刘翱

摘要：随着现代化科技的飞速发展，传统的档案制度及管理已经难以适应现代化发展的需求，一种全新的特点呈现在现代人力资源上，使得人事档案管理面临着新的挑战。在培养、分配人才的工作中，人事档案管理发挥着重要的作用。在过去的计划经济体制下，单位控制人事档案就可以控制人才，人事档案就是人才的身份证。随着人事制度改革的不断深入发展，人事档案管理制度已非常滞后，人事档案的作用也不断弱化，由此暴露出许多问题，强化档案管理，改革人事档案的管理制度势在必行。基于此，本文深入探讨当前人事档案管理改革的主要问题，并分析了人事制度改革对人事档案管理产生的作用。

关键词：人事制度 人事档案管理 改革 作用

一个国家竞争力的根本就是人才的竞争，人力资源管理工作中人事档案管理是一项极为重要的基础工作。20世纪50年代中期，参考前苏联的人事档案管理制度，顺应公有制，满足统一管理、调配人力资源和自然资源的需要而制定了现行的人事档案管理制度。这项制度为我国稳定社会、管理人事、发展经济发挥了及其重要的作用，然而，随着市场经济体制的不断完善和改革开放的不断深入，其社会作用和生存价值不断弱化，这是社会发展的趋势。僵化的人事档案管理制度滞后于社会经济发展形式，与社会人事档案需求不相适应，明显脱节，极大阻碍了人才自由合理流动，产生了明显的负面作用。

一、人事档案的作用

在社会公共信息中人事档案是其重要的一个组成部分，个人的学历、经历、奖惩、社会关系、技术职称等情况都是通过人事档案来反应的。一个人不同阶段的人生轨迹通过人事档案可以得到全面反应，它记录了一个人的工作经历，记录了从学校到各个工作岗位的情况。当前部分人觉得人事档案不重要，可以不要，这是非常错误的。人事档案在现代劳动用工管理中，其主要作用包括：可以出具与人事档案有关的证明材料，以人事档案为依据为员工提供婚姻状况证明；提供办理港澳通行证、护照的政审手续；为员工代办职称申报；为流动人员办理社会保险和认定身份；根据档案掌握员工从事有毒、有害工作的时间，对提前退休年龄进行推算；根据档案确定退休年龄；代为缴纳职工的工资调整、养老保险、大病医疗统筹以及失业保险等等。

二、随着社会的发展人事档案管理制度形成的全新特征

（一）以自身意愿为根据，个人可以选择“无档择业”

社会加大了对于人才的需求，传统的用人机制已无法适应社会的发展，发生了极大的改变。一些事业单位在进行人才招聘的过程中，要注重与其他员工之间形成的企业合作关系，以及员工的自身素养，从而加大员工在社会中的流动性。

（二）国内企业员工出现“有档无存”情况

随着社会经济的快速发展，部分事业单位的人事制度也相应的发生了改变，人事档案管理不再拘泥于传统的管理模式，打破了传统的终身责任制度，对于员工自己所喜欢的模型可以进行选择全面发展。

三、人事档案制度自身的问题

（一）人事档案本身信息量不足，难以充分体现个人的有效信息

随着社会的快速进步，传统的信息收集模式难以适应社会发展的步伐。组成以往人事档案的主要是一些社会关系、组织经验、工作经验、政治历史等部分，使得人事档案本身缺乏足够的信息量，难以展现出更有价值的个人信息。通过人事制度改革，传统事业单位的人事档案管理受到了冲击，事业单位中选拔人才和应用人员也发生了变革。传统的人事档案管理在有些事业单位中缺少明确的信息资源，进行人事制度变革后，事业单位内部人员产生较大的调动，人员分配“空白”情况出现在事业单位内部，发生了信息资源不全或档案丢失情况，严重影响了事业单位人事制度变革，对社会主义制度建设产生了极大的制約作用。如：某事业单位内填写的人员档案信息不全面，人事制度改革实施后，极大影响了事业单位中部分员工的养老保险缴纳和退休年龄。

（二）与相关法律制度相冲突，缺少健全的制度

以人事档案制定的制度为根据，人们对直系亲属或自己的人事档案都不可以直接查阅、阅读。然而，从我国当前的形式讲，人事档案管理制度不完整，使得人事档案管理缺乏较高的封闭性，没有利用有效的合理的科学的手段进行人事档案信息处理。这些问题直接体现出社会民主制度、人事档案难以适应社会发展的脚步，也难以满足人们的需求。

