秦红

[摘 要]在信息化时代，高校财务档案管理工作面临着新变化。对此，本文主要分析了信息化时代高校财务管理工作的特点，探讨了高校财务档案管理中存在的问题，并针对性地提出了相应对策，以供档案管理人员参考

[关键词]信息化；财务档案；创新

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.18.082

[中图分类号]G647.24 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）18-0-02

随着社会经济的快速发展，高校信息化建设工作也被提上日程，而高校财务档案管理作为高校日常管理工作的重要内容之一，也必然会有信息化建设的需求。《全国档案事业发展“十一五”规划》明确提出，档案信息化建设是十一五规划的1项战略任务。要做好这项工作，高校就必须提高对财务档案管理内涵的认识，明确信息化时代财务档案管理的特点是什么，再通过调查本单位的财务档案管理现状，针对财务档案管理工作中存在的问题，提出相应的对策，稳步推进高校财务管理的信息化建设工作。

1 信息化時代高校财务档案管理的特点

1.1 专业性

与普适性档案不同的是，财务档案管理具有一定的专业性，它主要分为两个方面：一是财务收据票据类，及学校内部的收入和支出类的票据管理，如学生学费收据、办公用品支出收据、科研经费支出收据、行政事业单位往来款票据和奖学金助学金发放收据等；二是财务核算专业凭据，如高校教职工薪资、奖金、节日福利等内容的发放表、银行对账单、单据账表类等专业财务账单的保管、收集、移交和销毁。从以上财务档案管理涉及的内容来看，要求财务档案管理人员需要具备一定的专业知识，否则很难进行专业化的收集和管理。此外，财务档案还反映了一个学校的经济活动和财务状况，能够直观地获得学校的财务信息。

1.2 综合性

高校作为人才的输出和培养机构，本身具有很强的综合性，除教学、科研外，日常内务管理、基础建设及后勤保障也必不可少，而这些所有的模块都包含着财务工作。这也就决定了财务档案管理具有很强的综合性，因此在进行信息化建设工作时，就要充分考虑财务档案的综合性，考虑它与其他部门的联系。此外，高校财务档案种类多、数量大，保管的方式也有电子、纸质等众多方式，而除了传统的方式外，还有信息化管理方式，共同体现了高校财务档案的综合性。

1.3 政策性

高校财务管理通常具有很强的政策性，由于高校财务制度本身就较为严格，从而财务档案管理工作也十分严格，从财务档案的收集、分类、归档、调用、查阅乃至销毁都需要严格依据相关政策执行。而在信息化时代，为避免信息安全遭受威胁，财务档案管理政策更加严格，如果因管理不善造成财务档案信息泄密或毁损，会给学校带来损失，必须按规定从严追究相关人员的责任。财务档案管理工作还要根据国家政策进行调整，如在2016年我国实行“营改增”之后，财务档案管理就要格外重视增值税专用发票的管理，尤其在专用发票的使用方面要更加注意，对高校的报销制度、财务档案收集等多个方面都产生了重大影响，如有违反，会面临法律风险。

1.4 通用性

高校档案管理活动的基本规律决定了各个院校和专业在教育体制、教育方式方法、教学内容等方面具有共性，而对与财务档案管理来说，高校的财务档案管理沿用的政策是具有一定的共通性的，记录和反映高校财务状况和经济活动的财务档案也必然存在内在的联系和共通点。高校内部和不同高校之间都可以互相借鉴和学习，从而使高校财务档案管理具有通用性的特点。

2 信息化时代高校财务档案管理中存在的问题

2.1 信息化程度低

目前，从我国高校的财务档案管理来看，信息化程度还较低，主要是由以下几个原因造成的。第一，不重视信息化建设。很多工作人员认为信息化只是简单地将管理工作从线下搬到线上进行，对财务档案管理的信息化建设的认识，仅停留在机械化管理的阶段，没有上升到智能化管理的高度。第二，财务档案管理与信息化结合程度不够。与其他档案管理不同的是，财务档案涉及大量的纸质性票据，因此在传统的财务档案管理中往往重纸质、轻电子，导致财务档案管理无法与信息设备实现深度融合，且没有做好备份工作，导致线上和线下的数据不同步，从而会影响财务档案管理的信息化进程。

2.2 档案管理人员的业务素质有待提高

教学档案的信息化建设，不仅需要专业的信息技术人才，更需要专业的档案管理人才。对于传统的财务档案管理来说，目前我国高校的档案管理人员已基本符合高校财务档案管理的要求，在学历、专业、经验等各方面都符合高校的标准，但对于信息化建设来说，高校财务档案管理人员的业务素质还有待提高。同时，高校财务档案的多元化趋势也要求工作人员要具备更加复合的专业背景，人员业务素质不高导致教学档案信息化建设程度低，仅仅停留在改变管理方式上，导致高校财务档案的信息化建设需要大量借助第三方机构，从而给信息化建设工作带来了许多不稳定因素。

