杨珍

摘 要：企业办公室管理工作，在现代企业中有着非常重要的意义，科学的办公室管理不仅能够帮助企业管理者进行决策，而且能够让企业管理对企业的各项活动进行实时的掌握，维持企业的正常经济活动和运营，促进企业发展，在市场竞争越来越激烈的今天，对办公室管理工作进行完善与优化是当前实现企业发展的重要途径。基于此，文章首先分析了现代企业办公室管理工作存在的问题，然后提出了相应的优化策略，以供参考。

关键词：企业；办公室管理；优化措施

1 引言

我们所说的办公室管理是指办公室的相关人员能够严格执行管理者层的相关决策，能够有效的解决企业行政工作中的一些问题，主要包括计划，组织，领导，控制等一些行为活动，其根本目的是保障企业的正常运行，推动企业实现更好发展。对于如何提升企业办公室管理工作的成效这一问题，在此之前已经有相关的专家和学者对此进行了一定的分析和研究，本文的研究主要是在此基础上，结合自身的实际工作经验和所掌握的理论知识进行的进一步分析，具体内容如下所述。

2 现代企业办公室管理工作中存在的问题

2.1 从管理理念的角度分析

当今的市场竞争日益激烈，无论是管理工作还是开展工作都有越来越高的要求，和越来越严格的体制。因此，就要求管理内容进一步完善，管理形式也要不断地创新。尤其是办公室的管理工作，需要加强理念上的创新，还要和企业中的经营管理有着动态的结合与发展。现在的办公室管理中，管理工作的层次不够高，不够全面。也没有什么预见性。企业办公室的管理模式和理念中仍然存在着局限性，这些局限包括：控制过于简单、指挥和监督层面不够完善、企业经营管理在不断变化。这样的局限性，使办公室管理的局面静止在原地，停滞不前，跟不上时代发展的脚步。

2.2 从管理制度的角度分析

办公室管理工作的重要保障是办公室的管理制度，目前大部分的企业，并没有具体明确的规章制度，使办公室管理工作没有思路，没有明确的目标，职责不突出，责任不明确，不能落实到个人头上，这样会造成管理效果不明显的局面。不仅如此，还会浪费掉大量的人力和物力。这是管理制度上的缺失，也是办公室管理制度的严重不足之处，在未来的发展道路上，要及时进行改正。

2.3 从管理效率的角度分析

在部分企业中，办公室管理工作部分的工作人员对于自己工作认识不够清晰，缺乏创新的意识，办公室管理人员普遍都是机械地完成上层领导所交代下来的任务，不明白自己的职责所在。这在无形之中就丧失了自己独立思考的能力，由于是机械地完成了任务，内容空洞，缺少真情实感，很难得到上层领导的赏识。导致员工因此产生反感的心理情绪。其实，办公室管理工作者应该具备独立思考的能力，积极地整理资料，收集资料，明白自己的职责所在，有极强的约束力，为企业做出更多的贡献。

3 现代企业办公室管理工作的优化措施

3.1 提高精细化管理意识

现阶段，很多企业的办公室管理工作人员都认为帮助领导谋划大事才值得注意，日常工作中的一些小事比较繁杂也不用注意，这种工作心态不仅不能做好日常办公室管理工作中的小事，也做不好大事。所以，就需要提高精细化管理意识并能够将这种意识切实的贯彻落实到日常的办公室管理工作中去，坚决做到从小事做起，脚踏实地，实现精细化工作和管理，也只有这样才能将可能出现的风险和问题降到最低，真正的协助领导制定和筹划出更好的工作方案和工作计划，抓好部署工作，实现立足全局成大事的工作目标。

3.2 明确岗位职责并落到实处

明确岗位职责并落到实处是提升企业办公室管理工作成效的重要保障，办公室管理工作是很具体的事务性工作，所以一定要根据不同工作人员的不同能力和特点安排不同的工作，做到人人肩上有责任，并制定严格的制度规范，做到严格遵循，违章必纠。以沟通这一项比较重要和基础的工作来说，需要办公室管理人员做好纵向和横向沟通。纵向沟通主要涉及到与上级领导的沟通，向其他部门和工作人员下达领导的意识和指示，向领导上传其他部门和工作人员的想法和建议，在此沟通过程中一定要做到严格负责；横向沟通主要是与媒体部门、外部政府机关以及企业相关职能部门的沟通和交流，在此过程中一定要做好协调和沟通工作。总的来说，企业办公室管理人员一定要根据严格的规范制度和行为准则认真工作，严格要求自己。

3.3 提高工作人员的综合素质

社会在发展，企业也在不断的发展和改革变化，相应的，企业办公室管理工作也就会不断的变化和改革，内容也会随着企业的发展而不断增加，这就对企业办公室管理工作人员提出了更多新的要求，需要办公室管理人员能够随着企业的发展不断的提高自己的专业素养，专业技能和综合素养。具体来说，需要从以下几个方面着手：第一，树立终身学习的理念，也就说能够主动的去学习更多的专业知识和技能，以更好的工作；第二，要善于从工作中总结经验教训，能够发现自己的优缺点，扬长避短，不断提高；第三，企业也需要定期的组织相关的培训考核班，给办公室管理人员提供更多学习的机会；第四，要根据企业办公室管理人员的专业知识和技能水平，合理的配置人力资源，确保每个人都能实现价值最大化。

3.4 做好部门间的协调工作

做好企业办公室间的协调工作，可以有效提高企业的凝聚力和工作效率。其主要原因在于：首先，在每个单位，局部和整体之间都有着复杂的关系和交叉利益，局部和整体的利益不总是一致的，从局部看有利的事，从整体看并不一定有利。其次，现行的机构设置，大都是一个部门一个职能，而一项任务往往需要几个职能部门共同负责，这就势必出现职责交叉、利益相兼的现象，要负责综合管理的部门出面协调。第三，在协调工作中，一定要相互理解，相互支持，换位思考，求同存异，抓主要矛盾，不在非原则问题上较真，不在细微末节上纠缠。协调起来要有力，横向到边，纵向到底，发挥最大效能。

3.5 創造良好的工作环境

良好的工作环境能够让办公室管理人员在潜移默化的过程中提高自己，管理水平也能够有很大的提升。而良好的外部环境的创造一方面要贯彻落实以人为本的管理理念，尊重，关爱每一个工作人员，让每一个工作人员能够以良好的心态去工作和生活；另一方面，需要为工作人员提供良好的办公环境，根据企业的实际经营情况和自身的能力，引进适合的现代化设备和软件，以达到降低办公室管理人员工作压力的同时提高管理绩效的办公室管理工作效果。

4 结语

总之，现代企业办公室的管理工作，在现代企业发展中的地位非常重要，在进行研究分析中，对办公室管理工作的作用进行分析的同时，对问题进行全面性的研究探索，从各个方面考察办公室问题的解决措施，针对公司发展的实际情况，把理论上的措施充分应用到实际工作中，在工程中验证具体措施的可行性和科学性，以保证实际运行中的办公室管理工作能够有效摆脱传统问题的困扰，实现水平和效率的双重提高，促进企业的发展。

参考文献：

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