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医院人事档案管理工作的创新与优化

2018-11-28 11:24:42 《人力资源管理》 2018年10期

摘要:医院人事档案的管理是医院人事工作的重要组成,促进了医院人才的有序管理,为医院人才的任用提供了依据。在本文中,首先阐述了医院人事档案管理工作的重要性,并且对如何做好人事档案的管理工作做出了深入的分析。

关键词:人事档案医院人事工作重要性

随着我国医疗卫生事业的不断发展和我国医疗卫生事业的不断改革,医院人事档案的精细化管理和控制工作便越来越重要。医院在职人员的工作情况是医院人事档案重要记录的内容,信息化的发展带动了医院人事档案的信息化,从而形成了一种新的管理模式。目前我国居民对医院资源的需求量较大,医院的规模也越来越大,医院工作人员的稳定性并不是很强,往往人事管理难度较大,在一定程度上限制了医院的进一步发展。而医院人事档案要想进行精细化的管理与控制,信息化手段是不错的选择

一、人事档案管理在医院人事管理工作中的重要性

(一)人事档案为新的工资制度改革提供保障

当前正在进行工资制度的改革,人事档案为工资制度改革的贯彻执行提供了文字资料。在工资套改的过程中,要与医院的现实状况相结合,立足于档案记录,对医院的职工做出工资的套改。在这个过程中,要以人事档案中记载的职工个人的职称、学历与工龄等信息为准进行套改。正是因为有了人事档案的详细准确的记录,使工资制度改革的工作得以顺利完成,在全院干部职工的待遇得到提高的同时使全院干部职工的工作积极性得到提升。

(二)人事档案为专业人员的职称评定提供依据

建立完整的人事档案,对职工个人的信息进行全面的管理,在个人晋升职称的时候,他的专业能力可以通过文字资料进行展示,非常的全面与直观,为个人的职称评定提供了依据。为了保证晋升职称这项工作的公正性与公平性,根据职称评定制度的规定,在评定时都必须提供本人的毕业证书及单位鉴定的材料,以保证材料的真实可靠性。

(三)人事档案管理为选拔人才提供信息和用人依据

在医院的人事档案管理工作中,所管理的是全院的医务工作人员的档案,对他们的信息进行归档的处理,通过全面的地归档从而使个人的整体的信息得以反映,是一个人的职业生涯的真实写照。在医院的人事管理过程中,对医务人员的档案可以即进进行查询与调阅,为个人的提拔任免提供资料。人事管理人员可以对这些人事档案做分析研究,了解人才在成长过程中的共同特征與发展规律,作为鉴别与培养人才的重要信息。从医院长远发展的角度来看,人才的引进与培养非常重要,要有一大批素质高的干部职工的队伍,所以,医院的人事档案管理部门就要做好信息完善的工作,把这些人员的基本信息真实地反映,包括学历水平、年龄的情况、业务素养、思想政治层次等信息都要做一个详细的了解,并形成文字的记录,人事档案对于医院管理层的人事任免的决策提供了极大的便利。医院对于人事制度进行了革新,通过公开考核的形式引进人才,选拔任用了一些业务素质高的人员,在这个过程中,人事档案管理就发挥了重要的作用,准确完整地提供了相关人员的信息。

二、如何做好医院人事档案工作

(一)建立健全人事档案管理制度

要做好医院的人事档案管理工作,制度要先行,先要建立健全人事档案管理的规章制度。在建立规章制度之前,先要结合医院的现实状况,进行全面的摸底调查,力求建立出全面的、实用的、细致的、规范的、便于操作的规章制度,使得医院的人事档案管理工作有序展开,并且有制度可依。科学合理地实施档案管理,遵行规范、完善的档案管理制度,可以提升医院的人事档案管理工作的业务水平,对人事档案实行规范、认真的管理,制定一系列的档案保密、存档、搜集、核查的制度,并严格遵照执行,这样才能把人事档案管理工作落到实处,真正发挥出其应有的作用.

