马林

摘要：大学里的档案管理对于学校的发展说来极为重要，据此就要将大学的档案管理工作和学校的规划发展有效的联系起来。本文着眼于档案管理工作中的电子档案管理环节，笔者结合个人的一些实践工作经验提出几点见解，希望能够供同行参考借鉴。

关键词：电子档案 大学档案 管理应用

电子档案的管理工作在大学的档案管理中彰显得尤为重要，其在企业档案管理的应用中也具备极其重要的作用并占据很重要的地位。在学校中，电子档案管理可以便捷的将学生的信息进行快速的存储，这样则可以更加方便其他人进行查找和管理，以为学生在今后的就业生涯提供更便利的服务，促使档案的传递工作得以快速高效的展开，在企业中，电子档案管理工作高效有序的进行，就能够促进各部门的管理工作衔接得更紧密，从而进一步促进企业的快速发展。

一、电子档案的优越性

（一）直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作的效率

处于当前的知识经济时代背景下，现代化网络发展在为归档工作提供更快捷的管理手段的同时也给了信息利用时代一个快捷的途径，这使得立卷归档和检索查找工作中出现困难的问题有幸避免掉了，那么与此同时，也促使文书档案管理工作人员的劳动强度得以有效的减轻，从而达到有效提升归档质量及检索的速度。但是，文书档案管理工作基于实现微机处理的基础上，则能够按“卷”立卷归档而逐渐的将其改为具体的按“件”归档整理。随机管档的有效实现，使得以往或者是过去的集中立卷，逐渐演变为平日里随时整理的管档立卷。这就使得集中的工作量，转变为分散的工作，那么留能够在更大程度上使得立卷管理的水平得以有效提高，最终使得档案管理工作能够及时的进行归档同时也更加方便搜索和使用。

（二）微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺

在传统的文书立卷方法遇到档收集不齐或者是漏交归档时，补漏增缺，此时就需要拆卷重做。同时把它改为微机网络管理，此外文书文件则要用微机按“件”做整理归档。这时候就可以随时随地的补漏增缺促使文档不会形成存积，然而这时候只要单击键盘即可，进一步进行修改档案目录就一切都没问题了。微机管理工作除了省时以外，同时也比较省力，那么也就可以给工作人员更加充分的时间来进一步有效的提升其业务水平。

（三）微机管理更有利于文档的保密

以往我们在查阅档案时都是整卷的提供利用。但作为利用者来说也都只是利用卷中的一份档就能够看到整卷的档案内容。基于此，其完全不符合档案管理的保密要求。因而我们将微机管理改做具体单份的文件加以利用，利用者一方即就没办法再接触和其他一些无关紧要的文档，从而达到最终的文档保密的相关要求。

（四）微机管理有利于提高档案管理工作的质量

通常说来，档案工作其根本所在就是在最终的目的表现于档案的利用。但假如想要提供行之有效的或者是能够有效利用的档案，此时就必须要提供能够利用的档案，并且也一定要高质量水平的文档卷宗。以往较为传统的文书立卷工作都是以人文的纸张立卷，作为立卷人来说亦可以根据自身在这方面所具备的一些理解来进行具体的操作，此外，其所对立的立卷标准掌握的尺度也就难于做到与之完全的统一，而这就会使得案卷质量水平受到影响，并且也为其在今后的工作带来了诸多不便。但有一点是，归档工作又使得档案管理人员有很大一部分时间被占用，这使得档案管理人员在具体的编研工作都处于一个空白的境地，与此同时，他也制约了档案管理人员的具体化管理水平。那么在这种情况或者管理模式下，对于档案的利用来说又体现为被动式。但在文书档案管理以及微机的操作管理过程中，管理工作人员就能够跳出以往繁重的整理工作，以及给予档案编研和二次信息利用和开发充足的时间和精力，以此进一步的有效提升文书档案管理和在提供其利用服务的同时发挥出更为有效的价值。

