初中档案管理中的档案收集工作研究

2018-11-24浙江省绍兴市上虞区张杰中学何钢

办公室业务 2018年21期

文/浙江省绍兴市上虞区张杰中学何钢

随着社会的进步，教育的模式也随之有了长足的发展。档案管理工作在初中教学管理工作中扮演着愈加重要的角色，做好档案管理能够促进教师完成各自分内的工作，较为准确地反映出学校教学的真实状况，对学校接下来的教学计划有很重要的参考作用。因此当下相关教学管理部门的重要任务就是，建立健全档案管理工作制度与章程，使其更具有系统性和符合科学性，为我国的教育事业发展起到一定的推动作用。

一、现阶段初中档案管理中档案收集工作存在的问题

（一）缺乏完善的档案收集工作体系。由于我国在档案管理工作方面的起步相对较晚，所以在很多方面都有所缺失。在之前的教学中，相关教育部门不能正确意识到初中教学中档案管理的重要意义，导致我国教育在档案管理中的成绩不是很好，即使现在教育部门意识到其重要意义，并投入大量财力、物力、人力资源，但是目前档案管理的现状都令人担忧。在缺乏正确技术指导的情况下，在整体上档案收集工作仍存在很多漏洞，工作松散，甚至档案丢失的情况也时有发生。如果不能及时对这种局面进行大力整顿，则会对整个教学过程造成不利的影响，使得教学效率得不到提高，整个教育体系将停滞不前。

（二）校方领导和工作人员对档案收集工作不够重视。我国现阶段在档案管理工作上的现状是，校方领导并没有从本质上认识到档案管理工作的重要性，有些学校的档案管理工作只是走形式而已，把所有档案收集到一块，随意记录一下，只是为了应付检查而做的表面功夫，实质上并没有实际指导意义。此外，还有一些学校照搬其他学校的档案管理模式，并没有考虑两校之间的具体差异，导致档案管理工作难以顺利进行，不符合本校的实际情况，从而使得档案管理工作效果不佳。

（三）缺乏专业的档案收集工作人员。由于我国教育体系本身就不够完善，而且各地学校的教育水平也参差不齐，所以很多学校的档案管理人员是非本专业的人员，由于其没有相应的专业技术，导致学校档案管理工作混乱。再加上档案管理人员在工作的过程中得不到定期的培训，其工作技能无法及时更新，导致该学校的工作水平达不到全国同等级学校的平均水平。而且由于档案管理人员的技能不过关，会导致档案丢失或者保密工作出现问题，对学校整体上的教学管理工作产生不好的影响，更严重的情况甚至会影响整体的教学工作。

二、现阶段我国初中档案管理中档案收集工作的改进建议

（一）制定严格的档案收集工作。首先，学校应该从上到下全面重视档案管理工作，尤其要重视档案收集工作。引进档案管理的专业人才，让其对之前的工作人员进行系统的培训，加强其技能并认真学习《档案法》的相关内容，提高其职业素质。其次，学校应该认真分析自身的实际情况，可以借鉴其他学校的档案管理方法，但是不能原样搬来就使用，“取其精华，弃其糟粕”将其他档案管理方式与学校自身特点结合，建立合理的档案管理工作制度，改变工作中散漫的现状，严格规范其工作流程，避免造成档案的丢失。最后，要在全校范围内加强档案管理工作的宣传，使得全校师生都参与到档案收集工作中来，逐渐形成良好的档案管理的工作氛围，有利于档案管理工作的逐渐完善，对我国的教学工作产生良好的影响。

（二）明确指出档案收集范围。为了使档案收集工作规范、有条理，收集的档案资料应该有严格的格式要求，比如，文本格式、所用的写作工具（规定的纸笔），而且要保证字迹清晰、图像完整，对查阅的人有一定的参考价值。对于学校举办的重大活动或者进行的各类考察工作，都应该进行收集。学校应发布相关文件，明确档案收集的范围。

（三）档案科学分类收集。首先，档案的收集方法大概可分为三种：平时收集、定期收集、年终收集。在各个活动结束时及时收集活动的材料，并进行整理。另外两种就是选择规定的日期对档案进行收集，检查收集的资料是否有遗漏，进行彻底的清查，以保证档案文件的完整性。其次，将文件进行科学分类，如，文本档案、实物档案、影响档案等，或者对一系列相关的档案进行收集，其中则可能包括很多种类的文件，但具有系统性，也是较为合理的收集方式。

（四）保障档案收集工作效果。要想提高档案收集工作的效率，前提是档案收集通道顺畅，而要达到这一点要求，则需要对学校的档案收集及时、完整，这就要求档案管理人员对学校发生的事件提高关注度，因为有些档案需要自己主动去收集资料，以防项目举办者遗忘重要的档案资料，若得到档案资料，则需要及时进行核对，防止文件的遗漏，充分发挥其主观能动性，积极参与到学校的重大事项，使得工作效率提高，同时保证档案收集工作的完整性，对之后其他人查阅提供良好的资料支持，对教学效率的提高有很大帮助。