(二)运用先进的人事档案管理方法

医院管理方面要强大对档案管理的投入,要从传统的管理方式转换成现代管理方式,与计算机网络信息时代相适应。大力引进一些相关的计算机设施,并且运用先进的管理方式,使用计算机的档案管理应用软件,建立起人事档案的信息储存库,并且运用检索的系统,改变以前手工查询的方式,使医院人事档案管理的工作效率得到大大的提高。

(三)加档案管理人员的专业素养

要把医院的人事档案管理工作做得更好人员的专业素养是关键,所以要加强对档案管理人员的培养。一是要对档案管理人员的进行思想政治教育,培养出职业道德与责任感,具有良好的道德品行;二是,要加强对档案管理人员的业务培训,掌握相关的档案管理的知识与实际操作,具备过硬的业务能力。三是,医院要针对人事档案管理建立考核制度,建立起管理人员的责任感,极大地调动他们工作的积极性,从而全面提升医院的整体管理水平。

三、我国现阶段医院人事档案管理存在的问题

(一)医院人事档案管理人员工作素质较低,缺乏专业技术人才

医院人事档案管理工作人员大多是本医院之前从事医疗卫生事业的人员,大部分医院将档案管理部门作为医院的次要部门,没有经过认真的分析与思考就对档案管理部门设置和安排工作人员,一般都是医院年龄较大或者将近退休的员工,缺乏人事档案管理的专业性知识,对档案管理的具体工作存在一定的侥幸心理,所以不能做到人事档案管理的精细化、科学化和合理化,造成医院人事档案管理工作效率低下,漏洞百出,给医院的发展带来不必要的麻烦。

(二)医院人事档案管理不规范

由于医院人事档案信息量巨大,包含内容非常多,人事档案管理人员工作量大,往往会出现工作上的失误,加之医院不重视对于人事档案管理的信息化建设,导致了人事档案管理工作不能够适应医院当前发展的现状,人事档案管理不规范,不利于医院的可持续发展。

(三)医院人事档案信息化管理没有确定可行的发展规划策略

人事档案信息化建设需要医院的具体发展规划作为基础,如果医院没有制定可行的发展规划策略,便难以根据医院实际情况,充分利用医院的技术、人才、资金等资源,不能够将医院资源合理优化配置,造成对医院资源的浪费,让医院各个部门工作不协调,不能够满足医院信息化管理与时俱新的需求,从而让医院被动改革,造成医院不必要的损失。

四、采用信息化手段实现医院人事档案精细化管理与控制的具体措施

(一)以人为本,积极引进专业人事档案信息化管理优秀人才

人才是医院发展的第一资源,要不断引进优秀的专业化人才,带动人事档案管理工作的规范化和标准化,提高人力资源管理工作的效率和能力。现阶段的管理人才能够清晰地认识到信息化对于人事档案管理工作的重要性,能够培养人事档案管理部门的信息化意识,从而带动人事档案管理工作的信息化建设。要定期组织人事档案管理工作人员业务技能和工作能力的培养,培育良好的工作素养,规范工作程序,标准工作任务,从而利用信息化对医院人事档案管理作出出色的贡献。

(二)建立健全人事档案管理制度

没有规矩,不成方圆。制度是保障人事档案管理工作的重要条件,建立健全医院人事档案管理制度是医院势在必行的重要工作。由于人事档案管理是一项复杂的工作,医院要从实际出发,从人事档案管理信息化出发,不断结合医院发展实际,制定行之有效的人事档案管理制度,保证医院各个部门能够高效有序地工作,促进医院内部部门之间的和谐。要将医院工作人员的具体情况录入计算机网络平台,建立工作人员的个人信息档案、岗位变动档案、绩效考核档案等,保障医院工作的有序进行,提高医院工作人员的工作积极性,从而促进医院的人事档案管理信息化进程。

(三)加强医院高层领导对人事档案管理信息化的认识能力

医院高层领导要加强医院人事档案管理信息化意识,就是加强整体效率意识、管理制度意识、集体安全意识、与时俱进意识等,医院高层领导的决议直接影响到本医院人事档案管理信息化的进程,要不断加强高层领导对医院人事档案管理信息化工作的重要性意识,逐步将信息化管理提到日程上并且进行实际性的操作,扩大信息化管理的宣传力度,对医院人事档案管理建设投入一定的资金,促进医院人事档案管理信息化的标准化、科学化、规范化。

結语:促进医院人事档案管理信息化是我国现阶段医院可持续发展的重要手段,是医院全面发展的重要基础。医院要不断落实人事档案信息化管理进程,加大对人事档案信息化管理的人力、物力、财力、政策的支持,进一步促进现阶段我国医疗卫生事业单位的转型。

参考文献

[1]翟晶,王忠.新形势下医院人事档案管理信息化建设探究[J].医学教育管理,2016,2(05).

[2]王洪涛.医院人事档案实施信息化管理的分析[J].中国卫生产业,2016,13(26).

作者简介:傅鸿飞、硕士 档案馆员。