马玲玲

[摘 要]随着社会经济的飞速发展，档案管理已经成为各行各业关注的焦点。对于公路行业来说，提高档案管理水平更是重中之重。据不完全统计，目前我国公路行业的科技档案管理出现滞后现象，严重制约了我国公路管理工作的有序发展。本文针对我国公路档案系统存在的问题进行分析，并提出了科学合理的档案管理模式，希望能为提高我国公路的档案管理水平奠定基础。

[关键词]公路系统；档案管理；水平

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.12.073

[中图分类号]G271；U412.366 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）12-0-02

1 公路系统档案管理存在的问题

1.1 不重视档案管理工作

据不完全调查，自2005年我国开始逐渐扩大公路系统档案管理工作的范围，虽然取得了很多成绩，但是我国公路系统的档案管理工作仍然存在很多多问题，最突出的就是不重视档案管理工作，主要表现在以下3个方面。一是很多部门在取得较好的成绩后便安于现状，忽视档案管理工作，从而严重限制了系统内档案管理工作的发展。二是当部门无法完成和实现长期发展目标，短时间内不能取得令人满意的成绩，相关领导者将视线从档案管理工作转移到其他事情上，大幅降低了档案管理的人力、物力和财力投入，从而使公路系统档案管理工作进入了瓶颈期。三是作为工程技术部门，同样忽略对档案的管理和留存，甚至缺少档案管理岗位，即使有该职位，也多为兼职人员或者外行在做工程技术档案的管理工作，导致工作质量和业务水平均有所降低。

1.2 公路科技档案管理手段滞后

随着社会的快速发展，公路建设施工和公路养护管理单位都要求建立信息化的档案管理系统，但是从多方面考证，本应建立起来的科技档案管理模式没有建立起来或者不完善。与其他工程建设相比，公路工程的规模较大，涉及的工种较多，施工范围较为分散，由于没有具体的内业管理规定，科技档案往往得不到规范的建立和管理，更没有与互联网相融合。另外，由于公路系统建设网点较为分散，科技档案资料均出自现场，倘若没有移动通信、存储设备，就不能第一时间将施工过程、竣工资料等相关信息从施工现场传输到档案管理部门。最后由于科技档案的系统性不强，在进行档案整理和编制的过程中，档案管理工作人员需要投入大量的时间，从而不可避免地会出现档案资料缺失问题。

1.3 档案管理人员的专业水平低

由于缺乏专业的培训，档案管理人员的专业水平千差万别。除此之外，档案管理人员也没有通过参加一些相关的專业培训来提高自身的业务水平，不能很好地胜任相关工作，从而无法提升档案管理的效率。

1.4 档案管理信息化手段落后

目前，社会各行各业都在努力加强信息化管理，但公路系统的档案信息管理水平却不容乐观，因此档案信息的利用率比较低下。一些高速公路企业的档案管理部门甚至缺少必要的硬件设施，严重阻碍了公路系统档案管理的信息化进程。虽然一些高速公路企业建立了信息化系统，但是采用的设备和技术很多都是已经淘汰的，从而不利于开展档案管理工作。

2 公路系统档案管理的解决措施

2.1 提升档案管理工作人员的认知能力

为了进一步提高档案管理工作的效率和质量，首先需要提高档案管理工作人员的认知能力。部门负责人要向管理人员贯彻规范化的档案管理模式，加大档案管理控制力度，科学合理地开展档案管理工作，防止出现档案丢失的情况。在此前提下，主要领导要做好领头羊，充分调动档案管理人员的积极能动性，让档案管理人员热爱工作，以饱满的热情投入档案管理工作中。

2.2 建立信息化电子档案管理系统

新时代，公路工程需要加快建立完善的信息化电子档案管理系统。相关公路工程单位应该建立档案网络归档系统，设置自动编制功能，与施工现场的管理人员建立信息联络方式。例如，在施工现场管理人员熟练掌握档案管理模式的前提下，现场管理人员可以利用智能手机登录档案管理网络归档系统，及时将现场生成的档案资料（甲方及监理方现场口头指示、变更前后原始资料等，为变更索赔提供有力的证据）传输到公路工程档案管理部门，从而不仅能够保证资料的原始性和真实性，还能将现场的资料自动整理为电子档案，提高了科技档案的归档效率。此外，一些已经归档的档案材料，经过电子化处理后，可以将档案储存到管理数据库中，并及时做好备份。所有的电子档案都需要经过网络管理，并且按照分密级进行存档。

