李东振

【摘 要】中职学校重要的基础工作内容之一就是档案管理，只有对中职学校的档案管理进行不断的完善才能做出正确评估，全面考核学生和老师，使学校档案可以得到科学高效的管理，从而使学校教育教学质量得到提高。

【关键词】中职学校；档案管理；规范化措施

办公室档案管理工作随着中职院校办学的逐渐完善变得更加的规范化。办公室的档案把学校发展历史记录在内，是它是学校教育工作中非常重要的组成部分，档案会随着办学时间而不断积累，所以一定要规范进行办公室档案管理，把管理水平提高，这样才可以促进学校教学管理的进一步发展。

一、中职档案管理规范化的必要性

中职学校档案工作不是一朝一夕形成的，它是学校或者个人在一个持续时间段内在工作和教学管理中的积累。它的表现形式是多元化的。学校档案是一笔巨大的无形财富，它记录了学校各种历史性的决策以及建设方向，记录了学校的发展以及各种成功，它是学校在市场竞争中增加的重要资本。进行档案管理工作是中职教育发展要求，同时也在我国中等职业教育中占有重要地位。我国不断培养技术和实用性人才，用复合型人才培养模式代替传统专业型人才教育方法。不断加强档案管理工作可以使中职院校培养更好的人才进行正确方向的提供。另外，规范化的进行档案管理工作可以使中职院校教学教学水平得到提高，可以提供理论依据促进中职院校的发展，可以在对学生技能培养强调的同时对教学的日常管理以及质量、学籍以及教学环节等工作的开展有促进作用，最终提高我校教育教学水平。做好档案管理工作才可以把数据库的作用更好的发挥，使各个部门之间工作的主动性和链接进行提高，有利于整合各类资料，使工作量减少，工作效率得到提高。

二、中职院校办公室档案管理中出现的问题

（一）没能普及自动化管理方式

自动化管理方面没能全面普及，部分学校依然采用传统档案管理方式，传统管理方式单一，工作量大，工作速度低，工作时间长，效率低下，同时也会把档案管理人员整理档案的速度进行限制。出现这种情况的原因有：第一部分学校没有认知到档案管理的重要性，所以不够重视档案管理工作，对于档案管理没有投入较大的财力。第二，尽管部分学校已经投入财力进行先进档案管理设备的购买，但是管理人员没有熟练掌握操作，所以无法体现设备的先进性。第三，部分档案管理人员缺乏现代办公意识，依然习惯用传统落后的手工操作管理方式。

（二）档案管理信息化的问题

信息化程度不高是中职院校管理办公室档案时最凸显的问题。相关人员熟悉技术和装备并且灵活的运用是信息化管理的重要条件，但是目前现状是大多数办公室管理人员没有经过信息技术培训，所以不了解如何利用信息技术。信息资源开发人员缺乏，人员开发速度无法追赶社会进步脚步，所以为了进行档案管理的信息化，需要加大力度培养管理人员素质。

（三）档案管理容易被忽视

办公室档案管理需要管理学生和教师以及科研和外部联系的相关资料。重要院校办公室没有专业档案管理人员，档案管理容易被忽略，成为可有可无的职位。人们没有对档案管理工作有充分认识，只是单一的以为把资料分类就是档案管理工作，对档案管理工作的重要性进行忽视。

三、中职院校办公室档案管理工作规范化的办法

（一）正确的认识教学和档案管理规范化之间的关系

办公室档案管理的规范化，有利于学校教学工作顺利进行以及教学质量的提高。档案的资料可以为领导和行政人员进行教学改革提供理论依据，在分析档案资料后得出正确的结论，下达命令，有效利用档案资料可以帮助教学工作顺利开展。所以说，办公室档案管理工作与教学管理息息相关。

（二）提升管理人员的工作素养

为了科学化的进行档案管理，学校要注意把工作人员的工作素养提升，这样才能更好的进行档案资料的管理并且对资料内的各类信息进行有效的应用。以下是提高档案管理人员素养的重要措施：第一，学校领导在进行档案管理的招聘时要注意对人员的道德素养进行考察，只有工作能力与职业素养共同拥有的人才能进行学校档案的管理工作。第二，需要定期组织档案管理人员收集专业化的档案知识，利用先进的工作理念落实档案管理工作，考核相关人员，这样才能把档案管理人员的管理能力进行提高，进而把管理理念转变。第三，学校要加大力度培训档案管理人员，对人员的家庭和生活情况进行管理，促进工作人员的积极性。

（三）档案管理做到信息化和保密性

信息化的档案管理能够帮助学校方便快捷地进行检索，能够让教师和学生更好地了解学校的概况。建立信息化的档案管理，能够长久有效地保存学校的资料，并且能够对档案里面的内容快速提取并且选择重要的信息来完成教学管理，能够为学科的建设提供重要的信息，并帮助学校进行信息资源的开发。

要贯彻落实《保密法》，在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，重点解决好两个问题：一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。

（四）档案在线服务提升服务质量

档案在线服务，能让人们及时准确地获取档案信息，要求档案管理人员树立“工作即为服务”的档案管理理念，明确服务方向，端正档案管理人员的服务态度，树立创新意识，提升服务质量。服务中做到热情和主动，跟进后勤工作的同时强化学校的档案服务，挖掘出档案的潜在功能，将过去以归档为主的档案管理转化为开发利用为主。

四、结语

开展档案信息化建设的重要保障就是要进行规范化的档案管理和创新發展。学校要加大力度进行档案管理规范化创新，利用先进的信息化管理方式科学有效的进行档案管理工作，只有做好档案管理工作，才能发货其真正价值，为中职院校的发展贡献一份力量。

参考文献：

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