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新形势下石油企业办公室工作的科学管理及对策分析

2018-11-28 11:24:42 《人力资源管理》 2018年10期

摘要:办公室管理工作作为各大企业的服务中心与指挥中心,是有效贯彻与落实各项工作内容的关键场所,对于企业的长足发展与建设具有重要的建设意义,必须加以重视。针对于此,文章主要以石油企业办公室管理工作为研究对象,结合开展办公室对于企业发展的重要意义,指明现阶段办公室管理工作存在的不足之处。并在此基础上,结合自身经验,提出加强新形势下石油企业办公室工作科学管理的主要对策,以供参考。

关键词:石油企业;办公室工作;科学管理;主要对策;

前言:现代石油企业进一步强化了办公室管理工作的职能与责任感,能够有效实现对企业领导、机关部门、基层单位与员工人群的直接管理要求。可以说,办公室管理工作的科学与否将会直接影响石油企业的发展效益。针对于此,我们必须加强对办公室工作的优化管理,切实掌握办公室管理工作的职能优势与主要存在价值,从根本上提升企业办公室工作的管理效果。结合以往的经验来看,石油企业办公室工作在相关制度执行方面、管理方面比较缺乏合理性,导致隐患问题进一步扩大,不利于企业的长足发展,必须予以及时处理。

一、实行办公室管理工作对企业实现长足发展的重要性分析

新形势下,以办公室为主的企业管理工作应该切实发挥好自身的职业优势与管理优势,为企业领导的科学决策提供指导力量,确保企业的经济效益不受损,实现长足发展目标。为进一步推进石油企业的发展进程,办公室工作必须以服务企业、强化建设为主要的管理前提。针对企业当前存在的不足之处,加以解决,并及时明确当前基层单位存在的重难点,进而为企业领导提供具有价值的决策信息。

最重要的是,办公室管理工作具备督察督办的作用。主要表现在直接管理企业各个部门,明确与了解部门之间的工作情况,是否存在不合理情况。如果一旦发现某个部门出现工作失誤现象,必须予以及时纠正。针对日常管理存在的失误,适当调整各个阶段的管理目标,实现全过程管理目标。由此我们可以大致看出,实行办公室管理工作对于实现石油企业长足发展而言,具有重要的建设意义,值得开展与优化。

二、现阶段石油企业办公室工作存在的不足之处

2.1管理制度尚未得到有效贯彻与落实,执行刚度不强

企业各项制度在实际执行过程中,追究问责方面的执行效果尚未达到预期要求,无法有效发挥出制度执行的刚性作用。如此一来,使得部分员工无法有效约束与规范自身的工作行为,日常工作中很容易出现较多失误,影响企业的长足发展。最重要的是,某些管理制度及相关内容并未得到有效贯彻与落实,使得部分管理工作缺乏指导以及科学决策信息,无法切实达到预期管理效果。

2.2部分管理程序过于复杂化,落实度较差

办公室工作本身具备一定的复杂性,无论是公文处理方面,还是会议安排方面,都具备一定的难度。稍有不慎,很容易出现管理方面的失误。结合以往的经验来看,由于受到办公室管理工作程度过于复杂的影响,多数工作内容难以得到有效落实,或者无法按照规定程度进行。如此一来,使得管理工作缺乏针对性与合理性,亟待解决。除此之外,管理程序过于复杂会进一步使得办公室管理工作无法达到预期效果,工作失误情况会进一步增加。

2.3工作人员职业素质亟待提升,专业程度较低

良好的职业素质始终是确保企业各项管理工作得以有效落实的重要保障。然而,结合现阶段石油企业办公室工作的实际情况来看,多数工作人员在职业素质方面缺乏合理性以及专业性,使得多数管理工作无法得到有效落实。即便是落实,也会因执行力度过低或者内容缺乏合理性降低工作效率。最重要的是,由于受到工作人员职业素质有待提高的影响,部分规章制度缺乏妥善优化,内容方面多呈现老旧状态,并未与现代化管理要求相结合,导致办公室管理工作效率多处于低下情况当中。

三、新形势下石油企业办公室工作的科学管理对策

3.1加强事前控制意识,确保管理制度得以有效落实

对于石油企业而言,必须做好办公室管理工作,紧抓实干、合力推进,促进石油企业实现长足发展目标。在正式管理过程中,相关人员最好事先养成事前控制意识,预先将各种可能发生的问题进行合理控制,防止后续问题严重化。举例而言,在文稿起草时,相关人员需要针对企业既定目标以及发展趋势进行综合整理,确保起稿内容的科学性与合理性。与此同时,相关人员需要明确上级领导的指导意见以及核心思想,深入基层当中,参与各类调研工作,确保文稿起草的合理性。另外,在事物接待过程中,相关人员也需要做好预先控制工作,如优化方案流程,防止接待过程出现隐患问题。针对于此,我们必须加强事前控制意识,确保各项管理制度得以有效贯彻与落实,尽可能地规避隐患问题的出现。

3.2加强日常管理力度,提升办公室工作效率

为不断提高办公室工作效率及其服务质量,相关人员必须要加强对企业制度、日常管理的优化力量,实现规范化管理目标。首先,企业管理人员可以立足于石油企业的发展实际,完善各岗位职责及相关制度,贯彻与落实管理内容,尽量做到有章可循。其次,根据办公室日常工作需注意的细节问题,合理优化管理内容,确保日常监督工作安全、合理。最后,适当简化管理程序以及相关流程,防止因程序过于繁琐而导致办公室效率低下等问题的出现。在此过程中,相关人员必须严格执行日常管理内容,确保准确无误。

3.3加强工作人员的职业素质,适当开展相关培训工作

办公室工作涉及到的管理内容众多,且综合性较强。稍有不慎,难以达成预先的工作效率。为进一步提升石油企业办公室工作的管理效率,在职人员必须切实强化自身的职业素质,规避以往办公效率不足的情况。针对于此,企业领导人员应该对加强工作人员职业素质的培训工作予以高度重视。实践过程中,领导人员可以聘请专业人员向办公室工作人员讲解具体的工作内容与工作职能,强化工作人员的职业意识,切实提升自身的工作素养。

结论:总而言之,只有切实做好石油企业办公室管理工作,才能够促进石油企业长足发展进程。针对现阶段石油企业办公室管理存在的不足,相关人员必须利用切实可行的措施,规范管理内容与管理行为,确保各项科学措施得以有效贯彻与落实,实现办公室管理工作的职能要求与内容。与此同时,相关人员必须切实提升自身的职业素质,约束与规范自身的工作行为,致力于将各项管理措施及内容贯彻到日常管理工作当中,提升各个部门的工作效率,确保石油企业实现长足发展的目标。

参考文献

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[4]马银河. 中央企业办公室管理存在的问题与对策研究[D].北京建筑大学,2014.

作者简介:杨旭,女,汉族,吉林长春人,出生于1986年2月,硕士研究生学历,研究方向:办公室管理。