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浅析办公自动化对文秘工作的重要性

2018-11-28 11:24:42 《人力资源管理》 2018年10期

李睿云

摘要:在历史的长河中,工业革命是一场以机器生产代替手工劳动的重大变革,人的双手被解放出来,如今随着时代的发展,科技不断进步,新生机器花样百出,将人们的生活变得日益便利。其中办公自动化也在飞速发展,逐步的将文秘工作现代化,信息化,大大的提高了文秘工作的效率,可见办公自动化的出现对文秘工作极其重要。

关键词:办公自动化 文秘工作 重要性

面对这个高速发展的信息化社会,万物日新月异,传统的文秘工作方式,已经完全跟不上公司自身的需求。文秘工作涉及很多,例如公司人员信息登记与保管,公司数据与机密的妥善管理,还有上传下达的使命等等。文秘工作是整个公司的血脉,要使公司企业迅速发展,那么文秘工作一定要便捷迅速;因此文秘工作需要办公自动化的辅助,办公自动化对文秘工作意义重大。

一、文秘工作的工作现状

随着社会的发展,公司企业快速发展,在其发展的同时,自然会有大量的工作;例如:负责保管公司的机密材料;及时的向领导人或有关机构传达工作信息;详细了解记录领导人的工作时间与会议的时间、地点和内容;详尽登记公司大小事件;对员工信息和个人资料整理登记以及做好上传下达的作用等。这些工作都是需要文秘来做的,由此看来,当今社会下的文秘工作十分枯燥繁杂,但是却又马虎不得,因为文秘工作起着承上启下,沟通左右的作用,关系到整个公司能否顺利运转,一旦文秘工作出现问题,便有可能会导致整个公司处于瘫痪状态,公司信息全靠文秘工作者的操作,但是,在办公自动化没有出现之前,文秘工作十分无趣沉重,不符合当代信息化社会的特征,所以文秘工作需要进步,需要现代化工具的辅助;因此,办公室自动化对文秘工作起着至关重要的作用。

二、办公自动化的概述

在科技信息高速发展的背景下,办公自动化应运而生了。办公自动化就是把办公管理电子化,信息化的过程。办公自动化主要的内容涉及企业的管理规范;对公司企业的控制;日常行政管理以及对人力资源信息和企业交易事件的记录整理等等,此外办公自动化能利用科技信息技术,建立起公司内部的联系交流平台,便于公司发展。毋庸置疑,办公管理也少不了对信息的保管和处理,对文件的制作、保存、修改和销毁等等。办公室自动化主要是运用信息技术来完成办公事件,增强企业运转速率。面对这个高速发展的信息化的时代,办公自动化已然是时代的产物,我国的办公自动化经过十多年的发展,已经逐步发展成熟起来,办公自动化已经从原来的辅助性办公用品转型为现在必不可少的应用于完成公司工作的产品。

三、办公自动化对文秘工作的重要性

(一)办公自动化使文秘工作呈现新面貌

说起文秘工作,估计大家脑海里浮现的便是工作人员抱着一沓资料紧张的跑来跑起,一会领导需要资料了,得跑腿过去送资料;再过会有员工想要申请小小的改动一下自己的工作了,文秘工作人员就必须得到资料存放处去找员工档案,如同无头苍蝇,在档案库奋力寻找;同时,大家都知道,文秘工作最主要的便是为公司编写文稿,整理资料等等,这些都是需要文秘工作人员手写,还需要反复的修改整理,最后再手动排序存放;这些还不算是最繁琐的,对于文秘工作人员来说,登记员工资料整理公司历来档案是最头疼的,因为企业在发展的过程中,便会慢慢的累积很多交易记录,这些历史档案都需要妥善的记录和保存,事无巨细,全都需要工作人员亲力亲为,费事费神;但是在办公自动化产生后就什么都不一样了:办公自动化让工作人员们不必再亲手记录誊写,运用自动化机器,随意对资料文稿进行整理和修改,再也不会看到纸质文稿堆积成山,办公室环境会变得整洁干净,办公自动化使文秘工作面貌焕然一新。

(二)办公自动化有效提高文秘工作效率

文秘在办公室工作,免不了每天面对的撰写文稿,整理档案,打印资料等工作;在办公自动化产生之前,办公文秘人员手写资料,人工排版,费时又费力;而且有些人工书写的资料字迹排版不公整,导致在其他人查阅公司历来资料时极不方便,从而便会阻碍当下公司的正常运转;但在计算机技术发达的今天,尤其是办公自动化这一项出现后,文秘工作再也不需要手工做任何事,所有的资料文献均可在电子设备上完成,同时也可在电子设备上进行修改和保存,排版和整理都十分便捷,并且便于以后别人查询;对于人员与公司信息档案的保存更是不在话下,轻轻一敲,整个公司的信息便全部保存在云端,再也不怕丢失;打印机等机器快速便捷,省去了文秘人员手工抄写的过程。由上可见,办公自动化能大大提高工作效率,文秘工作变得高速快捷。

(三)办公自动化促进管理制度改革

办公自动化未被普及之前,文秘工作人员所有事都要亲力亲为,需要跑腿给领导报告会议时间以及领导的行程表,还需要把上级领导发达的命令传达给各阶层工作人员,好不费力,;这样虽说能把信息传送给了大家,做到了上传下达之责,但是一旦任务或是通知有任何变动,那么之前文秘工作人员做的工作便全白费了,还需要重新去传达信息;而且有时候口头传递信息会或多或少的有一些差错,俗话说:失之毫厘,差之千里。一旦文秘在通知过程中出现任何细微的差错,便有可能会导致公司有巨大的损失。但是办公自動化却完全不同,所有的事件信息和行程均可自几分钟之内完成,几秒钟就能发布在公司内部的官网上,文本表述,清晰具体,极大程度的降低了文秘工作的出错几率,即便是上传的公告有误,也能在数秒内修改发布的信息,从而方便文秘工作人员进行管理,由此间接程度上阻止了公司利益的损失,还能较好的完善公司制度,可见办公自动化在文秘工作中的普遍使用,不仅能提高工作效率,改变公司面貌,还极大程度上的促进了公司管理制度。

四、结语

办公自动化是一项以计算机技术为核心的为文秘工作进行协同工作的办公方式,其结合计算机、电话、互联网以及打印机等现代技术和网络进行工作,使文秘工作的效率有了飞跃性的提高,办公自动化解放了文秘工作者的双手,巧妙地结合了当代先进科技,极大程度上推动了公司的发展;由此可见,办公自动化对文秘工作的重要性,文秘工作离不开办公自动化。

参考文献

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[2]宋柳萍. 浅谈办公自动化系统对系部秘书工作的积极作用[J]. 办公室业务, 2015(8).

[3]范艳丽. 试论办公自动化与现代秘书工作[J]. 经济与社会发展研究, 2015(2):205-205.