陈振桓

摘 要：合同管理是企业管理的重要环节，是降低企业法律风险，提高企业经济效益的重要手段。本文着重探讨企业如何合理运用内部控制理论，加强内部监督，规范合同管理，促进企业的事业不断健康发展。

关键词：企业；内控体系；合同管理

在当前经济环境下，合同作为企业经济往来的主要形式发挥着不可替代的重要作用，因此加强合同管理，控制合同风险，有效预防和降低经营管理风险，为规范企业行为，提高企业管理水平具有重要意义。

1 合同管理内控体系简介

内控体系，是企业为了实现经营目标、保障正常的管理活动，基于防范风险为目的，所制定的一系列组织、调节、制约、监督的规章制度和方法。合同管理内控体系的建设是根据企业“费用中心、风险控制”的定位，设计与企业合同管理各项相关业务的管控接口，对企业合同管理过程中所涉及的主要业务进行梳理和规范，建立企业合同管理内部控制体系。

2 建设内控体系下的合同管理

合同管理内控体系的建设首先应遵循的原则：合法性原则、整体性原则、一贯性原则、经济性原则、适用性原则、发展性原则和严密性原则。这就要求内控制度的建立充分考虑企业的实际情况，本着经济、适用的原则，制定出既符合企业长期规划，又确保企业短期目标的实现，同时内控制度还要内容规范、易于理解、灵活调整。

①确定企业合同管理内控体系的控制目标，规范合同管理行为，理顺合同管理程序；保证签约方主体资格与合同订立程序、形式、内容等合法、合规；保证招标程序、形式、内容等合法、合规；有效监控招标过程和合同的履行、结算、变更或解除；及时识别和有效处理招标和合同违约风险；防范合同管理过程中的差错与不当，维护双方合法权益；择优选择供方或承包方；②评估风险。企业在发展过程中需要能够建立有效的、可分析和辨认、管理的风险机制，对于经济活动中各个阶层面临的相关风险加以管理和控制；③建立健全合同管理机构。首先，落实合同管理的机构、人员配备和人员培训，建立合同归口审查和分级管理制度，使合同管理逐步规范化、制度化；其次，明确合同业务部门和承办人、合同审查部门和承办人、合同批准机构和人员及合同归档部门和承办人的职责、权限；④内部监督。重视企业效益与成本的原则，在进行合同管理控制工作时，需要实施相应的监督，并利用监督考核机制来对各种违规现象进行纠正。

3 合同管理环节的控制风险措施

3.1 合同准备

首先要做好签约主体风险防控工作，保证签约主体的和个性是合同有效成立的主要条件之一，签约主体风险的一个结果就是合同被撤销或者无效。

3.2 合同谈判

合同谈判要按照自愿、公平原则，磋商合同内容和条款，明确双方的权利义务和责任。主要控制措施：①了解談判对手的情况，设计谈判预案，将对方在谈判中提出的条件尽量考虑全面，然后设计最高条件和最低限度，明确哪些条款不能让步，哪些条款可作适当让步，让步到什么程度；②关注合同核心内容、条款和关键细节，具体包括承包内容和范围的确认；技术要求、技术规范和技术方案；价格条款；合同款支付方式、工期或维修期、争端的解决和其它有关改善合同条款的问题等；③对谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见形成书面文件并尽可能让对方签字盖章确认，作为避免合同舞弊的重要手段和责任追究的依据。

3.3 订立合同

合同在订立之前，企业有关部门需要对其文本进行审查，文本审核作为合同签署的主要环节，其风险包括是否违背国家相关法规和政策，主要合同条款是否存在较大的误解或者错误，对工作人员的职业操守以及技能进行审查，并对意见或者建议是否被采纳进行审查。

3.4 合同履行

企业应当遵循诚实信用原则严格履行合同。主要管控措施有：①对合同履行实施有效监控，强化对合同履行情况及效果的监察、分析和验收，确保合同全面有效履行；②合同生效后，企业就质量、价款、履行地点等内容与合同对方没有约定或者约定不明确的，可以协议补充，不能达成补充协议的，按照国家相关法律法规、合同有关条款或者交易习惯确定；③在合同履行过程中发现有失公平、条款有误或对方有欺诈行为等情形，或因政策调整、市场变化等客观因素，已经或可能导致企业利益受损，应当按规定程序及时向上级报告，并经双方协商，按照规定权限和程序办理合同变更或解除事宜。

3.5 合同归档

合同归档保管作为合同管理逐渐完善的主要工作环节，通过对合同资料的统计、编号、分类、借阅以及归档进行管理，保证合同资料达到完整性的要求，避免合同资料出现泄密、缺失以及滥用等现象。

4 结束语

合同作为现代企业履行相关权利义务、承担独立民事责任的主要资料依据，也是企业整个管理活动前端风险控制、管理的一种主要载体。企业要想保证合同管理工作在内控管理中发挥出更大的作用和价值，就需要运用相关理论来对合同进行控制和分析，并建立起相关的机制保障和制度体系，从而保证合同管理作用能够实现更大的发挥。

参考文献：

[1]李幼琴.建设工程合同管理探析[J].企业技术开发，2007（06）：117-119.

[2]王晓峰.如何更好地发挥合同管理在现代企业中的作用[J].现代企业文化理论版，2009（6）.