（三）进取精神缺乏，服务意识较差

保密性是人事档案管理工作固有的一个特性，然而在具体工作中，因部分档案管理的本身条件不好，防潮、防盗等手段有很大的不足，无法妥善管理人事档案。另外，各级档案管理工作技术存在的差异较大，使得人事档案管理工作无法统一进行，无法正常共享信息。

（四）档案秩序混乱

人才对企业和单位的发展具有重要的意义，很多用人单位都已有了充分的认识，于是采取相关的优惠政策对专业人才进行吸引。在原用人单位对人事档案进行限制无法办理调动工作的条件下，“三不要”做法在用人单位广泛使用，“三不要”指的是不要调出手续，不要人事档案、不要迁移户口，虽然这种做法使人才的后顾之忧进行了暂时的处理，但导致档案秩序产生混乱状况。

（五）人事档案管理人员缺乏合理的分配程度

人事制度实施改革后，精兵简政是企事业单位首要进行的项目，人事制度需要向人才应用精简化发展。事业单位内部大幅度的开展人事调动，有些事业单位内部缺乏对人事档案管理的重视，使得事业单位中人员调动速率快，但是人事档案调动速率却比较缓慢，产生了人事档案难以对接的情况，极大降低了事业单位内部人事资源的作用性，严重影响了事业单位人力资源的应用与分配。

四、改革人事档案管理的主要手段

（一）清楚人事档案管理职责

建立正确的管理理念，清楚人事档案管理，推动管理工作的全面开展。首先，管理人员对人事档案管理工作要充分重视，要从整体安排管理工作，对管理人员进行合理配置，提高档案管理地位，建立健全档案管理的监督体系；其次，管理人员要加强人事档案的管理理念，大力进行宣传，积极引导相关管理人员，引导他们认真执行的自己职责，把档案管理当做基础工作来开展，在具体工作中全面加强其工作水平，推动档案管理工作的提高，使机关和企业的每一位员工都认为自己是档案管理的参与者。档案管理工作只有得到全员的重视，才能使档案管理更好的服务于全体人员。

（二）改变传统的人事档案作用

当前合同方式是部分事业单位实施人事制度的主要方式，这种方式极大的限制和制约人才的发展，已滞后于社会发展的脚步，只有不断完善、创新传统的用人制度，让员工自主就业，建立一种适应社会发展步伐、全新的用人机制。

（三）认真开展档案管理人员的培训

随着人事制度改革的不断深化，相应地提高了档案管理人员的专业素质。在新的历史条件下，领导对从事档案管理工作人员一定要严格挑选，要选择工作态度严谨认真、责任感强的人员，建立一支管理能力管理水平都较高的档案管理队伍。定期对档案管理人员进行教育培训，使档案管理人员的工作水平和工作能力不断加强。另外，要树立科学正确的管理理念，及时更新档案管理方式，通过现代信息技术实施档案管理。

（四）建立专门的人事档案管理机构

现阶段，由于人员流动较快，员工所在的单位或者企业无法完全控制人事档案，这就需要成立社会性的、中立的、专门的管理机构。档案管理机构要制定科学的管理条款，接受国家人事部门、劳动部门以及档案管理部门的监督和检查，遵守国家人事、劳动、档案管理的相关政策、制度以及法律。

（五）改变传统的“身份”分类

传统的人事档案非常清楚的划分每个人的身份，待遇会由于身份的不同而不同。所以，对这种“身份”分类有必要加以改变，创造出一个合理、公平的工作环境，在工作期间让每个人平等，都能得到其他人的尊重，只有如此才能提高社会中的人才数量，推动社会全面发展。

（六）完善档案信息

随着社会持续发展，部分事业单位逐渐提升了公开档案信息的要求。所以，为了加强档案信息的可靠性、真实性，我国相关部门要修改传统的人事档案，完善档案信息。

五、结语

在档案管理过程中人事档案常常会对很多部门加以涉及，这项工作内容非常复杂。改革人事档案工作，需要不断的完善、創新现有的人事制度，紧随社会发展的步伐，从而开展好人事制度改革。加强人事档案管理工作，必将更加有效地推动档案管理，档案管理工作也将迈上一个新台阶。

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（作者单位：吉林省四平市二龙山水库管理局）