二、大学档案管理现代化的意义

其一，大学生的档案管理在其学生的思想教育工作上发挥着很很重要的作用，而学校方面在给学生进行思想教育工作的时候，都可以根据学生档案的如实反应来结合不同的学生采取不同的教育方法，以能够有效的促使每一个学生都可以成为有一定道德修养的人，往往在学生的档案所具体提供的信息都是学生是否能够顺利执行工作的有效保障，当然，电子档案的建立也更有效的使得档案的利用率得到进一步的提高，并且与此同时也促进了学生的积极性的提高，以及有效的提升了学生的竞争意识，从而能够让这些学生在竞争的过程中不断的进取，此外，对于电子档案管理的便捷性查询服务促使学校方面能够比较容易的掌握和了解一些优秀的人才的全部情况，这对学校的优秀人才的培养计划也极其有利，以及为学生在档案管理的建立工作方面和为学生的素质培养提供了更为有效的保障。

其二，大学的档案管理給大学生的进一步发展提供了捷径，学生的档案管理作为在学校的管理工作当中比较重要的一项，学校方面就可以从学生的档案中提取很多与之相关较之有用的信息，与此同时也可以很有效的发现大学生档案中以及学校教育工作中出现的或者是存在的许多问题，兼并找到与之相对应的问题的解决方法，也能够更进一步的使得学校的教学质量得以提高，从而有效的推动学校的教育工作得以全面发展。

三、电子档案管理中存在的问题分析

（一）人们对电子档案管理的认识还有一定的局限性

对于电子档案的特殊性和发展趋势以及其内在的规律，人们对此都还没有做到充分的理解，因此在认识方面也不太统一。因此，对于档案管理问题目前来说我们都采取“双轨制”，也就是将电子档案与纸质文档一起归档，最终形成相同内容的两套档案。

（二）对电子档案原始凭证性的鉴定比较困难

具体来说，档案是一种比较原始的记录。其所具备的原始性和真实性都是档案在发挥其凭证以及参考作用的一种基础。但电子档案的内容以及载体的结合形式会经常性的发生变化，比如复制因为载体或者是读写技术的不稳定性具体造成的档内容的丢失及变异，当然也有可能是在传输或者是转存的过程当中被改动而没有留下痕迹，因此，电子档案对其原始性以及真实性的鉴定又不太容易把握。

（三）电子档案的安全性问题

当前一个突出的较为重要问题就是电子档案存在的安全性，这必须引起我们足够的注意和重视，以及比较密切的关注。而电子档案具备的一些特有的非安全因素往往都有以下几个方面：数据容易消失性、数据的易改动性以及数据的易复制性和网络安全问题中表现出来的严重性等。

（四）电子档案的长期保存问题

具体的电子档案生成的数量比较惊人，但其和纸质档的区别又很大。当前在一些生成及使用电子档案的部门，我们又如何对其进行安全长久的保管在这方面的考虑也不太充分。

四、大学档案管理应用的改进措施

（一）电子档案的安全改进

继而更进一步的使得电子档案设备和其网络安全得到加强，存储电子档案的计算机仅仅只是被用来存储档案信息，并且不可以在作为其它设备进行使用，为了避免数据信息的丢失，此外，对于设备进行定期的检查和维护，目的在于如果数据损坏的时候，又可以使用备份的数据，这样做就不至于会造成信息的严重损失，而我们在通过网络防火墙等一些安全措施有效加强对于网络安全的管理工作，以能够有效的避免数据传输过程中出现数据丢失的问题和数据被损坏的问题。

（二）增强电子档案的长期可读性

有效延长电子档案的使用时间，并且对于存储设备及时的进行更新，以很好的保证存储环境的稳定性，而管理人员则不能够私自让其它的人员查看其存储的信息，以能够避免出现其他人对数据信息删改的情况，最终能够确保学生档案管理的私密性。

（三）提升工作人员的素质

大学的档案管理工作中要进一步加强工作人员在职业素质方面的培养，同时学校方面也需要对管理工作人员展开进一步的思想教育工作的培训，以能够进一步使得其对于大学档案管理的重要性有一个重新的认识，那么，也就在只有具备了比较良好的思想政治素养，方可明白自身的职责所在，并且又能在今后的工作当中，更好的将自己的作用有效发挥出来。

五、结语

目前的大学档案管理工作中仍旧存在许多问题，这就要求学校方面需要进一步加大大学档案管理人员的培训工作，以进一步的使得大学档案管理的工作人员的综合素质得到进一步的提升，也同时促进工作的高效进展，以及提升其便捷性，为的就是能够更好的服务于学校，以及服务于社会，最终能够为学校的发展和建设工作做出较之杰出的贡献。

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（作者单位：商丘市第一人民医院医务部）