张明霞

摘 要：随着我国经济的不断发展，对会计行业也提出了更高的要求。对于会计行业而言，会计档案管理则是其中非常重要的一部分。相对以前而言，会计行业的会计档案管理基本上采用的都是纸质的方式，随着科技的发展和时间的推移，电子会计档案管理随之出现在了如今的会计行业中。本文将通过几个方面对两者的优缺点进行相关的阐述。

关键词：电子会计；纸质会计；档案管理；比较

引言：随着我国科技的不断发展，各行各业都逐渐趋向智能化的发展，会计行业也不例外。会计档案管理作为整个会计行业工作的核心部分，以往人们在对其会计档案进行管理的时候采用的大都是纸质会计档案管理。随着时代的发展，如今大部分的会计行业在进行会计档案管理的时候，电子档案管理则会成为大家的首选之一。电子会计管理档案的到来不仅可以提高档案管理人员的工作效率，而且也减少了劳动力。本文将针对电子会计档案管理与纸质会计档案管理的差异，以及电子会计档案管理与纸质会计档案管理的各自的优势进行相关的阐述。

1.电子会计档案管理与纸质会计档案管理的差异

随着时间的不断推移，会计行业中已经出现了两种档案管理方式，一种是电子会计档案管理，另一种是纸质会计档案管理。这两种管理模式虽然都能对会计档案进行一定的管理，但两者之间也存在着一定的差异。而本文将通过四个方面，对电子会计档案管理与纸質会计档案管理的差异进行相关的阐述。

一是，电子会计档案管理与纸质会计档案管理格式上存在的差异。对于纸质会计档案管理而言，纸质会计档案管理的格式设计一般都是依靠纸张体现出来的，其物理结构、以及逻辑结构等都需要通过文字，或者是相关的图表等方式将其固定在书面形式上，而这样的格式往往会给人一种格式单一的感觉。例如：会计的凭证编号，在进行凭证编号的时候，就需要注意让其凭证编号的前后保持一致，以及需要保证编号页面的完整性。由此可见，纸质会计的档案管理主要偏重于格式的完整性，而且用户可以从中查取到完整的信息。相对之下，电子会计档案管理则与纸质会计档案管理不同，对于电子会计档案管理而言，磁盘、以及光盘是整个电子会计档案管理的中心部分，电子会计档案管理的数据通常都是用计算机来读取的，优点是方便快捷。但可能没有纸质档案让查阅者更有真实感。

二是，电子会计档案管理与纸质会计档案管理的储存方式的差异。针对纸质会计档案管理而言，纸质会计档案管理的存储主要就是对纸张的存储。由于长时间的纸张储存，容易让纸张变得十分潮湿，所以，在进行纸张储存的时候需要保障储存的温度在17摄氏度左右，湿度在百分之57左右。为了防止纸张出现变霉等情况，需要做好防水、以及潮湿变霉等相关防范措施。此外，对于电子会计档案管理而言，电子会计档案管理除了需要做到常规的防水、防火措施之外，更是需要为其配备对应的防尘、以及监控设备，这样才能保证电子会计档案管理的安全，避免一些没必要的事故产生。

三是，电子会计档案管理与纸质会计档案管理的保护措施上存在一定差异。对于纸质会计档案管理而言，纸质档案管理过程中的任何一个操作过程出现失误的话，都会对后面的工作产生一定的影响，为了有效的避免这种事情发生，相关人员通常选择在档案入库之后对其进行保护，而移交入库之后的档案保管工作则是整个保护措施的重点。对于电子会计档案管理而言，由于电子版的档案是来自于计算机，或者是其他的电子设备，所以在对其进行保护的时候，相关人员需要将保护工作贯穿于资料完整的周期当中，只有这样才能有效的保证资料来源的真实性。

四是，电子会计档案管理与纸质会计档案管理的移交以及接收上存在差异。对于纸质会计档案管理而言，纸质的档案管理移交工作主要可分为两点。第一，完成档案的移交清册。第二，完成相关的移交顺序。在这两个过程当中相关人员需要保证档案在移交时的真实、完整性，而接收人员则需要根据提供的移交请册对其纸质数量进行相应的检查，确保档案的完整性。对于电子会计档案管理而言，电子会计只需要将相关电子数据、以及元数据这两个进行移交就行了，接受者在接受文件的时候，要在保证所传来的数据没有问题的前提之下在接受文件。

2.电子会计档案管理与纸质会计档案管理各自存在的优势

上述针对电子会计档案管理与纸质会计档案管理之间存在的差异进行了相关的阐述，由上述可见，两者虽然有着很大的差异，但对档案的管理都有着一定的积极作用。对于电子会计档案管理与纸质会计档案管理而言，两者在工作中不仅有着差异，而且两者在进行档案管理的时候也有着各自的优势。首先对纸质会计档案管理而言，纸质会计管理的优势主要可体现在两个方面。一是，纸质档案管理可让资料变得更加完善，用户来查取的时候就能够得到完整的资料。二是，纸质会计档案管理的资料信息十分透明，资料的透明也能方便用户进行查找。其次就是电子会计档案管理，电子会计档案管理的优势相对纸质会计档案管理而言稍微多那么一点，其主要可表现在四个方面。一是，由于电子会计档案管理大部分都是计算机进行的数据统计，所以其正确性相对纸质管理要好一点。二是，电子会计档案管理的储存性能较好，资料不易损坏。三是，电子会计档案管理可有效的提高其工作效率。四是，电子会计档案管理能减少员工的劳动力。

结束语：总而言之，电子会计档案管理与纸质会计档案管理之间存有一定的差异，各自也有着自身独特的优势，因此，在选用的时候，单位可根据自身的需求对其进行选择。

参考文献

[1]侯爱华.对电子会计档案管理的建议[J].安阳师范学院学报，2001（03）：88-89.

[2]解云霞.基于大数据背景下财务共享模式的电子会计档案管理研究[J].中国乡镇企业会计，2016（10）：193-194.

[3]周卫华.电子会计档案与纸质会计档案的比较分析[J].财务与会计，2016（12）：54-55.

（作者单位：山东省威海市环翠区机关事务管理局）