才需要负责人进行审核，这样就能让负责人摆脱简单重复的工作，将更多的精力投入到企业的经营管理当中，这样才可以充分发挥他作为企业最高管理人员的作用。

3.2 制定采购计划

虽然中小企业的业务量不确定，制定采购计划比较困难，但是制定采购计划还是非常必要的。中小企业可以结合具体的业务对所需的材料进行分析。对那些经常使用且价格变动幅度较大的材料制定采购计划并提前采购。这样可以提高与供应商的价格磋商能力，在一定程度上缓解企业的资金压力。同时较低的采购价格还会降低产品的生产成本，提高企业的竞争能力。

3.3 明确不同管理者的权限

从最初制定采购计划到最终完成采购是一个复杂的过程，如果对职责划分不明确，就会出现管理者进行权利争抢的情况。所以明确不同管理者的职责是非常必要的。因为不同企业的情况不同，所以对采购分管领导和财务分管领导的重视程度不同，所以要结合企业的实际情况明确二者的职责权限，确定两者在采购流程中的层级顺序。同时还要明确负责人的审核权限，防止负责人越权审核，影响到其他分管领导的正常决策。