2.3 加大资源投入

公路工程科技档案管理是一个系统性工程，项目管理涉及公路工程的建设模式、档案管理制度的制定等多个方面，因此需要加大资源投入，提升自身档案管理的责任感，将档案事业纳入重要议程，经常对档案管理工作中遇到的问题进行深入的分析和积极的探讨。第一，公路行业要切实加大电子档案管理的投入资金，购置必要的软硬件，将档案管理事业所需要的资金纳入年度预算中。第二，建立标准的档案馆。馆内需要配备必要的设备，如消防器材、空调等，同时配齐现代化办公设施，包括扫描仪、打印机、电脑等。

2.4 加快科技档案管理的信息化进程

首先，加大科技档案信息化建设的投入力度，重视对科技档案管理人员的计算机知识与技能的培训，为快速推进公路科技档案管理信息化创造良好的条件。其次，运用现代化的管理手段建立公路工程科技专项档案信息化管理系统和科技档案信息库，将科技档案资料归入信息化管理的范畴，将后续维修记录和现场施工记录，尽可能直接录入计算机中。再次，利用数字技术对公路工程科技档案资料进行加工，提高科技档案资料的电子存储能力和网格查询检索能力，为全面实现科技档案管理电子化、信息化、数字化奠定基础。最后，充分利用现代化的管理模式，建立健全公路工程档案资料数据库，不断提高科技档案资料的开发利用效率和水平。

2.5 档案利用价值与凭证有效结合

档案部门在进行科技归档时，应该将档案的利用价值与凭证进行有效结合，从而科学合理地进行档案归档。首先，在符合归档要求的前提下，还要保证原有的要求。其次，在实际操作过程中，尽量降低复制文件的阈值，在没有收集到完整的原始档案的情况下，應当用一份字迹清晰的档案进行取代。最后，原始的归档和收集具有较高的参考价值，收集完整后在将其更换，使其能够直接反映科学研究、生产活动的过程和结果。

2.6 加强多元化档案人才队伍建设

当前，社会还没有充分重视档案管理的相关工作，在这种状态下，很多工作人员的专业并不是档案管理，一些是后天学习，另外一些是兼职人员等，因此必需加强对档案干部及相关管理人员的在职培训，运用各种方式大力普及档案业务知识与技能，在不断更新的档案法规的影响下深入学习新的规章制度。在公路工程单位，要想把档案工作做到尽善尽美，档案管理工作人员不仅要具有专业的档案管理能力，还要有科学工程或工程技术相关专业的背景，如路面设计、桥梁建设等。除此之外，还应该给予档案管理部门工作人员适当的压力，使其将压力转化成动力，在实践学习的过程中不断提升自我。同时，公路行业要利用激励机制，对于成绩突出的档案管理工作人员进行奖励，充分调动他们的积极性。最后，做好公路工程档案管理工作的前提就是坚持以人为本，既要抓队伍建设，也要抓办公设施建设，打造出一批高水平、高素质、高能力的档案管理团队，不断强化档案管理人员的保密意识、经济意识、信息意识和现代意识，从而提高公路工程档案管理工作人员的职业技能和职业操守。

3 结 语

随着社会经济的飞速发展，公路建设事业也取得了快速进步，因此对档案管理人员提出了更高的要求。本文针对我国公路档案管理存在的问题进行了分析，并提出了相关的解决办法。为进一步提高档案管理人员的管理水平和专业素养，公路行业仍需加大对公路工程档案管理人员的培训，重视工作人员的专业技能和职业道德，将档案管理工作放在首要位置，确保每个档案管理人员都能胜任当前的档案管理工作，促进公路建设事业健康发展。

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