三、企业文件的整理与归档

7.3.3.4 会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。

2、特别要求。磁性介质或光盘等电子文件，应作防写处理；为了保证档案的完整性、安全性，归档的会计核算数据要进行双备份，即归入档案机构的磁盘或光盘应是两套，一套封存保管，另一套作为日常的提供利用；打印输出的纸质载体的会计核算材料，必须有经手人员和会计主管人员的签字或盖章，以保证其真实性、准确性；打印输出的纸质载体核算材料须字迹清晰，方便查阅和利用。

7.3.3.5 电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。

電子文件是指在数字设备中产生，以数码形式存储与磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。完整的电子文件包括内容信息、背景信息和元数据。

背景信息，是指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及影像产生的历史环境等信息。元数据，是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式，编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

逻辑归档（ Logical filing）是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。电子文件逻辑归档可实时或定时进行权限移交到档案部门后，档案部门要做如下几件工作：

1、对照文件归档范围对电子文件进行界定；

2、按照有关规定对查询归档电子文件进行授权；

3、对接收的电子文件及时进行著录标识；

4、对接收的电子档案进行备份安全保护

物理归档（ Physical filing）是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。物理归档应按照有关纸质文件的规定定期完成，物理归档的要求主要有：

1.凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档；

2.把带有归档标识的电子文件集中拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝；

3.目前推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体；

4.存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态；

5.特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件；

6.将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》；

7.对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录；

8.归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少一年。

文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件，按照档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上，向档案部门移交或与相应门类和内容的其他载体文件一并归档，完成电子文件的物理归档。电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档范围的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。电子文件的归档管理目前仍然实行“双套制”，即具有永久保存价值的文字或图表形式的电子文件，必须制成纸质或缩微品载体形式的文件，归档时应同时保存文件的电子版本和纸质版本或缩微品。

电子文件归档还应注意收集以下有关文件：

1、支持性文件，指能够生成运行文本、数据、图形等文件和各种命令及设备运行所需的操作系统；

2、数据文件，指各种数据材料。由于数据在不断变化、更新，应对原始数据隔一段时间定期拷贝，并将拷贝文件归档；

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