2.3 财务档案意识淡薄

第一，高校领导没有重视财务档案管理。由于高校财务管理多年来一直延续着相同的财务管理模式，没有太大的变动，因而财务档案管理也无法从根本上进行改革，限制了财务档案管理的发展，长此以往不利于财务档案管理信息化建设。第二，财务档案管理意识不平衡。由于财务档案管理工作需要多个部门进行合作，如果只有一个部门重视是无法做好财务档案管理工作的，而多个部门协同进行财务档案管理就需要各部门的工作人员通力配合，但档案管理部门的工作人员作为专职的档案管理人员，档案意识显然要强于其他部门，这种不平衡性也导致了财务档案管理的效率低下。

2.4 缺乏先进的管理制度

一般来说，高校的财务制度是十分严格并且政策性极强，然而其财务档案的管理工作虽然也具有政策性，但却缺乏完善的管理制度，主要体现在以下两个方面。第一，缺乏信息化环境下财务档案管理制度的更新和改革。目前，很多高校仍沿用之前的管理制度，而随着档案管理工作信息化程度的不断加深，现有的工作需要和滞后的管理制度势必会产生落差，互相影响，最终会产生日常档案管理工作效率低、信息化建设进度慢等问题。第二，缺乏完善的监督制度。由于缺乏完善的监督制度，导致财务档案管理工作缺乏规范化和流程化，不利于档案的保管和利用，同时也导致财务档案管理不严谨。

3 信息化时代高校财务档案管理的改革创新

3.1 加强信息化建设

加强信息化建设，是财务档案管理的工作需要，也是档案管理工作发展的必然趋势。第一，要从硬件上满足信息化建设的基本需要，加大对基础设施的投入力度，采购相应的硬件存储设备、联网基础设施和基本的操作系统，在进行信息化建设时要提前规划，为日后的多部门协调以及建设智慧校园奠定基础。第二，积极引入专业的信息技术企业。在供应商的选择上，高校要坚持宁缺毋滥的原则，杜绝使用“最低价中标”的招标方式，在保证質量的前提下开展信息化建设工作。第三，采用云计算技术。高校要积极采用云计算技术，将档案管理工作放在“云端”进行，进一步降低财务档案管理的成本。

3.2 提高档案管理人员的综合素质

提高档案管理人员的综合素质，能从根本上提高财务档案管理水平，加快财务档案信息化建设。在信息技术专业知识方面，有条件的高校可以依托自身信息技术相关学科给予档案管理人员专业指导，如开设信息专业知识的选修课程，并且要将考试成绩纳入考核体系中。此外，高校还可以借助专业的培训公司对管理人员进行培训。在财务档案管理专业知识方面，注重学习两方面的知识，一是财务档案管理专业知识，这是由财务档案的专业性特点决定的，二是要提高政策解读能力，这是由财务档案的政策性决定的。

3.3 增强档案管理意识

增强财务档案管理人员的档案意识，要注重增强以下几种意识。第一，责任意识。财务档案管理事关重大，它能够反映学校的经济活动和财务状况，能够直观地获取学校的财务信息。因此，财务档案管理人员一定要增强责任意识，细化日常工作，在工作中养成良好的工作习惯，将责任意识渗透进财务档案管理的方方面面，确保财务档案的完整、连续和准确。第二，规范意识。财务管理工作本身就是事务性工作，要求具有较高的规范性和政策性，对于管理人员来说，必须严格执行档案管理的相关规范制度，切实履行财务档案工作的各项手续。第三，服务意识。从财务档案管理的发展趋势来看，财务档案管理人员需要具备较强的服务意识，因此管理人员应立足本职工作，探索和开发多元化的服务方式，增强自身的服务意识，不断提升服务水平。

3.4 优化人力结构

优化人力结构，是高校财务档案管理服务开发、业务拓宽以及信息化建设的根本要求之一。第一，进一步明确工作人员的权责范围，细化每个人的工作内容，明确权责的边界，减少“兼职”，实行专人专责，加强内部管理，确保人力系统的规范性。第二，根据信息化建设的具体情况灵活设置相关岗位，确保信息化建设得到全方位的支持。第三，积极引进拥有管理经验的信息化人才，做好内部人员的储备工作。第四，建立健全内部考核体系，杜绝形式主义，实行量化考核。第五，加强档案管理人员与财务管理人员的沟通交流，减少部门之间的交流障碍，共同支持财务档案管理工作。

主要参考文献

[1]陈小红.信息技术环境下高校财务档案管理刍议[J].湖北民族学院学报：哲学社会科学版，2012（3）.

[2]范钦.高校财务档案管理信息化建设探析[J].财会通讯，2013（17）.

[3]曹晶.高校财务档案管理信息化探讨[J].现代营销：学苑版，2010（10）.