尹超超

摘要：文档文件管理水平是衡量单元文件管理水平的重要标准之一。本文在分析文档文件管理的基本特点的基础上，重点研究了当前中国文档文件管理存在的问题，并提出了相应的对策和建议，以期为提高文档文件的管理水平提供参考。

关键词：文书档案；问题；对策

文档文件也称为管理文件。它是政府机构，社会组织，企业，机构和其他社会组织在领导和行政活动中形成具有保值价值的文件的总称。作为文件管理工作的重要组成部分，文档文件管理的水平直接决定了档案的完整性和质量。目前，在中国，无论是政府机构还是企业或机构，文档文件的管理都存在或多或少的问题。

一、文档文件管理的特征

首先，文件档案内容丰富，载体风格众多。文档存档记录并反映了该单元的实际工作情况。它涵盖了档案工作的各个方面，这使得文档文件的内容非常丰富。由于实际工作的不同，合同，责任书，协议，照片，音频和视频文件以及电子文件是文档文件的重要载体。其次，收集和保存信息是文档文件管理的重点。文件管理的最大功能是记录历史记录，以便后代可以从这些历史资料中学习和引用。最后，文书工作直接影响文档文件的工作。仪器是文件的前身，文件是文档的目标。通过部门的卷将文件转移到档案部门后，文件将从文件转换为文件。文书工作的质量直接决定了单位档案的工作质量。

二、文书档案管理工作中存在的问题

（一）对文档文件管理缺乏了解

档案部门一直是当局的冷门。在许多领导人看来，档案工作一方面是一项非常简单的任务，另一方面是一项投资大，经济效益不明确的工作。因此，档案部门的领导要求一般不高，只要档案部门的工作人员能够及时收集档案。这严重阻碍了文件管理人员的热情。此外，领导和档案部门主要领导对档案工作的理解差异也将对纸质档案工作人员的工作质量产生影响。

（二）文件归档不完整

随着计算机和网络技术的快速发展，全社会办公自动化程度普遍提高。计算机，扫描仪和复印机等办公设备的自动化极大地提高了文件收集和处理的速度。虽然现代办公设备为文档文件的管理带来了效率，但它也加剧了传统档案材料与现代电子文件之间的冲突。这主要是由于以下兩个方面：一些文档仅存储在CD或计算机上，而不是打印。它以书面材料的形式保存，因此很难长期保存；有些单位只保存文本文件而不使用计算机来保存它们，这对于保存重要文件也是非常不利的。

（三）文书工作和文件工作脱节

文书工作和档案工作似乎是两个相对独立的任务。事实上，这两者是相互依存，相互制约和相互制约的。仪器是文件的前身，文件是文档的目标。文书工作的质量直接决定了档案工作的质量。同时，档案的顺利开展可以极大地促进文书工作的处理。在我国的实际工作中，文书工作和档案工作相互脱节的现象非常严重。这体现在这样一个事实，即文职人员只关心完成自己的文书工作，而不关心将工作中形成的文件转换成文件时存在哪些问题。一旦档案工作人员找不到所需的档案资料，他们就不会反映自己的责任。批量指导和文件管理工作是否做得好，反而责怪文书工作部门没有正常工作。

（四）文书档案管理人员素质有待提高

文书档案管理人员是该项工作的直接执行者，他们的素质直接决定着文书档案管理工作的质量和效率。然而，我国现有从事文书档案管理工作的人员素质普遍不高。一些单位的档案管理人员未经专业学习和培训就进入档案部门工作，他们对立卷、档案分类等基本知识都了解不足；一部分档案管理人员虽然具备相关的上岗资格，却不注重自身知识结构和实际档案管理水平的提升，特别是随着办公自动化的普及，这些档案管理人员还未意识到掌握计算机技术对提高自身档案管理水平的重要性。

三、改善文书档案管理工作的对策

（一）提高文书档案管理工作的地位

领导的重视是搞好档案管理工作的前提条件。档案部门应该通过各种努力争取领导对档案管理工作的重视、关心、理解和支持，让档案工作成为单位全部工作计划中的一部分。当然，各单位应该加大对档案管理设施的投入，其他工作部门应该提高为档案工作服务的意识，由过去被动提交档案资料变为主动参与。

（二）电子文件与纸质文件同时收集

随着办公自动化程度的提高，电子文件对档案管理的重要性日益突显，因此，在收集有关纸质文件的同时对电子文件进行收集有利于提高档案管理水平。值得注意的是，实际工作中档案部门应该对电子文件的大小和保存格式等作出具体的要求，在接收的时候应该确保电子文件验收合格后再办理移交手续。

（三）抓好文书工作与档案工作的衔接

首先，要树立文书及档案工作人员的大局观念。如果文书部门和档案部门的工作人员都能在做好自己本职工作的同时，负责任地提前考虑文书工作与档案工作的衔接问题，那么文书工作与档案工作就能实现平衡衔接。其次，要增强文书工作人员的档案意识。文书工作人员要时刻牢记重要的文件日后要保存成档案，自己应该努力为文件转化成档案打好基础，特别是要为档案的电子管理和利用创造条件。最后，应该实行部门立卷、档案部门还应该在文书部门对文件材料进行整理和装订前，派专人指导并检查文书部门的立卷工作，确保立卷质量。

（四）提高文书档案管理工作者的整体素质

科学技术的发展对档案管理工作提出了更高的要求，作为档案工作的专业管理人员，档案工作者应该充分发挥学习新知识、掌握新业务的主观能动性，坚持终生学习的理念，主动学习现代管理、计算机等相关知识，努力提高自身的业务水平。除此之外，还应该加强对档案部门工作人员的培训，例如加强对他们理论知识的培训；加强对他们开展档案收集工作的业务指导等。

四、结论

综上所述，只有切实加强对文书档案的管理工作，实现文书档案管理的现代化，才能提高文书档案管理的质量与效率。

参考文献：

[1]李辉红.试论文书档案管理中存在的问题及对策[J].广东科技，2009，（1）：13-15.

[2]王从容.当前文书档案管理的缺失与对策[J].华章，2011，（24）：269-270.